11 astuces pour optimiser votre facturation en ligne avec Kiwili

Oubliez les tracas de la facturation traditionnelle ! 🚀 Passez à la vitesse supérieure avec la facturation en ligne et Kiwili, votre allié pour une gestion d’entreprise simplifiée.

Rapidité, efficacité et sécurité sont au rendez-vous pour optimiser vos factures et propulser votre trésorerie. Mais, saviez-vous que vous pouvez aller encore plus loin ? Découvrez 11 astuces pour exploiter tout le potentiel de Kiwili et transformer votre facturation en un véritable moteur de croissance.

1. Personnalisez vos factures en ligne à votre image

L’image de marque est essentielle, même dans le monde virtuel de la facturation en ligne. Avec Kiwili, vos factures ne ressemblent à aucune autre. Personnalisez-les en ajoutant votre logo, vos couleurs et en ajustant une multitude d’options pour un rendu professionnel et unique. Une facture en ligne professionnelle et soignée renforce la crédibilité de votre entreprise et inspire confiance à vos clients.

Comment faire ?

• Accédez à « Configuration » puis « Modèle global ».
• Importez votre logo et ajustez les couleurs.
• Personnalisez le message de conditions et modalités et ajoutez des notes de pied de page.
• Personnalisez une multitude d’autres options.

2. Automatisez vos factures récurrentes en ligne

Vous facturez régulièrement les mêmes prestations à vos clients ? Gagnez du temps en automatisant vos factures récurrentes avec Kiwili. Définissez la fréquence d’envoi, les dates d’échéance et Kiwili se charge de générer vos factures en ligne sur un simple clic.

Comment faire ?

• Ajoutez une facture récurrente dans la section Factures / Factures récurrentes.
• Définissez la fréquence (jour, semaine, mois, année), la date de début et la date de fin.
• Sur la liste des factures récurrentes, cliquez sur “Actions / Facturer”.

3. Proposez des paiements en ligne sécurisés

Simplifiez le paiement de vos factures en ligne en proposant des options sécurisées à vos clients. Kiwili s’intègre avec des plateformes de paiement comme Stripe et PayPal, permettant à vos clients de régler leurs factures en ligne en quelques clics.

Comment faire ?

• Activez les passerelles de paiement dans « Configuration » puis « Profil de l’entreprise ».
• Configurez votre compte Stripe et PayPal.
• Vos clients verront désormais un bouton de paiement en ligne sur leurs factures.

4. Maîtrisez les relances pour vos factures

Les retards de paiement peuvent impacter votre trésorerie. Kiwili vous permet de gérer les relances pour les factures en ligne impayées. Définissez des rappels pour encourager vos clients à régler leurs factures en ligne à temps.

Comment faire ?

• Accédez à « Rapports » puis « Comptes à recevoir ».
• Cliquez sur “Envoyer les états de comptes aux clients sélectionnés”.
• Kiwili enverra automatiquement les relances aux clients concernés.

5. Suivez vos performances

Kiwili vous offre des outils de suivi et d’analyse pour suivre vos performances de facturation en ligne. Consultez des rapports détaillés sur vos revenus, les factures en ligne impayées et identifiez les axes d’amélioration.

Comment faire ?

• Explorez les rapports disponibles dans la section « Rapports » puis “Factures”.
• Analysez les données pour identifier les tendances et optimiser votre stratégie de facturation en ligne.

6. Gérez les acomptes et les paiements partiels

Pour certains projets, il est courant de demander un acompte ou d’accepter des paiements partiels. Kiwili vous permet de gérer facilement ces paiements pour vos factures en ligne et de suivre l’état d’avancement des règlements.

Comment faire ?

• Lors de la création d’une facture en ligne, indiquez le montant de l’acompte ou du paiement partiel via le bouton “Entrer un paiement”.
• Enregistrez les paiements reçus au fur et à mesure.

7. Exploitez la gestion des taxes

Kiwili gère automatiquement les taxes (TVA, TPS, TVQ, etc.) en fonction de votre localisation et de vos paramètres. Assurez-vous que vos factures en ligne sont conformes aux réglementations fiscales en vigueur.

Comment faire ?

• Configurez vos taux de taxes dans « Configuration » puis « Taxes ».
• Kiwili calculera automatiquement les taxes sur vos factures en ligne.

8. Simplifiez la gestion des devis

Avant d’envoyer une facture en ligne, créez un devis professionnel avec Kiwili. Convertissez ensuite facilement le devis en facture en ligne en un clic, gagnant ainsi du temps et évitant les erreurs de saisie.

Comment faire ?

• Créez un devis détaillé avec Kiwili.
• Une fois le devis accepté, convertissez-le en facture en ligne en un seul clic via le bouton “Convertir / Convertir en facture.

9. Profitez du support client Kiwili

En cas de question ou de besoin d’assistance avec votre facturation en ligne, n’hésitez pas à contacter le support client Kiwili. Une équipe d’experts est disponible pour vous aider à utiliser la plateforme et à optimiser votre facturation en ligne.

Comment faire ?

• Notre service de support en direct par messagerie instantanée est disponible du lundi au vendredi 
• Vous pouvez nous écrire un message électronique à support@kiwili.com à l’extérieur de ces heures et nous vous répondrons rapidement
• Si vous souhaitez avoir des conseils personnalisés, vous pouvez réserver une formation (payante) pour votre entreprise en envoyant un message à formation@kiwili.com

10. Exportez vos données de facturation

Vous avez besoin d’exporter vos données de facturation en ligne pour les analyser dans un autre logiciel ou les partager avec votre comptable ? Kiwili vous permet d’exporter vos factures au format XLSX, XML ou PDF.

Comment faire ?

• Accédez à la liste de vos factures en ligne.
• Sélectionnez les factures à exporter.
• Cliquez sur le bouton « Actions » et choisissez le format souhaité.
• Vous pouvez également exporter toutes vos factures en cliquant sur “Exporter la liste vers XLSX”.

11. Utilisez les filtres pour trouver rapidement vos factures

Vous avez besoin de retrouver une facture en ligne spécifique ? Utilisez les filtres de recherche de Kiwili pour trouver rapidement la facture que vous cherchez. Filtrez par client, statut, numéro, projet, etc.

Comment faire ?

• Accédez à la liste de vos factures en ligne.
• Utilisez les filtres disponibles pour affiner votre recherche..

En mettant en œuvre ces 11 conseils, vous pouvez transformer votre processus de facturation en ligne en une opération simple et efficace. Kiwili vous fournit les outils nécessaires pour optimiser votre temps, renforcer vos relations clients et améliorer votre trésorerie. Ne tardez pas à exploiter pleinement le potentiel de cette solution complète pour mener votre entreprise vers le succès !