Glossaire pratique de comptabilité, tout ce qu’il faut savoir !

Définitions des termes de la comptabilité

Acompte et avance :

Lorsque l’on parle d’acompte et d’avance, cela implique que le contrat est conclu définitivement, et les deux parties sont tenues de l’exécuter intégralement. Il s’agit d’un versement partiel effectué par l’acheteur au vendeur, à déduire du prix convenu. Lors de la livraison, l’avance ou l’acompte est déduit du prix convenu. Par ailleurs, la possibilité d’utiliser des avances et des acomptes permet de réduire le besoin en fonds de roulement.

L’acompte est versé après un début d’exécution de la prestation, sur justification d’exécution partielle, par exemple « sur situation ».
L’avance est versée avant tout commencement d’exécution, sur facture pro forma.

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Actif :

Un actif est « un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l’entité, c’est-à-dire un élément générant une ressource que l’entité contrôle du fait d’événements passés et dont elle attend des avantages économiques futurs. ». Pour être qualifié d’actif, un bien doit être un élément identifiable du patrimoine, être contrôlé par l’entité, procurer des avantages économiques futurs. « L’avantage économique futur représentatif d’un actif est le potentiel qu’a cet actif de contribuer, directement ou indirectement, à des flux nets de trésorerie au bénéfice de l’entité. »

Que comprend l’actif en comptabilité ?

On distingue parmi les actifs ceux qui servent de façon durable dans l’entreprise de ceux qui participent au cycle des activités. Il y a donc deux catégories d’actif : l’actif immobilisé et l’actif circulant.

L’actif peut être constitué de biens immatériels, matériels ou corporels ou financiers. Ces biens sont appelés immobilisations. Ils serviront de façon durable dans l’entreprise.

L’actif peut être constitué de stocks, de créances clients, de la trésorerie. Ce sont des actifs qui ne restent pas de façon durable dans l’entreprise. Cet actif est appelé actif circulant.

Avoir :

L‘avoir est une créance en argent ou en nature, reconnue à un partenaire à la suite de l’octroi d’une remise, du retour du produit, ou d’une erreur reconnue dans la facturation ; avoir-client, avoir-fournisseur ; il constitue une créance destinée au règlement d’une opération ultérieure. L’avoir fiscal est le remboursement partiel d’un impôt déjà payé.

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Balance de vérification :

La balance de vérification (ou balance des comptes) est un état comptable utilisé dans un système de comptabilité en partie double. Le rapport produit le total de tous les débits et crédits et est utilisé pour cerner les erreurs d’enregistrement. Il est souvent préparé à la fin de la période comptable, une fois que plusieurs enregistrements ont été inscrits.

Bilan en comptabilité :

Le bilan est l’un des « trois documents comptables de synthèse », ou « comptes annuels », établis obligatoirement à la fin de chaque exercice (année). Il comprend deux parties : l’actif et le passif, exposés sous deux présentations : l’une, traditionnelle, en forme de tableau (juxtaposée) ; l’autre, nouvelle, en forme de liste (superposée).

Business Plan :

Lors d’un projet d’investissement, le business plan (ou plan d’affaires en français) doit modéliser l’avenir le plus probable pour l’entreprise. Il doit notamment permettre de pointer les paramètres susceptibles de faire varier significativement la valeur de l’investissement et donc d’en appréhender les risques.

Charges :

Une charge en comptabilité crée une diminution du résultat de l’entreprise, ce qui entraîne un appauvrissement de son patrimoine. De plus, on classe les charges en trois catégories : les charges d’exploitation, les charges financières et les charges exceptionnelles. Il convient également de distinguer les charges décaissables, qui impactent immédiatement ou en différé la trésorerie de l’entreprise, des charges non décaissables telles que les dotations aux amortissements et les provisions, qui n’ont pas d’incidence sur la trésorerie de l’entreprise.

Classes de comptes :

Le plan comptable général établit une liste de comptes, qu’il résume dans un cadre comptable. Les comptes sont répartis en huit classes, désignées par un code à 1 chiffre.
Les cinq premières classes contiennent les comptes de bilan (avec report).

• Classe 1 : comptes de capitaux.
• Classe 2 : comptes d’immobilisations.
• Classe 3 : comptes de stocks et en-cours.
• Classe 4 : comptes de tiers.
• Classe 5 : comptes financiers.

Les deux classes suivantes regroupent les comptes de gestion (sans report).

• Classe 6 : comptes de charges.
• Classe 7 : comptes de produits.
• Enfin la classe 8 réunit les comptes spéciaux : engagements donnés et reçus et leur contrepartie, résultat en instance d’affectation, bilan.
  

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Comptabilité :

Le PCG 1999 (art. 120-1) définit la comptabilité : « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. La comptabilité permet d’effectuer des comparaisons périodiques et d’apprécier l’évolution de l’activité dans une perspective de continuité d’activité ».

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Comptabilité en partie double :

La partie double est le principe de base de la comptabilité : pour chaque opération, il faut que l’écriture comptable soit équilibrée. C’est à dire que la somme des lignes d’écriture inscrites au débit doit obligatoirement être égale à la somme des lignes d’écriture inscrites au crédit. En termes comptables, cela indique que l’écriture est « équilibrée ou balancée». Autrement dit, toute écriture passée dans un sens dans un compte doit être accompagnée d’une ou plusieurs écritures en sens inverse, d’un même montant total. Une écriture comptable comportera donc au minimum deux lignes.

Conciliation bancaire :

La conciliation bancaire (ou rapprochement bancaire) est un processus qui sert à s’assurer que les livres comptables de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires professionnels. C’est-à-dire que le solde débiteur des comptes doit être égal au solde créditeur de la banque.

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Dépense, ou décaissement :

Ce sont des sorties de liquidités (flux monétaires) depuis le patrimoine vers l’environnement ; en revanche, elles s’opposent aux recettes, ou encaissements, ou recettes encaissées, qui sont des entrées de liquidités (flux monétaires) dans le patrimoine, depuis l’environnement.

Les dépenses, quant à elles, sont caractérisées par leur montant, leur date et leur forme, qui précise leur origine dans le patrimoine et leur destination dans l’environnement. Ces formes peuvent inclure la caisse, le chèque, le virement ou le prélèvement.

Pour poste de dépenses, voir plus bas.

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Devis :

Évaluation prévisionnelle détaillée d’une prestation, présentée au client éventuel ; le devis précède la commande et la facture ; il ne fait donc pas partie de la comptabilité proprement dite.
Ce que doit comporter un devis :

• identification du prestataire qui rédige le devis : nom et raison sociale
• adresse complète
• téléphone
• télécopie
• email
• site internet

Identification de la personne qui a demandé le devis :

• nom, prénom
• adresse
• téléphone

Le mot devis écrit en grands caractères

Les prestations ou biens qui font l’objet du devis

La liste des prix et le total des montants

La date du devis

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Écriture comptable :

Une écriture comptable est la transcription d’une transaction dans les journaux de l’entreprise. L’ensemble des écritures comptables d’une entreprise vont alimenter ses le journal général, le grand livre, l’état des résultats et le bilan.

Épargne :

L’épargne de l’entreprise est la partie non distribuée de son bénéfice ; elle figure explicitement au passif, sous la forme des réserves et accessoirement du report à nouveau bénéficiaire. Mais les réserves peuvent être dissimulées par leur incorporation au capital et, d’autre part, la frontière n’est pas parfaitement nette entre les réserves et les provisions, qui sont des charges déduites en amont du bénéfice, mais dont le montant est largement arbitraire.

États financiers :

Les états financiers constituent un ensemble de documents démontrant la situation financière actuelle de l’entreprise. Ces états incluent bien souvent : le bilan, l’état de résultats, l’état des flux de trésorerie et l’état des bénéfices non répartis.

Facturation :

Par définition, la facturation est l’action d’établir une facture ou porter un prix de la marchandise ou service sur celle-ci.

Facture :

La facture, émise par le fournisseur et reçue par le client, est un document dont l’établissement est obligatoire en cas de vente de biens ou de prestation de services, notamment pour des raisons fiscales telles que la transmission de la TVA et la détermination du revenu imposable. Cette obligation de paiement par chèque barré découle également de ces raisons.

Les factures, même lorsqu’elles sont dématérialisées grâce à l’informatique, sont les pièces justificatives les plus importantes. Elles servent à la saisie des informations et constituent la base de la comptabilité. Familièrement, on dit que les ventes sont enregistrées « au vu des factures ». C’est pourquoi il est essentiel de classer, regrouper et archiver les factures.

Lors de leur établissement, les factures sont produites en double exemplaire, un pour chaque partie concernée. Elles doivent comporter le nom et l’adresse des parties, la date de la vente ou de la prestation de services, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire du bien ou du service, ainsi que les conditions de règlement telles que la date, l’escompte pour paiement anticipé et les pénalités pour paiement tardif. Les éventuelles majorations pour les frais de transport ou de consignation d’emballages, ainsi que la TVA, doivent également être mentionnées.

Les réductions peuvent être accordées immédiatement, lors de l’établissement de la facture, lorsque leur principe est acquis et leur montant chiffrable, ou ultérieurement, à travers des ajustements sur une facture rectificative.

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Grand livre :

Le grand livre regroupe l’ensemble des comptes qui ont été utilisés par l’entreprise dans le cadre de la tenue de sa comptabilité. Le grand livre recense les mêmes éléments que le journal général, mais en les rattachant à leur compte respectif. On y retrouve le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte comptable rattaché.

Impôt sur le revenu :

L’impôt constitue un prélèvement obligatoire effectué par voie d’autorité par une administration (État, collectivités territoriales, provinces, régions et départements, cantons, pays, communes, etc.) sur les ressources des personnes vivant sur son territoire ou y possédant des intérêts pour être affectées aux services d’utilité générale.

Journal général :

Le journal général enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les transactions effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelée exercice. L’acte qui consiste à enregistrer une opération au journal s’appelle passer une écriture comptable.

Plan comptable :

Le plan comptable, également appelé plan comptable général, est un document qui répertorie tous les numéros de comptes de l’entreprise. Il joue un rôle essentiel dans l’enregistrement des écritures comptables, qui englobent l’ensemble des ressources et des dépenses de l’entreprise.

Le plan comptable regroupe 9 comptes majeurs, à savoir les comptes de capitaux, les comptes d’immobilisation, le compte de stocks et en-cours, ainsi que le compte de tiers. De plus, les comptes financiers, le compte de charge et le compte de produit sont également inclus. Par ailleurs, il peut y avoir des comptes spéciaux et éventuellement des comptes analytiques.

Poste de dépense :

Les postes de dépenses sont des catégories sous lesquelles une entreprise ou un travailleur indépendant classe ses dépenses. Parmi ces postes, on peut citer, par exemple, le loyer et les charges locatives, ainsi que les dépenses liées au chauffage et à l’électricité. De plus, l’entretien et les réparations, les frais de déplacement, les assurances, les frais de représentation et les fournitures de bureau sont également inclus dans ces catégories. En outre, les salaires et les frais financiers font partie des postes de dépenses importants.

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Prospect :

Un prospect est un client potentiel de l’entreprise.

Rabais, remise, ristourne (RRR) :

Ce sont tous les trois des réductions de prix accordées à un client, ou obtenues d’un fournisseur.

• Rabais : réduction de prix accordée exceptionnellement, par exemple sur une marchandise défraîchie.
• Remise : réduction de prix accordée habituellement, par exemple pour les achats en grande quantité, ou parce que l’acheteur prend à sa charge un service, tel que le stockage.
• Ristourne : réduction de prix calculée en fin d’année sur le montant total des opérations effectuées pendant l’année avec la même personne.
• Dégrèvement : diminution ou suppression d’un impôt ; contraire de redressement fiscal

Rapport de gestion :

Le Code de commerce (art. L. 232-1 à 6 ; L. 233-6-16-26 ; L. 242-8) et le Décret sur les sociétés (art. 244-2) établissent une obligation de publication d’un rapport de gestion écrit à la clôture de l’exercice pour les sociétés commerciales, les groupes de sociétés et les personnes morales de droit privé exerçant une activité économique. Ce rapport est rédigé par le conseil d’administration, le directoire ou le gérant.

Cependant, la forme de ce rapport n’est pas encore normalisée. Cela peut entraîner des présentations très différentes. Le Code de commerce aborde cette question dans le chapitre « Des comptes sociaux », au sein de la section « Des documents comptables ». De plus, la concordance des chiffres du rapport de gestion avec ceux des comptes annuels est vérifiée par les commissaires aux comptes.

Ce rapport de gestion contient diverses informations, telles que la situation pendant l’exercice écoulé, les éventuelles évolutions à venir, les événements importants survenus entre la clôture de l’exercice et l’établissement du rapport, les activités de recherche et de développement, les acquisitions de participations réalisées pendant l’exercice, les modifications significatives de l’actionnariat, les changements dans la présentation des comptes annuels et les méthodes d’évaluation, ainsi que les opérations de prise de contrôle.

« Document de référence » selon l’Autorité des marchés financiers, premier instrument de « communication financière » pour les sociétés cotées et principale source d’information pour les investisseurs, le rapport de gestion est destiné principalement aux analystes financiers, mais il a évolué sous l’influence de la gouvernance et il a pris une importance essentielle.

Recette :

Lorsqu’il s’agit d’une entrée de liquidités (flux monétaire) depuis l’environnement dans le patrimoine, cette entrée peut se présenter sous différentes formes telles que des espèces, des chèques, des virements bancaires, voire même une simple inscription sur un compte courant. Toutefois, le symétrique de cette recette est la dépense, ou décaissement, qui correspond à la sortie de liquidités du patrimoine vers l’environnement.

Taux horaire :

Le taux horaire correspond au coût d’une heure de travail. La formule pour calculer un taux horaire est la suivante : Taux horaire = Salaire/nombre d’heures

Taxe :

Une taxe est un prélèvement financier obligatoire ponctionné par une administration, une personne publique en échange d’un service donné.

Découvrez nos articles liés à la comptabilité et aux taxes. 

Tenue de livres :

La tenue des livres consiste tout d’abord à catégoriser toutes les entrées et les sorties d’argent dans différentes classes de comptes, puis à les inscrire au journal général. De manière chronologique et continue, le journal général enregistre toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelée exercice.

Termes de paiement :

Le terme de paiement est la période comprise entre : (a) d’abord, le moment où le prêteur a mis à la disposition du consommateur une somme d’argent ou un pouvoir d’achat, ou encore le moment où a débuté l’octroi de la jouissance d’un bien ou la fourniture d’une tel bien ou la prestation d’un service ; ensuite, le moment où le consommateur doit avoir effectué le premier paiement ; (b) ou encore, entre deux moments successifs où le consommateur doit avoir effectué un paiement.

Trésorerie :

La trésorerie d’une entreprise, d’une association, etc., est constituée des sommes d’argent disponibles en caisse ou en banque. Ainsi, pour la calculer, il suffit de totaliser le solde de la caisse ainsi que celui des comptes chèques bancaires et postaux.

La bonne gestion de trésorerie permet de :

• contrôler les entrées et sorties de fonds ;
• optimiser la gestion de trésorerie, dans un sens de sécurité et de rentabilité ;
• s’assurer de la bonne application des conditions bancaires : jours de valeur, frais appliqués sur flux de trésorerie.

De façon générale, la trésorerie s’assure de l’équilibre financier de l’entreprise.