Comment gérer un déménagement professionnel ? Les étapes indispensables

Déménager une entreprise domiciliée à la maison peut être un défi, car cela implique de déplacer non seulement des biens personnels, mais également des équipements professionnels. Pour s’assurer que tout se passe bien, il est important de connaître les différentes étapes et démarches à suivre pour un déménagement professionnel réussi.

Comment organiser un déménagement d’entreprise ? Nous allons donc vous expliquer les démarches indispensables à effectuer lorsque vous planifiez un déménagement professionnel.

Le changement d’adresse lors d’un déménagement professionnel :

Votre propriétaire est informé, les boîtes sont prêtes, mais avez-vous pensé à prévenir de votre changement d’adresse ? Il s’agit d’une étape incontournable, notamment si vous voulez éviter de perdre du courrier important ! Avant le déménagement, il est important de mettre à jour les adresses et les contacts de l’entreprise auprès des autorités compétentes.

Cela peut inclure les changements d’adresse pour les licences professionnelles, les permis et les comptes fiscaux. Il est également important de mettre à jour les informations de contact de l’entreprise, y compris l’adresse électronique, le numéro de téléphone et le site Web. Qui avertir en cas de déménagement ? Découvrez les organismes à informer rapidement.

Le bureau de poste :

Pour les entreprises françaises vous devez contacter La poste pour transférer votre courrier à votre nouvelle adresse. Alors que pour les entreprises québécoises vous allez informer Postes Canada de votre changement d’adresse et de souscrire au service “Réacheminement du courrier” pour être sûr de ne perdre aucun courrier. Il s’agit d’un service payant qui varie en fonction de l’emplacement de votre nouvelle adresse et vous pouvez remplir un formulaire en ligne.

Service de changement d’adresse du gouvernement :

Pour les entreprises du Québec vous pouvez informez de votre changement d’adresse auprès de ce service qui informera à son tour automatiquement six autres organismes et ministères de votre nouvelle adresse :

• Revenu Québec,
• Retraite Québec,
• Régie de l‘assurance maladie du Québec,
• Directeur général des élections du Québec,
• Travail, Emploi et Solidarité sociale,
• Société de l’assurance automobile du Québec.

Vous pouvez facilement remplir le formulaire en ligne ou effectuer la démarche par téléphone au 514-644-4545 ou le 1 877 644-4545. Dans les deux cas, il vous faudra quelques documents et références à disposition. Vous pouvez consulter la liste des renseignements demandés pour traiter votre demande sur le site du Service québécois de changement d’adresse.

Dans le cas des entreprises de France, vous devez joindre le service le service public.

Le paiement des prestations avec Agence du Revenu Canada :

Prévenez cette agence notamment pour recevoir les paiements de vos diverses prestations. Pour cela il vous suffit de remplir un formulaire en ligne ou d’effectuer la démarche par téléphone au 1-800-959-7383. Là encore vous aurez à fournir plusieurs renseignements pour prouver votre identité.

Les autres instances à prévenir en cas de déménagement professionnel :

Le mieux est de faire vous même la liste des autres instances à prévenir de votre déménagement pour ne rien oublier. Comme par exemple :

• Les fournisseurs d’électricité,
• Les services de télécommunications,
• Les assurances habitation et autres assurances,
• Les institutions financières,
• Les associations, groupes, réseaux dont vous faites partie,
• Vos clients et autres partenaires d’affaires (comptables, fournisseurs),

Retrouvez plus d’organismes à prévenir dans cette liste du site protégez-vous.ca

Le budget lié au déménagement professionnel:

Le déménagement professionnel peut être coûteux, surtout si l’entreprise a beaucoup de biens à déplacer. Il est donc important d’établir un budget réaliste pour le déménagement. Les coûts à prendre en compte incluent la location du camion de déménagement, les frais de déplacement, les frais de stockage, les frais de nettoyage et les coûts de déménagement des équipements professionnels.

Tout est prêt, mais vous vous rendez compte que vous n’allez pas pouvoir faire votre déménagement seul ! Pour trouver un déménageur de confiance, consultez le site de l’Association canadienne des déménageurs qui répertorie toutes les compagnies de déménagement. Notez qu’au Québec, la compagnie de déménagement doit être inscrite auprès de la Commission des transports du Québec (CTQ).

Informer les clients et les fournisseurs :

Il est important d’informer les clients et les fournisseurs de la date du déménagement. Cela peut aider à éviter les retards et à minimiser les perturbations de l’entreprise. Il est également important de mettre à jour les coordonnées de l’entreprise avec les clients et les fournisseurs pour qu’ils puissent communiquer avec elle après le déménagement.

Avec Kiwili, l’avantage c’est que dès que vous allez modifier votre adresse dans le profil du logiciel, tous vos documents auront automatiquement la nouvelle adresse. Ainsi vos bons de commande, devis, factures et dépenses seront directement créés avec la nouvelle adresse de votre entreprise.

Vous avez peur d’oublier de prévenir un organisme ? N’hésitez pas à vous faire des listes. Pourquoi pas avec un outil en ligne ?

En résumé, déménager une entreprise domiciliée à la maison peut être un défi, mais en suivant ces étapes et démarches, il est possible de minimiser les perturbations et de garantir un déménagement professionnel réussi. Il est important de planifier le déménagement à l’avance, de mettre à jour les informations de contact, de planifier le déplacement des équipements professionnels et d’informer les clients et les fournisseurs de la date du déménagement.

Une fois dans votre nouveau bureau / domicile, continuez d’utiliser Kiwili pour une meilleure gestion de vos affaires au quotidien.