Vous avez suivi nos 7 commandements comptables ? Vous utilisez votre logiciel de facturation comme un pro ? Bravo ! La gestion des finances de votre entreprise n’a donc plus de secrets pour vous ! Cependant, les retards de paiement sont un des problèmes fréquemment rencontrés par les entrepreneurs. Que faire si un de vos clients n’a pas payé sa facture ? Avant d’employer la méthode forte, voici quelques conseils afin de préserver votre relation professionnelle entre vous et votre client.
1. Ne commencez pas de nouveaux mandats
La première chose à faire lorsque vous attendez un paiement d’un de vos clients est de ne pas entreprendre de nouveaux mandats, et ce, tant et aussi longtemps que vous ne serez pas payé. S’il devait s’avérer que votre client n’a pas les moyens pour vous payer, vous lui éviteriez un plus lourd fardeau financier ainsi qu’une charge de travail inutile dans votre cas.
2. Contactez le client par écrit
Si, 14 jours après l’envoi de la facture, votre client n’a toujours pas effectué le paiement, il est temps de lui envoyer une lettre ou un courriel lui indiquant clairement le retard dudit paiement. Certains éléments sont à mettre en évidence dans votre lettre, tels que le numéro de facture ainsi que sa date d’émission. Vous pourrez retrouver des modèles de lettre de relance de facture dans notre article Modèle de relance de facture en cas de retard de paiement, les conseils et bonnes pratiques.
3. Contactez le client par téléphone
Une semaine s’est écoulée et vous n’avez pas de nouvelles de votre client ? Un coup de fil pourrait être nécessaire afin de clarifier la situation. En effet, il est possible que votre client ait simplement oublié d’acquitter votre facture, d’où l’importance de demeurer calme et poli. S’il s’agit d’un oubli et que la facture est réglée d’ici quelques jours, vous pouvez vous permettre de passer l’éponge sur cet incident. Par contre, si votre client affirme avoir des difficultés à vous payer, il est possible de lui proposer une entente de paiement, que ce soit sous forme de versements ou d’un acompte, avec une nouvelle date limite.
4. Envoyez une mise en demeure au client
Si, plus de 90 jours après cette nouvelle date limite, vous n’avez toujours rien reçu, des mesures sérieuses s’imposent : une mise en demeure doit être envoyée à votre client. Ce document, qui indique le pourquoi de cet envoi, mais aussi le délai accordé et les conséquences à défaut d’agir, peut être rédigé par vous ou par un avocat. Ce document de la Fondation du Barreau du Québec donne un exemple de formulation dans le cadre d’une mise en demeure : « À défaut de recevoir la somme de 500 $ à nos bureaux, par chèque visé, à l’ordre de Pierrette Bergeron, dans un délai de 10 jours de la réception de la présente, nous n’aurons d’autre choix que d’entamer une poursuite judiciaire contre vous, sans autre avis ni délai. ». Vous retrouverez un modèle complet de lettre de mise en demeure dans notre article Modèle de relance de facture en cas de retard de paiement, les conseils et bonnes pratiques.
5. Poursuivez le client en justice
Votre client n’a pas payé malgré ce nouveau délai ? Une poursuite judiciaire est à envisager. Au Québec, la réclamation d’une somme impayée peut être effectuée selon le montant demandé :
- à la Cour des petites créances (réclamation de 15 000 $ ou moins);
- à la Cour du Québec, chambre civile (réclamation de moins de 70 000 $);
- à la Cour supérieure, en matière civile (réclamation de 70 000 $ ou plus).
En France, cette action est similaire à la procédure d’assignation en paiement, dans laquelle la juridiction varie selon le statut du débiteur (particulier ou professionnel). Si le débiteur est professionnel, la cause doit être entendue devant un tribunal de commerce.
Une alternative aux poursuites : les agences ou cabinets de recouvrement
Si les procédures judiciaires vous rebutent, il est possible de faire appel à une agence ou un cabinet de recouvrement. Par contre, il faut tenir compte des honoraires de ces cabinets, puisqu’ils prélèvent un pourcentage des sommes récupérées. Cette solution peut néanmoins valoir la peine, ne serait-ce que pour vous permettre de consacrer votre énergie à la bonne place. Pour une meilleure gestion de vos factures, n’hésitez pas à faire l’essai du logiciel de facturation Kiwili. Son système de notification vous permet de recevoir des alertes pour vos suivis.
À propos de l’auteur : Christine Hébert est rédactrice-réviseure. Curieuse, elle s’intéresse à plusieurs sujets, incluant l’entrepreneuriat. Son but : faciliter la vie de ses lecteurs grâce à des textes accessibles et des conseils faciles à appliquer. Retrouvez dès à présent Christine sur sa page Facebook, son compte Twitter et sur Linkedin.
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