La tenue de livres en comptabilité pour petites et moyennes entreprises

En tant que dirigeant de PME, vous vous demandez probablement en quoi consiste la tenue de livres? De plus, est-il possible de la réaliser facilement par soi-même? Ou devrais-t-on la confier à un comptable? Dans ce qui suit, nous vous expliquons les notions de base de la tenue de livres, en plus de vous expliquer pourquoi elle est utile. Enfin, nous vous suggérons des outils pour que vous puissiez la réaliser facilement et de manière autonome. Comme par exemple un logiciel de comptabilité en ligne.

 

• Qu’est ce que la tenue de livres ?
• Comment faire la tenue de livres pour une PME ?
• Quelle est l’utilité de faire une bonne tenue de livres comptables ?
• Comment réaliser sa tenue de livre soi-même ?
• Vérifier les livres comptables avant la conciliation

La tenue de livres comptables pour les petites et moyennes  entreprises

Qu’est-ce que la tenue de livres comptables ? Eh bien, la tenue des livres consiste à catégoriser toutes les entrées et les sorties d’argent dans différentes classes de comptes, puis à les inscrire au journal général.

Le journal général :

Le journal général enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelée exercice. En outre, faire une écriture comptable revient à enregistrer au moins deux mouvements : un débit et un crédit dans le journal général.

La comptabilité en partie double :

À noter qu’en comptabilité, dans le compte en banque, un encaissement est enregistré au débit et un décaissement au crédit. Le tout repose sur un principe fondamental de la comptabilité en partie double. C’est-à-dire qu’il y a toujours au moins une ligne d’écriture au débit et au moins une ligne d’écriture au crédit (mais il peut y avoir plusieurs lignes au débit et une seule au crédit pour la même opération, ou vice-versa).

Pour une même écriture, il est essentiel que la somme des lignes d’écriture inscrites au débit soit obligatoirement égale à la somme des lignes d’écriture inscrites au crédit. En termes comptables, cette équivalence indique que l’écriture est « équilibrée ou balancée ». Exemple d’écriture de journal pour la réception d’un paiement de facture client au montant de 100$ + taxes (115,47)$

Exemple d’écriture d’un paiement d’une dépense au montant de 23$ + taxes (26,56$) : Dans ces exemples, nos écritures comptables balancent, car les montants totaux au débit et au crédit sont égaux, et donc le solde est à 0$. Toutes les écritures contenues dans le journal général vont alimenter le grand livre.

Le grand livre :

Le grand livre recense les mêmes éléments que le journal général, mais en les rattachant à leur compte respectif. On y retrouve le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte comptable rattaché. Les écritures comptables alimentent également la balance de vérification.

La balance de vérification : 

Une balance de vérification est une liste des soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes de votre entreprise. On utilise ce rapport pour vérifier qu’il n’y ait pas eu d’erreurs. Mais également, que le total des débits soit égal au total des crédits. La balance de vérification est habituellement préparée à la fin d’une période financière. De plus, elle est préparatoire à la production des états financiers.

 

 

La tenue de livres pour les PME

Les entreprises sont tenues d’avoir des écritures comptables sous la forme d’un registre mensuel et cumulatif pour les revenus et dépenses, qui inclut les justificatifs suivants :

• Les factures de ventes
• Les factures des dépenses professionnelles
• Les relevés de banque
• Les chèques
• Les relevés de commission ou bordereaux de dépôts, et plus généralement tout document susceptible de justifier une dépense professionnelle.

Il faut classer et conserver ces justificatifs pendant 6 ans à des fins de contrôles de comptabilité éventuels.

Utilités d’une bonne tenue de livres comptables

Tenir à jour ses livres régulièrement et de manière efficace est indispensable pour tout entrepreneur. Non seulement la tenue de livre en bonne et due forme permet de répondre aux exigences des autorités, de faire les versements appropriés en temps opportun, mais elle permet aussi de :

• Détecter immédiatement les incohérences et les écarts.
• Contrôler les flux de trésorerie (liquidités)
• Éviter les erreurs et les pertes de documents.
• Connaître les performances de son entreprise en détail et en temps réel
• Veiller à une bonne gestion d’entreprise et prendre des décisions d’affaires éclairées.

Comment réaliser sa tenue de livres par soi-même ?

En tant que PME, utiliser un logiciel de comptabilité est le moyen le plus simple pour faire votre tenue de livres. Vous pourrez faire votre comptabilité par vous-même, à bas prix. Avec un logiciel en ligne de comptabilité et de tenue de livres tel que Kiwili, vous n’avez qu’à faire des transactions (facturer vos clients et entrer vos dépenses). Par la suite, le logiciel se charge de générer les entrées de journal pour vous. Commencez dès maintenant à économiser du temps et limitez les risques d’erreurs en essayant gratuitement notre option COMPTABILITÉ+.

Vérifier vos livres comptables avec la conciliation bancaire

Effectuée généralement à la fin du mois, la conciliation bancaire (ou rapprochement bancaire) est un processus essentiel qui sert à s’assurer que les livres comptables de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires. Pour simplifier ce processus, un logiciel de comptabilité comme Kiwili vous permet d’importer vos relevés bancaires. Ensuite, vous pourrez vérifier ligne par ligne si vous avez correctement enregistré les opérations dans le journal général.
La conciliation bancaire n’est pas obligatoire, mais elle permet de contrôler la concordance des données des comptes et de s’assurer de la réalité de la situation comptable. C’est une mesure essentielle pour une bonne tenue de livres.