Gestion des journées maladie, fériés, congés et vacances avec Kiwili

Gérez et suivez facilement les congés, fériés, maladies et vacances de vos salariés grâce au logiciel de gestion de temps Kiwili. Grâce à la plateforme, chaque utilisateur est autonome pour poser ses congés et connaître le nombre de congés qu’il lui reste. Pour le responsable, il sera également très simple de faire un suivi global des congés de toute son équipe. Nous allons vous expliquer dans ce tutoriel en détail comment planifier le temps de congés de votre équipe.

Comment gérer les congés de vos employés avec le logiciel Kiwili ?

Avant de commencer, assurez-vous de créer une fiche client au nom de votre entreprise à la section « Clients ». Ensuite vous allez créer un projet par employé (utilisateur Kiwili). N’oubliez pas de donner l’accès à ce projet à chacun des utilisateurs concernés. Après vous, devez créer une étape par type de congé (maladie/ vacances …) et par année. Pour terminer, vous devez ajouter à votre liste de services les types de congés (maladie / payés / fériés …) et les lier au bon code comptable selon votre charte de comptes (plan comptable).

Pour vous donner un exemple, nous avons donc :

• Un client : Nom de l’entreprise (Kiwili par exemple)
• Des projets : Projet Congés + nom de l’employé (Congés Amélie)
• Des services (associé au projet) : congés maladie / Congés payés…

Gestion des congés payés (vacances) dans le logiciel

Nous allons donc vous expliquer comment gérer le temps lié aux congés payés de vos salariés simplement grâce aux fonctionnalités projet, temps et rapport du logiciel.

Créez une étape du projet « congés payés » :

• Créez un service « Congés payés » et attribuez-lui le bon code comptable.
• Créez un projet « Congés + nom de l’employé » pour chaque employé (utilisateur Kiwili) avec votre entreprise comme client
• Ajouter les étapes « Congés payés + année » (Congés payés 2022 / Congés payés 2023…).
• Indiquez les dates de la période concernée (par exemple du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2022) pour chacune des étapes.
• Renseignez le temps prévu pour chaque année de congés. Par exemple, un employé qui à 2 semaines de vacances et qui travaille 40h/semaine. Vous allez indiquer dans la case « temps prévu” 80h.
• Assignez l’employé individuellement au projet “Congés” et à l’étape “congés payés”.
• Choisissez comme service par défaut “congés payés” (ce n’est pas obligatoire, mais cela va faciliter les entrées de temps).

C’est bon, votre étape congés payés est configurée et prête à être utilisée.

Gestion du temps des congés payés des employés :

Lorsqu’un employé souhaite poser un congé payé, il va simplement faire une entrée de temps, en indiquant le projet (Congés + son nom), choisir l’étape “Congés payés 2022” et le service du même nom.

Gérer les jours maladie dans le logiciel Kiwili

La procédure pour la gestion des journées de maladie est similaire à celle des congés payés. Voici comment entrer des heures/ jours de congés maladie :

• Créez un service “Congés maladie” et attribuez-lui le bon code comptable, selon votre charte de comptes
• Créez une étape “Congés maladie” dans le projet congés de chacun de vos employés (utilisateur Kiwili) avec votre entreprise comme client. Comme pour l’étape des vacances vous devez indiquer la période (ex 1 janvier au 31 décembre) et le nombre d’heures (ex 14h pour 2 jours).
• Assignez l’employé à cette nouvelle étape “Congés maladie”.
• Lors d’un congé maladie, l’employé entre systématiquement les heures dans Kiwili dans son projet “Congés” et son étape “Congés maladie”.

Comment gérer les jours fériés des employés sur la plateforme Kiwili ?

Pour gérer les jours fériés vous avez deux possibilités. Dans les deux cas, vous devez créer un nouveau service “Congés fériés” ou “Jours fériés”.

Congés des jours fériés de l’entreprise : première méthode

Vous pouvez continuer avec la méthode expliquée précédemment, en ajoutant une étape “Jours fériés” et en créant en service “Jours fériés”.

L’inconvénient, est que contrairement aux vacances et aux jours maladies, les fériés seront tous posés au même moment. Cela peut donc fausser le suivi du projet pour les congés personnels. Par exemple, si un employé a utilisé tous ses congés, il va voir sur le suivi général du projet qu’il reste encore des journées à poser (les fériés de la fin de l’année par exemple).

Congés des jours fériés de l’entreprise : seconde méthode

Pour la seconde méthode, vous avez également deux possibilités : créer un projet dédié uniquement aux congés des jours fériés et ajouter des étapes pour chaque année ou bien ajouter une étape à votre projet interne (par exemple un projet dans lequel vous gérerez vos meetings non facturables, vos tâches administratives ..).

Dans le cas des jours fériés, ceci est la démarche à suivre dans Kiwili :

• Créez un service “Jours fériés” et attribuez-lui le bon code comptable, selon votre charte de comptes
• Créez une étape “Jours fériés” avec votre entreprise comme client. Vous avez le choix de laisser libres la période et le temps prévu ou bien de les remplir et ainsi de créer une nouvelle étape chaque année.
• Assignez tous les employés à l’étape “Jours fériés”.
• Lors d’un jour férié auquel l’employé doit être rémunéré, celui-ci entre les heures dans Kiwili dans son projet et son étape “Jours fériés ”.

Ajouter les jours fériés dans les entrées de temps est très important, car cela évitera d’avoir des feuilles de temps incomplètes.

Entrer les congés non payés dans Kiwili

En ce qui a trait aux congés non payés par l’entreprise, l’employé devra simplement omettre l’entrée de temps dans Kiwili. Il est également possible d’utiliser les heures de travail cumulées en banque.

Autres types de congés :

Vous pouvez avoir à gérer également d’autres types de congés. Comme par exemple, les congés paternité ou maternité, les arrêts longue durée, les congés vacances sans soldes … Dans le cas où l’employé est absent de l’entreprise, mais n’est pas payé par celle-ci. Les congés ne vont pas être gérés de la même manière que les congés vacances ou maladies.

Pour ne pas que le rapport “heures supplémentaires et banques d’heures des employés” ne soit affecté avec les colonnes de salaires régulier et des banques d’heures. Vous allez devoir ajuster l’horaire de votre employé.

Ajuster l’horaire de travail de l’employé en congé :

Vous allez dans la fiche de votre employé, puis dans l’onglet “horaire”. Ensuite vous allez ajouter un nouvel horaire.

Ce nouvel horaire va débuter à la date de l’absence de votre collaborateur et le nombre d’heures sera à 0.

Par la suite vous allez ajouter de nouveau un nouvel horaire. Cette fois-ci il faudra mettre la date de retour du salarié dans l’entreprise ainsi que son horaire normal.

Dans notre exemple, l’employé est arrivé dans la société le 1er janvier 2023 pour un contrat de 40h par semaine. Il a ensuite pris un congé exceptionnel du 21 août au 22 septembre. Puis il est revenu à son horaire initial à partir du 22 septembre 2023.

Suivi de l’utilisation des différents congés des employés :

Ces procédures particulières pour vos différents types de congés : vacances payées, jours fériés et maladie feront en sorte que vous pourrez bien suivre, catégoriser et comptabiliser les heures par utilisateur.

Le suivi grâce au projet de congés :

À chaque entrée de temps ou dans son projet, l’utilisateur va pouvoir savoir combien de congés il a déjà consommés et combien il lui reste grâce à la barre d’avancement.

Le suivi avec le rapport des heures travaillées :

L’administrateur peut également suivre l’utilisation des congés grâce au rapport “Heures travaillées”. Il suffit de filtrer par date et utilisateur et de choisir le service que vous souhaitez par exemple “Congés payés”. Ainsi vous aurez la liste de tous les congés payés utilisés pour chacun de vos employés avec la date.

Ce rapport vous permet de facilement visualiser les heures de vos employés pour une période donnée, par service et avec les projets correspondants.

Voilà, la gestion des congés des employés de votre entreprise n’a plus de secret pour vous. Grâce au logiciel Kiwili, tout devient plus simple.

Pour en savoir plus sur la gestion du temps avec notre logiciel, découvrez l’intégralité des tutoriels en ligne.