La conciliation ou le rapprochement bancaire vous permettent de comparer les transactions qui sont sur votre relevé bancaire avec celles que vous avez créées dans votre logiciel comptable Kiwili. Le but est de voir si tout est identique. Dans le cas où la conciliation ne balance pas, le logiciel va vous aider à trouver la raison et à corriger les erreurs.
Les méthodes de conciliation bancaire du logiciel :
Il existe 2 méthodes de conciliation : celle avec fichier et celle sans fichier. La première vous permettra de lier directement les transactions bancaires de votre relevé aux transactions de Kiwili dans le logiciel. Pour la seconde vous devez, manuellement cocher les transactions de Kiwili qui sont présentes sur votre relevé, mais sans l’importer dans Kiwili. Dans cet article nous allons vous expliquer comment importer correctement votre relevé bancaire afin de réaliser un rapprochement.
Quel type de fichier importer pour faire ma conciliation ?
Avant de débuter votre rapprochement bancaire avec fichier, vous devez d’abord télécharger les fichiers des relevés bancaires au format CSV ou OFX. Vous pouvez ensuite importer les fichiers dans le logiciel de comptabilité et les associer aux comptes bancaires correspondants.
Quels sont les éléments à vérifier avant d’importer son relevé bancaire OFX ?
L’importation du relevé bancaire se fait en deux étapes afin de vous permettre de vérifier les données avant de valider l’importation finale du fichier.
Vous allez donc dans un premier temps télécharger le relevé bancaire dans la partie conciliation avec fichier du logiciel.
Afin d’éviter 90% des erreurs lors de votre conciliation bancaire, prenez le temps d’importer correctement votre relevé, c’est souvent ici qu’on peut se tromper et ainsi débalancer son rapprochement. Une fois votre fichier téléchargé (et pas encore importé) dans le logiciel, prenez le temps de vérifier plusieurs choses : le compte de banque, les dates et les soldes.
Sélectionner le bon compte lors de l’importation du relevé bancaire :
Lorsque vous allez importer votre relevé pour faire votre conciliation vous devez sélectionner le bon compte bancaire correspondant. Prenez le temps de vérifier le compte bancaire, mais également les dates du relevé bancaire.
Si vous vous trompez en choisissant le mauvais compte bancaire. Dans ce cas, les transactions enregistrées dans Kiwili ne vont pas correspondre à celle de votre fichier. Étant donné que ce n’est pas le même compte.
Vérifier la correspondance des dates du relevé bancaire :
Parfois, la conciliation ne balance pas tout simplement, car il y a une erreur sur la période ou les dates. Vous pouvez vérifier lors du téléchargement de votre relevé que la date est bien celle de la fin de relevé et non pas celle du téléchargement du fichier.
Sachez que les dates sont éditables. Si vous vous rendez compte que la date ne correspond pas à la période que vous souhaitez concilier, vous devez avant de confirmer l’importation modifier la date en cliquant sur le calendrier.
Le solde en fin de relevé est-il identique ?
Lorsque vous avez téléchargé votre relevé, prêtez attention aux soldes. Le solde de fin du fichier doit correspondre au solde à la fin de la période des transactions, et la date de ce solde doit correspondre à la date de fin de période des transactions.
Certaines banques produisent des fichiers OFX avec une date de solde à la date de téléchargement, et parfois un solde aussi à la date de téléchargement. Vérifiez bien ces informations avec la version « papier » de votre relevé bancaire.
Sachez que vous pouvez modifier le solde avant de confirmer l’importation.
Erreur de date ou de soldes après avoir fait votre conciliation :
Si vous vous rendez compte qu’il y a une erreur dans votre conciliation, et qu’elle peut provenir de mauvaises dates ou des soldes. Nous vous invitons à vérifier dans vos soldes si les dates sont toutes des 1, 30 ou 31 et qu’il y en a une au 14 par exemple, l’erreur vient sûrement de ce relevé.
Préparer son fichier avant de le télécharger dans l’outil de conciliation
Certaines banques séparent les comptes bancaires en plusieurs « sous-comptes », et ceux-ci sont présents dans le même fichier. Attention de bien importer dans différents comptes dans Kiwili ou bien ignorer l’import des comptes sur lesquels il n’y a pas de mouvement. Sinon cela génère des entrées dans la liste des soldes du compte Kiwili ce qui va fausser les soldes d’ouverture et de fermeture.
L’importation de relevés bancaires via les fichiers CSV
Comme pour l’importation des fichiers OFX vous devez vérifier également que le compte bancaire est le bon, que les dates et les soldes après la transaction sont correctes.
Une seule colonne pour les montants des transactions bancaires
Parfois sur certains fichiers CSV il peut y avoir deux colonnes. Une avec les transactions négatives et une autre avec les positives (débit et crédit). L’importation ne sera pas correcte si vous prenez un fichier avec deux colonnes. Avant de télécharger votre fichier, regrouper toutes les transactions en une seule colonne sur le fichier et faire attention à bien conserver les chiffres négatifs ou positifs.
Un identifiant unique pour chaque transaction bancaire :
Dans un fichier CSV, chaque transaction bancaire devrait avoir un identifiant unique. Si aucun identifiant n’est fourni, lors d’une deuxième importation cela va créer des doublons, car le système n’a aucun moyen de savoir qu’il s’agit de la même transaction.
Si vous avez importé plusieurs fois le fichier en oubliant les identifiants des transactions. Dans un premier temps, supprimez les transactions, puis créez un identifiant unique pour chacune des transactions avant d’importer de nouveau votre fichier CSV pour votre conciliation.
Une fois que les relevés bancaires ont été importés, vous pouvez commencer le processus de conciliation.
L’importation du relevé bancaire est une étape essentielle de la conciliation bancaire. Cela vous fait gagner du temps et vous évite les erreurs de saisie. Grâce à notre tutoriel d’aide, vous avez maintenant toutes les informations pour importer correctement votre fichier OFX ou CSV afin de réaliser votre rapprochement bancaire dans les meilleures conditions.
Vous pouvez également vous aider de nos autres tutoriels en lien avec la conciliation :
- Instructions conciliation bancaire
- Qu’est-ce que le rapprochement bancaire (ou conciliation bancaire) et comment l’effectuer ?
- Comment corriger les écarts de conciliation ?
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