Tout d’abord, quelle est l’utilité d’un onglet « Suivi » dans vos projets ? La section « Suivi » est prévue afin de créer vos propres suivis de projet. Vous pourrez alors inscrire tous les commentaires nécessaires à votre projet.
Ainsi, vous ne laisserez échapper aucun détail et vous aurez la possibilité de garder un œil et une trace sur l’avancement de celui-ci.
Configuration de l’onglet « Suivi de projet »
Création d’un modèle de suivi de projet :
Pour créer un modèle, vous avez 2 possibilités : Aller dans les configurations de modèles de suivi ou alors il vous suffit de vous rendre dans votre projet puis dans l’onglet « Suivi » de celui-ci :
Puis cliquez sur « Ajouter » et « Créer », un modèle pour effectuer la personnalisation :
Nous avons adapté les possibilités pour vous offrir un plus grand choix de modèle selon vos besoins, vous avez le choix entre :
- Un groupe de case à cocher
- Un champ de dates
- Un groupe de multiples options
- Un groupe de sélections
- Un champ de texte
- Une zone de texte
- Une signature
Vous pouvez choisir les options que vous souhaitez, en combiner plusieurs de différents groupes ou en avoir une seule, encore une fois selon vos besoins de suivi de projet.
Exemples de suivis personnalisés de projets :
Zone de texte :
Vous pouvez créer un formulaire avec plusieurs zones de texte. Par exemple, vos collaborateurs assignés à votre projet peuvent entrer en commentaires ce qu’ils ont fait la veille et la journée présente. Vous avez ainsi un rapport journalier du travail personnel de chaque membre de votre équipe en quelques lignes.
Groupe de cases à cocher et date :
Vous pouvez proposer plusieurs choix à valider comme par exemple pour une agence de marketing : la gestion des réseaux sociaux. Les collaborateurs pourront donc valider les réseaux sociaux sur lesquels ils ont travaillé et indiquer la date.
Liste de choix, texte et signature :
Pour cet exemple, nous avons créé un modèle de suivi de projet avec 3 modules différents : Liste de choix, Texte et Signature. Ainsi pour un suivi de projet pour une réunion, vous pouvez pré sélectionner les différentes étapes d’une réunion, ajouter du texte ainsi que votre signature.
Une fois sélectionné et rempli, cliquez sur « Enregistrer’ pour sauvegarder votre modèle.
Vous pourrez ensuite le choisir dans le menu déroulant de la section “Suivi”.
Gérer vos modèles de suivis de projet :
Pour gérer le modèle de messages, rendez-vous dans vos configurations puis cliquez sur “Modèle du suivi de projet » :
Ici, vous pourrez également créer et modifier de nouveaux suivis de projet et faire les ajustements nécessaires.
Gestion des suivis de projets multilingues :
Kiwili vous offre la possibilité de créer des suivis de projets en français et en anglais. Afin de gagner du temps vous pouvez directement “Copier au modèle” de l’autre langue. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications, même si vous n’avez fait que copier au modèle.
Modification de vos suivis de projet :
Vous avez l’option de modifier les suivis ajoutés pour en faire une correction ou y ajouter des éléments selon vos besoins. Pour ce faire, il faut que votre suivi soit encore au statut “Brouillon” et non au statut “Final” :
Si votre suivi est bien en “brouillon”, vous verrez une petite icône à côté de celui-ci pour y faire la modification :
Si votre suivi est au statut “Final” vous ne verrez pas l’icône, car il sera non-modifiable.
Générer un PDF de vos suivis de projet :
Vous avez la possibilité de générer un PDF, pour ce faire il vous suffit de cliquer sur la petite icône PDF située à côté de celui-ci :
Pour le télécharger, cliquez sur l’icône en haut à droite :
Et pour l’imprimer sur l’icône située juste à côté de la précédente :
Les fonctionnalités de suivi vous aident au quotidien à mener à bien vos projets.
En conclusion, l’utilisation d’un outil de suivi de projet dans un logiciel présente de nombreux avantages pour les entreprises et les équipes de travail. Cet outil permet de mieux organiser le travail, de suivre l’avancement des tâches et de coordonner les différents membres de l’équipe. De plus, il permet de faciliter la communication entre les membres de l’équipe et de réduire les erreurs et les retards, ce qui permet d’améliorer la qualité et la productivité du travail accompli. En fin de compte, un outil de suivi de projet dans un logiciel est un atout précieux pour toute entreprise qui cherche à optimiser son organisation et à maximiser l’efficacité de son équipe de travail.
Vous pouvez retrouver l’intégralité des tutoriels de gestion de projet ici.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !