Comment bien gérer sa facturation ? Définition, conseils et bonnes pratiques

La bonne gestion de sa facturation est une dimension importante dans le développement de toute activité. La facture est ce qui permet d’officialiser une transaction avec un client. Que ce soit pour la vente de biens ou de services, elle constitue une pièce justificative obligatoire en comptabilité et en fiscalité.

Bien définir votre processus de facturation doit être l’une des premières choses à mettre en place avant de vous lancer sérieusement. Comme nous le verrons dans cet article, utiliser un logiciel de facturation comme Kiwili présente par ailleurs de nombreux avantages. Ces logiciels vous aideront à vous démarquer et à gagner du temps.

Découvrons d’abord comment bien gérer votre facturation et les éléments à toujours garder en tête !

 

SOMMAIRE

1. Qu’est-ce que la facturation ?
2. Quels sont les différents types de facturation ?
3. Comment facturer facilement ?

 

Qu’est-ce que la facturation ?

La facturation est le fait d’émettre une facture. Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente. Aussi appelée facture commerciale, facture définitive ou facture normalisée, elle rend compte de la somme due par un débiteur à un créancier. La facture liste ce qui a été vendu à un client et la somme qu’il doit verser en retour.

La facture est un document officiel, qui doit comporter un certain nombre d’éléments et de mentions obligatoires, sous peine de recevoir des sanctions. Nous vous invitons à lire notre article sur les mentions obligatoires à indiquer sur une facture en France et une facture au Québec pour être sûr d’être toujours en règle.

Sachez qu’il n’est pas possible de supprimer une facture d’un point de vue comptable. La numérotation de vos factures doit être continue. Pour corriger une facture, il faut :

• Soit en émettre une nouvelle en mentionnant explicitement la facture annulée
• Soit réaliser une facture d’avoir (totale ou partielle) en mentionnant la référence de la facture associée

 

La facturation est obligatoire pour toutes les entreprises. Pour chaque transaction, elle doit être éditée en deux exemplaires. Un pour l’entreprise, l’autre pour le client.

Vous pouvez proposer une facture au format papier ou une facture électronique (aussi appelée e-facture). Comme nous le verrons dans la dernière partie de cet article, nous vous conseillons de privilégier la facturation en ligne pour vos échanges.

En France, depuis le 1er janvier 2018, la loi contraint par ailleurs toutes les entreprises assujetties à la TVA à utiliser un logiciel agréé antifraude à la TVA pour gérer leur facturation.

 

Quels sont les différents types de facturation ?

Au cours de vos échanges avec vos clients et vos prestataires, vous pouvez vous retrouver confronter à d’autres types de facturation que la facturation “traditionnelle”. Ces modes de facturation se basent sur le même type de document, mais définissent d’autres sortes de transaction.

Voici les principaux types de facturation :

• La facture intermédiaire (aussi appelée facture de provisions, d’acompte ou d’avance) est un mode de facturation qui permet de répartir le paiement d’un client sur une période donnée. Les montants payés sont déduits du montant total dû par le client.
• La facture périodique (ou récurrente) est similaire à la facture intermédiaire. La principale différence est que la prestation réalisée est la même à chaque fois. Elle correspond à la réalisation de tâches spécifiques et récurrentes (maintenance, création de contenus, service, etc.). Elle peut prendre la forme d’un montant forfaitaire étalé dans le temps.
• La facture de régularisation permet quant à elle de régulariser la situation compte tenu des prestations réelles effectuées. Si vous mettez par exemple moins de temps que prévu pour réaliser ce qui était prévu, ou qu’au contraire il y a des frais supplémentaires, la facture de régularisation est faite pour rééquilibrer la situation avec votre client.
• La facture de clôture est utilisée lorsque vous terminez une prestation pour votre client. Elle sert à facturer le montant dû restant. Elle clôt le contrat entre le prestataire/fournisseur et le client.
• La facture doit est une facture qui résume tout ce qu’un client doit à un fournisseur. Elle n’est pas nécessairement limitée à une seule prestation.
• La facture d’avoir, aussi appelée note de crédit, constitue une reconnaissance de dette adressée à un client. Elle est utilisé par exemple pour réaliser un remboursement auprès de son client suite à une surfacturation. Elle réduit alors le montant total dû.
• La facture pro forma est un document commercial qui fonctionne comme un devis officiel mais qui est présenté sous forme de facture. Une facture pro forma n’a ni valeur légale ni valeur comptable. Elle doit donc rester provisoire.

 

Comment facturer facilement ?

La facturation est la principale interaction que vous allez avoir avec vos clients. Il convient donc de déterminer rapidement la meilleure manière de les facturer facilement. Dans un monde où la concurrence devient de plus en plus rude, il devient nécessaire d’utiliser un logiciel de factures et de devis gratuits comme Kiwili pour être efficace.

Le principal avantage d’un logiciel de facturation en ligne est qu’il va vous permettre de garder une trace de toutes vos transactions. Une fois paramétré correctement, vous allez en effet automatiser de nombreuses écritures comptables et économiser un temps précieux.

 

Pour notre équipe, offrir une facturation électronique facile pour les entrepreneurs et les petites entreprises est notre priorité. En plus de professionnaliser votre facturation et vos documents, vous allez également disposer d’informations claires sur votre activité.

Plutôt que de perdre votre temps dans des démarches administratives et répétitives, vous allez pouvoir vous concentrer sur votre activité et faire vos factures facilement.

Alors n’hésitez plus et profitez de notre période d’essai gratuite de 14 jours pour bénéficier de tous les avantages du logiciel de gestion d’entreprise Kiwili.