Bienvenue dans le lexique Kiwili. Ici, vous trouverez les définitions claires et pratiques des termes clés utilisés à travers les différents modules de Kiwili, comme la gestion de projet, la comptabilité, la facturation et les configurations. Ce lexique est votre outil pour mieux comprendre et optimiser votre utilisation quotidienne du logiciel, tout en facilitant la communication au sein de votre équipe. Bonne consultation !

 

Lexique Kiwili

 

Allocation des ressources : Distribution du temps de travail et des tâches parmi les membres de l’équipe.

Balance de vérification : Liste des comptes avec leurs soldes pour vérifier l’équilibre comptable.

Bilan : Résumé des actifs, passifs et capitaux propres à un moment précis.

Budget : Montant d’argent prévu ou alloué pour un projet ou une activité.

Capacité de travail : Volume maximal de travail suivant les heures définies dans sa fiche utilisateur qu’un employé ou une équipe peut accomplir dans un laps de temps spécifique hebdomadaire.

Charge de travail : Quantité totale de travail assignée à un employé ou une équipe sur une période donnée sur les différents projets auxquels il a été assigné.

Clients : Personne ou entreprise à qui vous vendez vos produits ou services. Chaque client peut avoir ses informations de contact, ses termes de paiements, une devise, des conditions de facturation, et être lié à des projets, des devis, des factures ou des suivis de temps. (Un client peut également être un fournisseur).

Compte à payer (Dettes fournisseurs) : Sommes dues par l’entreprise à ses fournisseurs ou créanciers.

Compte à recevoir (Créances clients) : Sommes dues par les clients à l’entreprise.

Comptabilité : Gestion financière d’une entreprise incluant les revenus, dépenses et états financiers.

Conciliation bancaire (Rapprochement bancaire) : Rapprochement des enregistrements comptables avec les relevés bancaires.

Dépense (facture fournisseur) : Enregistrement d’une sortie d’argent pour l’entreprise, lié à un fournisseur, un poste de dépense, reliée à un projet ou bien comme dépense générale de l’entreprise (loyer des bureaux par exemple).

Dépenses prévisionnelles : Estimation des coûts futurs liés à un projet ou à une activité.

Devis (Soumission) : Proposition commerciale envoyée à un client précisant les services ou produits offerts et leur prix. Le devis peut être renommé dans Configurations > Modèles global (selon le domaine Soumission, offre de service, proposition commerciale, etc).

Entrée de journal : Enregistrement d’une transaction financière dans le journal général.

Entrée de temps : Enregistrement manuel ou chronométré des heures travaillées dans Kiwili. Chaque entrée est liée à un projet, une étape et un service. Elle alimente automatiquement les rapports de temps, les factures (si applicable) et la rentabilité des projets.

État des résultats (Compte de résultat) : Rapport présentant les revenus, les dépenses et le bénéfice ou la perte.

Facture (Facture client) : Document officiel réclamant un paiement pour des produits ou services vendus.

Facture à l’avancement (Facture progressive) : Permet de créer des factures suivant les étapes du projet. Pour chaque étape, il est possible de déterminer un montant à facturer ou un pourcentage du budget de l’étape.

Fermeture d’année financière : Clôture des comptes à la fin de l’exercice fiscal, préparant la nouvelle année.

Flux de trésorerie : Mouvements d’argent entrant et sortant de l’entreprise sur une période donnée.

Fournisseur : Personne ou entreprise auprès de qui vous achetez des biens ou services. (Un fournisseur peut également être un client).

Gestion de projets : Sur Kiwili, un projet est découpé en une ou plusieurs étapes, elles-mêmes peuvent si besoin être composées d’une ou plusieurs tâches. On peut y ajouter des entrées de temps, y lier des documents (devis, factures, dépenses) et suivre les indicateurs clés comme le budget, la rentabilité du projet et l’avancement de la consommation réelle des heures prévues pour le projet. C’est un espace central pour organiser, produire et facturer une prestation.

Gestion des entrées de temps : Espace dans Kiwili où vous consultez, modifiez ou fermez (approuver) les heures enregistrées par vous ou votre équipe. Elle permet de filtrer par projet, employé, période et/ou service, et de générer des rapports pour la facturation, le suivi interne ou les statistiques.

Gestion du temps/entrée de temps : Suivi du temps passé par une ressource sur une étape ou une tâche d’un projet.

Grand livre : Compilation des comptes individuels de l’entreprise.

Heures allouées : Temps estimé ou fixé par ressource/personne pour accomplir une tâche ou un projet.

Historique des prélèvements : Espace affichant les factures Kiwili liées à l’abonnement de votre compte.

Journal général : Registre chronologique de toutes les transactions financières de l’entreprise.

Liquidités : Sommes d’argent accessibles pour répondre aux besoins immédiats.

Modèle global : Section de configuration qui permet de personnaliser l’apparence et le contenu des documents générés dans Kiwili (devis, factures, bons de commande). Elle permet d’adapter les documents à l’image de l’entreprise et à ses besoins spécifiques.

Plan comptable : Liste organisée des comptes utilisés par l’entreprise.

Postes de dépenses : Définition des biens ou des services achetés par l’entreprise. Cette notion est utilisée pour produire des rapports. Les postes de dépenses peuvent être reliés à un compte comptable, avoir un prix et un profil de taxe spécifique.

Prévision de trésorerie : Estimation des flux financiers futurs pour gérer efficacement les liquidités.

Produits : Un produit représente un bien physique ou numérique pouvant être vendu ou acheté. Le produit joue un rôle clé dans la gestion des ventes, des achats, de l’inventaire et des marges. Il est aussi relié à un code comptable.

Profil de l’entreprise : Section où l’on configure les informations de base de l’entreprise (coordonnées, logo, adresses secondaires), les intégrations (comme Stripe ou PayPal) et les accès à l’API.

Services : Un service représente une prestation offerte par l’entreprise. Dans Kiwili, un service est une composante clé reliant les modules du logiciel : saisie du temps, facturation, comptabilité, rapports. Chaque service peut être facturable ou non, relié à un code comptable, associé à un taux horaire et à un profil de taxes.

Solde bancaire prévisionnel : Estimation du montant futur disponible sur le compte bancaire.

Tableau de trésorerie : Résumé clair des flux financiers prévus.

Tâche : Détail de l’action ou activité spécifique à réaliser dans un projet. Une tâche est assignée à un seul membre de l’équipe projet, peut avoir description, date d’échéance, priorité, temps estimé, avec envoi d’un rappel par courriel.

Temps budgété : Durée impartie pour accomplir une tâche ou un projet.

Temps réel : Durée effectivement consacrée à une tâche ou un projet.

Trésorerie : Ensemble des liquidités disponibles pour assurer les dépenses courantes de l’entreprise.

 

Nous espérons que ce lexique facilitera votre expérience avec Kiwili et restera un compagnon utile dans votre quotidien professionnel.