Vous êtes une PME au Québec, dirigeant d’entreprise en France ou entrepreneur en Belgique et vous vous posez des questions sur les bonnes pratiques à connaître pour éditer vos devis ? Pas de panique, vous êtes au bon endroit. On vous explique comment créer un devis facilement et y ajouter les mentions obligatoires. Nous proposons également un modèle de devis, afin que vous puissiez vous en inspirer et le personnaliser. Le devis ou la proposition commerciale est l’une des premières étapes dans la mise en place de la relation commerciale avec votre prospect, il est donc important d’avoir la bonne méthode pour créer un devis professionnel, sans rien oublier ou laisser de côté. Aidez-vous d’un logiciel de devis en ligne comme Kiwili, cela vous fera gagner du temps et vous n’aurez plus à gérer sa mise en page !
Comment faire un devis en ligne en tant qu’entrepreneur, indépendant ou directeur de PME ?
1) Identifiez votre entreprise ou vos informations d’entrepreneur sur le devis
Quel que soit votre statut : travailleur indépendant ou gérant d’une petite entreprise, vous devez indiquer les informations d’identification de votre société sur le devis. Les mentions obligatoires sont le nom de la personne ou de la société et son adresse. Vous pouvez compléter avec d’autres informations : avec le numéro de téléphone (votre client pourra vous recontacter plus facilement) et/ou votre site web. Pour en savoir plus sur les mentions obligatoires des devis pour les entreprises françaises.
2) Indiquez le nom de votre client ou prospect sur le devis
Indiquez le nom du client ou de la société et son adresse complète sur le devis. L’ajout de son numéro de téléphone et de son site web par exemple vous permettra de le relancer plus facilement.
3) Date d’émission du devis
La date est obligatoire sur un devis. Si vous souhaitez modifier des informations une fois le devis envoyé, vous devez en faire un nouveau avec une nouvelle date. Vous pouvez également indiquer dans les modalités de votre devis sa durée de validité. Cela permet alors de borner votre proposition commerciale dans le temps, ainsi votre client sait que s’il souhaite aller de l’avant avec vous, il doit accepter votre devis dans le délai que vous aurez défini au préalable.
4) Le numéro de devis
Les mentions « devis » ou « proposition commerciale » doivent apparaître sur le document. Le numéro en revanche n’est pas indispensable. Si vous optez pour la numérotation de vos devis, le plus simple reste de les numéroter en ajoutant simplement +1. Travailleurs autonomes et gérants de PME, vous gagnez du temps de gestion en numérotant vos devis.
5) Description de vos prestations dans le devis
C’est sans aucun doute la partie la plus importante du devis. Prenez le temps de détailler au maximum l’ensemble des prestations proposées à votre client, vous faciliterez sa décision! Il est aussi important de mentionner l’ensemble des livrables à remettre, au cours ou en fin de prestation. Rédigez de manière claire et concise votre offre, dans un langage adapté à votre interlocuteur.
Enfin, gardez en tête que le devis ou la proposition commerciale est le premier document que le prospect recevra de votre part. Il sera comparé avec les devis de vos concurrents, la première impression est toujours la plus importante ! Pensez donc à vous démarquer de la concurrence.
6) Le prix de votre devis
Le tarif que vous allez proposer à votre client sur le devis dépend de plusieurs critères qui doivent être soigneusement réfléchis :
- Le coût de revient : pour savoir combien vous pouvez vendre vos prestations, il est impératif de savoir combien elles vous coûtent. Prenez donc le temps de calculer tous vos frais fixes (loyer de vos locaux, internet, électricité, mobilier, etc.) ainsi que vos charges variables (ce que vous coûte spécifiquement la prestation que vous proposez. Calculer et connaître son coût de revient est indispensable.
- La marge de vente : Une fois votre coût de revient calculé, estimez la marge nette que vous souhaitez réaliser sur la vente de vos produits ou prestations. Elle s’ajoute au coût de revient sous la forme d’un pourcentage ou d’un montant fixe. Prévoyez donc également, si votre domaine d’activité s’y prête, une marge de négociation. Gardez en tête, lorsque vous créez votre devis, que son prix pourra être discuté par le client pour le faire baisser. Prévoyez donc une marge de négociation que vous pourrez concéder pour ne pas trop rogner votre marge réelle.
- Le prix du marché : pour vendre une prestation, il est indispensable de savoir à combien elle est vendue par vos concurrents directs, c’est-à-dire ceux qui proposent un produit ou un service similaire au vôtre. N’oubliez pas que les prospects font le plus souvent un travail de comparaison des prix avant de prendre leur décision, il faut donc veiller à n’être pas trop au-dessus ou trop au-dessous du prix de marché.
Vous savez maintenant comment proposer le meilleur tarif pour créer un devis. Si vous êtes soumis aux taxes, n’oubliez pas d’afficher son montant, ainsi que le prix avec et sans taxes.
7) Les conditions d’exécution du devis
Peuvent figurer sur votre devis toutes les informations concernant les conditions d’exécution qui vous paraissent pertinentes. Parmi ces informations, on retrouve les conditions de paiement, de livraison, la période de validité du devis, les frais de déplacement, le service après-vente, etc. Votre devis peut être gratuit ou payant, mais s’il a un coût pour votre prospect, alors ce dernier doit être mis au courant au préalable.
Sachez enfin qu’à l’acceptation du devis, les deux parties s’engagent à le respecter, il fait donc foi des prestations à réaliser et du prix à payer.
Comment créer un devis en ligne avec Kiwili ?
1) Modèle de devis généré avec le logiciel de devis en ligne
Nous vous proposons le modèle de devis ci-dessous, il regroupe toutes les informations mentionnées dans la première partie de cet article :
2) Sélectionnez votre destinataire directement dans votre portefeuille client
3) Insérez vos prestations dans le devis en ligne
Kiwili vous permet d’enregistrer l’ensemble de vos produits et services. Lorsque vous créez une proposition commerciale, vous sélectionnez en un clic dans le menu déroulant les prestations demandées. De cette manière, il ne vous reste plus qu’à ajouter la quantité !
4) Ajoutez des pièces jointes
Vous pouvez, au besoin, ajouter des pièces jointes à l’envoi de votre devis. Ainsi, votre client pourra les consulter en même temps que le devis.
5) Envoyez-le directement à votre client depuis Kiwili
En envoyant le devis directement depuis Kiwili, le logiciel sélectionne automatiquement l’adresse courriel du destinataire. En deux clics, le devis est envoyé à la bonne personne, dans un courriel avec un message que vous pouvez personnaliser. Pour être sûr que seule la personne a qui vous l’envoyez le consulte, protégez le document avec un mot de passe.
6) Acceptation et signature du devis en ligne
Votre client pourra consulter son devis directement depuis son Espace Client. Quand tout est validé de son côté, il accepte et signe le devis directement en ligne. Vous serez aussitôt notifié par courriel et pourrez démarrer les prestations !
7) Pour conclure
Vous avez toutes les informations pour créer un devis en ligne, à vous de jouer maintenant ! Grâce au meilleur logiciel de gestion en ligne Kiwili vous aurez également la possibilité d’émettre des devis en ligne, en toute simplicité ! Une fois le devis accepté par votre client, pensez à créer une facture simplement et rapidement.
Vous n’êtes toujours pas convaincu que Kiwili est le logiciel de gestion qu’il vous faut ? Essayez le gratuitement ou découvrez tout de suite pourquoi vous devriez choisir Kiwili pour la gestion de votre entreprise.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !