Vous créez vos projets en premier afin de déterminer le contenu de vos devis ? La fonctionnalité de conversion de projet en offre commerciale va vous aider. En effet, vous allez maintenant pouvoir utiliser la structure et les données de vos projets pour créer un nouveau devis en un seul clic. Dans cet article, nous allons explorer comment convertir un projet en devis dans Kiwili, en mettant en avant ses avantages, en expliquant le processus étape par étape.
Sachez que si dans votre manière de travailler vous partez d’abord d’un devis pour ensuite créer un projet, vous pouvez utiliser la fonctionnalité inverse : convertir un devis en projet.
Les avantages de la conversion de projet
Comment convertir mon projet en offre commerciale ?
Les autres manières de conversion
Les avantages de convertir un projet en devis dans Kiwili
L’objectif est de développer votre projet en ayant une vue d’ensemble sur les coûts estimés. Cela vous permettra de proposer une offre commerciale précise. Dès le début, vous pouvez diviser votre projet en différentes phases, allouer vos ressources pour estimer les honoraires par étape, puis définir un budget et un nombre d’heures prévus. Une fois que vous avez consacré du temps à concevoir votre projet, un simple clic vous permettra de générer votre devis avec les informations disponibles.
Gain de temps
En convertissant directement un projet en devis dans le logiciel Kiwili, vous évitez de saisir manuellement toutes les informations du projet dans un devis distinct. Cela vous fait gagner un temps précieux, vous permettant de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.
Évite les erreurs
En utilisant la fonction de conversion de projet en devis, vous minimisez les risques d’erreurs de saisie ou de données incorrectes. Toutes les informations du projet sont transférées de manière transparente dans le devis. Assurant ainsi une cohérence et une précision accrues dans votre processus de facturation.
Comment convertir un projet en devis dans Kiwili ?
Ajouter les budgets des étapes et descriptions :
Tout d’abord, assurez-vous que votre projet est correctement structuré. En effet, il doit avoir des étapes clairement définies et des budgets alloués à chacune d’entre elles. Pour chaque étape, saisissez les informations relatives au budget, y compris la description de l’étape (qui sera la description de votre ligne dans votre devis) ainsi que le service par défaut de l’étape (qui sera le service de la ligne de votre devis).
Lancer le processus de conversion :
Une fois que votre projet est prêt à être converti en devis, allez dans l’onglet « Devis » de votre projet. Cliquez sur le bouton » Nouveau devis à partir du projet ». En un clic, vous avez un nouveau devis avec toutes les informations de votre projet et de votre client.
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Ajuster votre offre commerciale si nécessaire :
Après avoir converti le projet en devis, vous allez avoir une offre commerciale au statut « Brouillon ». Vous aurez donc la possibilité de passer en revue le devis généré. Si nécessaire, apportez des ajustements ou des modifications aux éléments du devis avant de l’envoyer à votre client.
Autres manières de convertir un projet en offre commerciale dans l’ERP Kiwili :
Bien que la méthode décrite ci-dessus soit la plus directe et recommandée. Il existe d’autres façons de convertir un projet en devis dans Kiwili, en fonction de vos préférences et des configurations spécifiques de votre projet. Voici quelques-unes de ces méthodes alternatives. Si aucun budget n’est spécifié, Kiwili calcule le devis en fonction de la quantité des heures prévues de l’étape, multipliée par un taux prédéfini.
Taux horaire par personnel :
C’est le taux horaire de l’administrateur de l’étape qui va être multiplié par le nombre d’heures prévues de l’étape. Cela donnera le montant de la ligne de l’offre commerciale.
Taux horaire par service :
Le taux du service par défaut indiqué dans l’étape va multiplier le nombre d’heures prévues de l’étape dans ce cas.
Taux horaire du projet :
Le montant horaire du projet va être multiplié par le nombre d’heures prévues par étapes. Une étape va créer une ligne dans le devis.
Forfaitaire :
Concernant cette méthode de facturation il n’y pas de montants inscrits. C’est donc à vous de déterminer le montant du forfait pour la réalisation du projet.
La conversion d’un projet en devis dans Kiwili est un processus simple et efficace. Elle offre de nombreux avantages, tels que le gain de temps et la réduction des erreurs. En suivant les étapes décrites dans ce tutoriel, vous pourrez rapidement générer des devis précis à partir de vos projets existants. Cela vous permettra de mieux gérer votre entreprise et de servir au mieux vos clients.
Vous savez maintenant comment utiliser la fonction de conversion de projet en devis dans l’ERP Kiwili. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter les autres tutoriels sur la gestion de projet.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !