Comment faire une facture en France ? Mentions obligatoires et exemples

Créer une facture en France est obligatoire pour toutes les entreprises. Plus précisément, elle est obligatoire dès qu’il y a une vente ou une prestation de service entre deux professionnels, ou que le montant facturé dépasse 25€ entre un professionnel et un particulier.

Autant vous dire que presque tous les chefs d’entreprise et les micro-entrepreneurs sont concernés par la facturation.

Dans l’idée, c’est simple de facturer. Dans la pratique … aussi !

Le plus important, c’est de ne pas oublier toutes les mentions obligatoires à inclure dans vos factures, et surtout, d’utiliser un logiciel pour créer vos factures en ligne facilement.

Vous êtes micro-entrepreneur ou gérant d’une petite entreprise en France ? Vous ne savez pas comment faire une facture ? Nous vous expliquons en détail l’intérêt de bien facturer vos clients, et les outils à votre disposition pour y parvenir.

 

Qu’est-ce qu’une facture ?

Définition d’une facture

Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle doit être établie en 2 exemplaires (dont l’original est pour le client) et rédigée en langue française (en France en tout cas !).

 

À quoi sert une facture ?

Une facture a plusieurs fonctions :

• Elle constitue une preuve juridique, car c’est un document qui prouve l’achat ou la vente entre un créancier et un débiteur.
• Elle explique l’entente commerciale convenue entre un acheteur et vendeur, puisqu’elle détaille les produits et services vendus ainsi que les autres éléments importants de l’entente.
• Elle a un rôle de justificatif fiscal, bien pratique pour vérifier le règlement des taxes et des impôts.
• Elle sert de document comptable, nécessaire pour établir les comptes du travailleur indépendant ou de l’entreprise

 

Les types de factures

Il existe deux types de factures :

• Les factures pro forma, établies dès l’achat pour des raisons pratiques et à la demande de l’acheteur. Il faut voir ce document commercial comme un devis officiel présenté sous forme de facture. Une facture pro forma n’a ni valeur légale ni valeur comptable. Elle est donc provisoire.
• Les factures définitives, qui sont les factures classiques émises lors de la livraison des biens ou suite à la réalisation de la prestation de service.

 

Quel est le délai d’émission d’une facture ?

Théoriquement, vous devez transmettre la facture à votre client dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou de la prestation du service. Un différé de 15 jours peut être toléré pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises.

Nous vous conseillons de facturer au plus vite vos clients afin d’avoir une trace de votre transaction et vous garantir un paiement rapide.

 

Les mentions obligatoires sur une  facture en France

Les mentions obligatoires générales

• Indication de la mention “Facture”
• Numéro de la facture

Vos informations, les mentions obligatoires (identité du vendeur ou prestataire de services)

• Nom de votre entreprise (Dénomination sociale) / votre prénom et nom si vous êtes travailleur indépendant ou entrepreneur individuel
• Adresse
• Numéro de Siren ou Siret
• Code NAF
• Forme juridique et capital social (pour les sociétés)
• Numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
• Numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)
• Numéro d’identification à la TVA ( seulement si le client redevable de la TVA et pour les factures au delà ou égal à 150€ )

Les informations de l’acheteur, les mentions obligatoires :

• Nom de votre entreprise (Dénomination sociale) / votre prénom et nom si le client est travailleur indépendant ou entrepreneur individuel
• Adresse
• Numéro d’identification à la TVA (seulement si le client redevable de la TVA et pour les factures au delà ou égal à 150 € )

Mentions obligatoires concernant les dates

• Date de l’émission de la facture
• Date de la vente ou fin de prestation des services

Mentions obligatoires concernant les produits ou services vendus

• Description du produit ou service
• Prix hors TVA
• Taux de TVA applicable
• Montant de la TVA applicable
• Réduction de prix applicable
• Somme à payer hors taxe et toutes taxes comprises

Toutes ces informations sont disponibles sur le site du Gouvernement.

Les pénalités en cas de non-respect de ces obligations légales

Toute omission ou inexactitude dans une facture est susceptible d’être sanctionnée d’une amende de 15 € par facture. Le montant de l’amende ne peut cependant pas excéder le quart du montant qui est ou aurait dû être mentionné sur la facture.

Dans le cas où une entreprise émet des factures fictives ou “omet” d’établir une facture, elle risque une amende de 50 % du montant de la transaction facturée ou à facturer.

Si une vente se fait sans facture, cette amende peut-être réduite à 5% si l’entreprise prouve que l’opération a été comptabilisée régulièrement dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration.

 

Comment faire une facture facilement en France ?

Vous pouvez très bien générer vos factures avec toutes les mentions légales mentionnées plus haut à l’aide de Word ou Excel : ce n’est clairement pas le plus pratique. En plus de perdre du temps à retrouver sans cesse la liste de vos prestations, de rentrer vos informations manuellement et de reporter vos factures dans votre logiciel de comptabilité, vous risquez également de faire de coûteuses erreurs.

La facturation est un élément important dans le développement de votre activité.

Il faut donc utiliser un outil adapté et ne pas se limiter à faire une facture pour faire une facture. Vous verrez que coupler votre facturation à votre comptabilité, à votre gestion de projet et à l’analyse de votre activité selon les prestations proposées offre bien des avantages. C’est ce que propose Kiwili.

Kiwili n’est pas qu’un logiciel de facturation. C’est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un qui combine de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gagner un temps précieux.

Avec Kiwili, vous pouvez créer une facture électronique gratuitement, l’envoyer à votre client par courriel, vous faire payer directement en ligne et voir toutes ses transactions automatiquement se reporter dans votre comptabilité. Toutes vos prestations et vos produits sont au bon prix, avec le bon code comptable. Chaque facture est reliée au client concerné pour vous aider à faire un meilleur suivi de vos paiements. Elle est pas belle la vie ?

Outil de création de factures :

Se doter d’un outil de création de factures est la meilleure solution pour les micro-entrepreneurs et les entreprises de tout type, car il vous permet de :

• Créer des factures professionnelles en conformité avec la législation française
• Enregistrer vos données sensibles en ligne
• Conserver une copie inaltérable des transactions avec vos clients
• Épargner du temps et vous simplifier la tâche

 

N’oubliez pas que vous pouvez aussi offrir à vos clients la possibilité de payer en plusieurs fois. Le logiciel de factures en ligne Kiwili permet de gérer cette fonctionnalité facilement en ne gardant qu’une seule facture. Les paiements sont simplement déduits petit à petit du montant total, et vous gardez une trace fiable de toutes les transactions avec votre client. C’est l’idéal quand on veut avoir une comptabilité claire !

 

Exemples de facture

Voici un modèle de facture que vous pouvez générer avec le logiciel de facture en ligne Kiwili :

 

Voici un aperçu des mentions particulières que vous pouvez faire apparaître dans vos factures françaises avec Kiwili :

 

Vous voulez créer des factures en ligne gratuitement et découvrir comment vous pouvez accélérer la gestion de votre activité ? Profitez de nos 14 jours d’essai gratuit pour découvrir tous ces avantages.

Vous avez déjà fait parvenir une facture à votre client mais celui-ci tarde à vous régler ? Consultez notre article sur les modèles de relance de facture pour accélérer les choses et garantir vos paiements.