Tout savoir sur la déduction des charges du micro-entrepreneur

Déduire ses charges quand on est auto-entrepreneur n’est théoriquement pas possible.

En effet, un auto-entrepreneur doit déclarer chaque mois ou trimestre (selon votre choix) son chiffre d’affaires, c’est-à-dire les sommes que vous ont versées vos clients, mais les charges sociales et les impôts sont calculés en fonction de ce même chiffre d’affaires.

Les charges et les dépenses professionnelles (emprunt, achats de matières premières, loyer, assurances, téléphone, frais de véhicule, cotisations sociales…) de l’auto-entrepreneur sont considérées dans le cadre de l’abattement forfaitaire avant impôt. Il n’est donc pas possible de demander une compensation, puisque cela reviendrait à déduire deux fois vos dépenses.

Vous souhaitez tout de même maximiser votre profit et économiser sur vos impôts ? Nous vous expliquons dans cet article les particularités du statut d’auto-entrepreneur et le principe des frais de débours, une solution légale qui vous évite de déclarer certains frais dans votre chiffre d’affaires. Vous n’aurez plus qu’à rentrer ces informations dans le logiciel de comptabilité de Kiwili !

Les particularités du statut de micro-entrepreneur

Qu’est-ce qu’un micro-entrepreneur ?

Le statut de micro-entrepreneur a été créé dans l’objectif de simplifier au maximum la gestion fiscale de l’entrepreneur. Il permet de développer son propre activité dans un cadre administratif simplifié.

Les obligations sociales, fiscales et comptables sont allégées, ce qui vous laisse tout le temps de vous concentrer sur votre activité. Les démarches de créations sont simples, mais l’activité engage votre responsabilité du micro-entrepreneur.

Même si son chiffre d’affaires (CA) est égal à 0, un micro-entrepreneur doit déclarer son CA, chaque mois ou au trimestre (selon son choix).

C’est à partir de ce CA que les cotisations sont calculées. Ces charges sociales sont regroupées en un seul prélèvement rassemblant les cotisations pour la retraite, l’assurance maladie, etc.

Pour bénéficier du statut de micro-entreprise, vous devez respecter un plafonnement du CA de :

• 170 000 euros pour les activités de ventes de biens et d’hébergement.
• 70 000 euros pour les autres prestations de services.

Si ces seuils sont dépassés, vous ne pourrez plus bénéficier de ce statut avantageux.

 

La TVA pour les micro-entrepreneurs

Depuis le 1er janvier 2018, un micro-entrepreneur peut être soumis au régime réel de TVA (et donc avoir à la faire payer et à la déclarer) tout en continuant de bénéficier du régime micro-social.

Les seuils de franchise en base de TVA sont de 82 800 € de CA annuel pour les activités d’achat/vente et 33 200 € de CA annuel pour les activités artisanales et libérales (avec une marge de 10% environ). S’il dépasse ces seuils, il devra facturer la TVA à ses clients, mais pourra également se la faire rembourser.

Si ces seuils ne sont pas atteints, le micro-entrepreneur paye la TVA sur ses dépenses à ses fournisseurs (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.).

La TVA ne fait donc pas partie des charges déductibles par un micro-entrepreneur affranchi de TVA.

(Si vous voulez découvrir toutes les spécificités de ce statut, nous vous invitons à lire notre dossier sur le statut d’auto-entrepreneur)

 

Déduire ses dépenses grâce aux frais de débours

Qu’est-ce que les frais de débours ?

Le débours est une façon tout à fait légale de déduire certains achats d’entreprise. Il consiste en un frais engagé au nom et pour le compte du client. Le principe est simple. Vous avancez une somme à votre client, qu’il vous remboursera ensuite sous présentation d’une facture.

En procédant ainsi, ce frais n’est pas ajouté à la facture que vous remettez personnellement à votre client. Vous ne facturez que la prestation que vous fournissez. Cela vous permet de déduire quelques dépenses additionnelles, notamment celles liées à l’achat de matières premières, d’un produit fini pour l’installation ou pour les frais de port.

Souvenez-vous qu’un micro-entrepreneur est imposé sur la base de son chiffre d’affaires, et non sur son bénéfice. Plutôt que de facturer des produits et des services que vous achetez tel quel pour votre client, vous distinguez la prestation et cet achat sur deux factures distinctes. La première sera prise en compte dans votre CA, le second sera considéré comme un frais de débours.

Vous évitez ainsi de gonfler votre chiffre d’affaires, d’être imposé inutilement et de dépasser les seuils de CA du statut d’auto-entrepreneur.

 

Exemples d’utilisation des frais de débours

Prenons quelques exemples de l’utilisation des frais de débours :

• Vous êtes graphiste et devez faire imprimer 50 affiches pour un client. Afin d’éviter d’ajouter le coût d’impression à votre chiffre d’affaires, vous effectuez l’achat au nom de votre client et demandez une facture à l’imprimeur. Vous remettez alors cette facture au client en lui demandant le remboursement complet du montant.
• Vous êtes plombier et allez changer l’évier chez un de vos clients. Plutôt que d’intégrer l’achat de l’évier à votre facture finale, vous créez une facture au nom de votre client lorsque vous achetez l’évier. Une fois l’installation terminée, vous lui donnez deux factures. Une pour votre prestation, une autre faite en son nom pour l’achat de cet évier
• Vous vendez des produits en ligne et faites des livraisons par voie postale. Au lieu de facturer les frais de port et le produit, vous dissociez la vente du produit de la livraison. Vous transmettez à chaque commande envoyée la facture du produit et celle de la livraison.

 

Le remboursement des débours

Certaines conditions doivent être respectées pour le remboursement des débours :

• Le client doit avoir donné son consentement pour engager les dépenses. Nous vous conseillons de mettre par écrit cet accord avec votre client. Il permet de sécuriser cette procédure, pour vous comme pour votre client.
• Vous devez vous assurer que le remboursement corresponde exactement au montant inscrit sur la facture du fournisseur. Vous ne pouvez donc pas faire de marge sur les produits achetés.
• Le micro-entrepreneur doit laisser l’original de la facture au client et ne garder que la copie.
• Vous devez également conserver la preuve de remboursement.

Le chiffre d’affaires correspondant au débours est exonéré de cotisation et n’est pas comptabilisé dans votre chiffre d’affaire global. À la différence de ce dernier, le débours ne connaît donc pas de seuil maximum.

Le débours n’est pas une refacturation. Il s’agit de sommes “avancées” par l’auto-entrepreneur, puis remboursées par la suite par le client. Vous devez prendre garde à reporter le compte exact de la somme qui a été engagée au centime près.

N’oubliez pas de conserver tous les justificatifs liés aux achats et au remboursement de ces achats, afin de bien pouvoir justifier vos débours au fisc et à votre client (pensez à faire des copies !).

 

Le statut d’auto-entrepreneur ne permet pas de se faire rembourser les frais et dépenses professionnels. Le problème est que, selon les situations, le chiffre d’affaires de l’activité peut rapidement s’élever, alors même que l’entreprise ne fait pas de bénéfices. On se retrouve à cotiser davantage et à prendre le risque de perdre ce statut en dépassant les seuils. Les frais de débours sont la solution pour déduire les dépenses engagées pour vos clients. Cette démarche demande un peu de rigueur, mais rassurez-vous : l’investissement en vaudra largement la peine.

En utilisant le logiciel de gestion d’entreprise Kiwili, vous pourrez facilement ajouter des pièces jointes à vos factures et à vos clients, ce qui vous permettra de faire le suivi de toutes les transactions de vos clients. Profitez de votre période d’essai gratuite pour le découvrir !

À vos débours !