La facturation est un élément essentiel pour toutes les entreprises qui fournissent des services ou des produits à leurs clients. En fonction de votre entreprise, de votre type d’activité ou même de vos projets, la méthode de facturation peut être différente. C’est pour cela que Kiwili s’adapte et propose plusieurs choix de facturation pour vos projets. Comment facturer des heures de travail de vos projets ? Dans cet article, nous allons explorer les différentes méthodes de facturation disponibles avec le logiciel de gestion de projet Kiwili.
Qu’est-ce que la facturation forfaitaire à l’avancement ?
La facturation à l’avancement consiste à facturer votre client en fonction de l’état d’avancement du projet. Cette méthode est souvent utilisée dans les projets de construction ou d’architecture. Vous allez donc pouvoir facturer par exemple 50% de votre étape 1 et 30% de l’étape 2 de votre projet. Cela va vous permettre de suivre facilement l’avancement de votre projet et de sa facturation. Grâce à la facturation forfaire progressive, vous allez pouvoir générer des factures au format progressives automatiquement.
Comment utiliser la facturation forfaitaire progressive dans le logiciel ?
Afin de pouvoir connaître l’avancement de votre projet, vous devez indiquer le budget pour chacune des étapes de vos projets. Pour cela, vous avez deux solutions :
- Utiliser la fonctionnalité budget et affecter un budget à chacune des étapes ou répartir le budget total de votre projet sur les étapes de ce dernier.
- Convertir un devis en projet. Chaque ligne de votre devis correspond à une étape.
Par la suite, vous pourrez utiliser le bouton “Nouvelle facture progressive” dans votre projet. Vous aurez le choix de créer une facture avec l’avancement réel en fonction des entrées de temps ou bien d’indiquer le % d’avancement manuellement.
Taux horaire par personnel pour facturer vos projets :
Pourquoi choisir le taux horaire par personnel ?
La facturation basée sur le taux horaire par personnel est l’une des méthodes de facturation les plus courantes. Cette méthode consiste à facturer le client en fonction du temps passé sur le projet par chaque membre de l’équipe. C’est-à-dire qu’en fonction de la personne qui travaille sur le projet, le tarif sera différent. Prenons par exemple des employés senior ou juniors et un projet de 20h. Si le collaborateur senior a effectué 10h à 150$/h et que le junior a travaillé 10h à 100$/h. Vous allez facturer automatiquement à votre client (150*10 +10*100) 2500$.
Kiwili permet de suivre facilement le temps passé par chaque membre de l’équipe sur chaque tâche et de générer des factures précises en fonction de leur taux horaire.
De quelle manière utiliser le taux par personnel avec le logiciel Kiwili ?
Dans un premier temps, vous devez indiquer le taux de facturation pour chacun de vos employés. Pour cela, allez dans les profils de chacun d’eux, et dans l’onglet “Taux et salaires”. Vous allez pouvoir indiquer un taux de facturation et un taux de facturation en heures supplémentaires.
Dans un second temps vous allez choisir la méthode de facturation “Taux horaire par personnel” dans l’onglet “Général” de votre projet.
Par la suite, à chaque fois que vous allez importer le temps dans votre facture, le taux sera calculé en fonction de l’employé qui a fait des entrées de temps sur le projet et du taux que vous lui avez attribué.
Taux horaire par personnel par projet :
Quelle est la différence entre le taux par personnel et le taux par personnel par projet ?
La facturation basée sur le taux horaire par personnel par projet est similaire à la méthode précédente. La différence c’est qu’ elle permet de facturer des taux horaires différents en fonction des membres de l’équipe travaillant sur un projet particulier. C’est-à-dire que pour un projet spécifique vous allez indiquer le taux horaire pour chacun des employés qui travaillent dessus. Ce taux sera utilisé uniquement pour ce projet.
Comment paramétrer le taux horaire pour un projet en particulier dans le logiciel ?
Pour utiliser la méthode de facturation avec le taux horaire par personnel par projet, vous devez aller dans l’onglet “Général” de votre projet, puis choisir la méthode de facturation. Ensuite vous aurez la possibilité de mettre à jour le taux pour chacun des employés qui travaillent sur le projet.
Lorsque vous allez importer le temps dans votre facture, c’est le taux que vous aurez indiqué ici qui sera pris en compte. Cette méthode est beaucoup utilisée lorsque vous souhaitez appliquer des taux différents en fonction des clients ou des types de projets.
Taux horaire par service pour la facturation de vos projets :
Facturez en fonction du type de travail que vous allez effectuer sur votre projet :
La facturation basée sur le taux horaire par service consiste à facturer le client en fonction du temps passé par un type de travail spécifique (service) sur le projet. Cette méthode est souvent utilisée par des organismes de formations par exemple. Sur un même projet, ils vont proposer plusieurs types de formations à un tarif différent.
Par exemple, formation basique 100$/h, formation spécifique sur le sujet A 150$/h, formation spécifique sur le sujet B 170$/h. Le plan de formation générale peut se composer de 20h basique, 10h sujet A et 5h sujet B. Ainsi en fonction des entrées de temps en sélectionnant les bons services la facturation se fera automatiquement. Kiwili facilite cette méthode en permettant de définir des taux horaires différents pour chaque service utilisé sur les projets.
Comment paramétrer le tarif horaire des différents services dans le logiciel:
Dans votre liste des services (configuration), vous allez pouvoir indiquer un prix pour chacun des services que vous offrez.
Par la suite, n’oubliez pas de sélectionner la méthode de facturation dans l’onglet général de votre projet “Taux par service”.
Taux horaire par projets :
Facturez chacun de vos projets à un taux horaire spécifique :
La facturation basée sur le taux horaire par projet consiste à facturer le client en fonction du temps total passé sur le projet, peu importe qui a travaillé, ou quel type de service a été effectué. Kiwili permet de suivre facilement le temps passé sur chaque tâche du projet et de générer des factures précises en fonction du taux horaire défini pour le projet.
Comment utiliser le taux horaire par projet dans le logiciel ?
Avec cette méthode de facturation, vous allez pouvoir définir pour chacun de vos projets un taux horaire spécifique. Pour cela, allez dans l’onglet général de votre projet et choisissez la méthode de facturation “Taux horaire par projet”.
Vous allez alors pouvoir indiquer le taux horaire que vous souhaitez facturer pour ce projet.
Donc chaque heure de votre projet sera facturée à ce taux la. Vous avez également en dessous une case avec banque d’heures du projet. Vous pouvez indiquer le nombre d’heures que vous avez prévues avec votre client pour réaliser le projet. Pour faire le suivi par la suite vous pourrez consulter le rapport “banques d’heures des projets”.
Montant forfaitaire pour la facturation du projet :
Qu’est-ce que la facturation forfaitaire ?
La facturation basée sur un montant forfaitaire consiste à facturer un montant fixe pour l’ensemble du projet. Cette méthode est souvent utilisée lorsque le coût total du projet est facile à prévoir. Ce que vous allez facturer à votre client va donc dépendre de votre devis, mais n’aura pas de lien avec le temps de travail réalisé réellement.
Comment appliquer la facturation forfaitaire dans vos projets avec le logiciel ?
Pour utiliser ce type de facturation, vous allez devoir choisir dans l’onglet “Général’ de votre projet, la méthode de facturation “Montant forfaitaire”.
Suivi des indicateurs de projet :
Vous pouvez maintenant faire un suivi entre ce que vous avez comme budget et ce que vous allez facturer.
Dans la partie allocation de ressource « Charge de travail » de vos étapes, la méthode de facturation choisie va influencer le résulter des honoraires et allocations prévisionnelles. Par exemple si c’est le taux par personnel, il va multiplier le nombre d’heure par le salaire (pour salaire) et par le taux de facturation dans la fiche utilisateur (pour les honoraires). Cette fonctionnalité peut vous permettre de fixer un budget pour vos devis.
Même si le nombre d’heures n’a pas d’impact sur la facturation, il est quand même conseillé d’ajouter les heures dans votre projet. Cela vous permettra d’avoir une meilleure analyse de la rentabilité de votre projet grâce au calcul de la masse salariale.
Grâce au logiciel de gestion Kiwili, vous avez un large choix de méthodes de facturation pour vos projets. Votre facturation des projets est simplifiée et plus efficace. N’hésitez pas à essayer ce logiciel pour faciliter la gestion de vos projets.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !