Nous allons vous montrer en détail, comment utiliser les fonctionnalités devis, factures et dépenses appropriées aux besoins d’un atelier de design d’intérieur.
Démarrer la Configuration des modèles de vos documents de designer d’intérieur
Dans le menu de « Configuration », vous avez la possibilité de personnaliser l’apparence de vos devis, factures et dépenses aussi bien en anglais qu’en français. Vous avez le choix de la disposition, des couleurs ainsi que des informations que vous souhaitez voir ou non, n’oubliez pas d’ajouter le logo de votre atelier de design d’intérieur. Voici la 1ere étape, avant de débuter et de créer vos documents.
Créer en ligne un devis pour un projet de design d’intérieur
Lors de la création du premier devis de votre atelier de design d’intérieur, vous allez renseigner des « services » comme réalisation des plans, des dessins, de dossiers de présentation… mais vous avez la possibilité aussi de compléter avec des « produits » par exemple de l’ameublement, de l’achat de décoration ou encore de la peinture.
Après avoir choisi le client de votre projet de design d’intérieur, ses informations se renseigneront directement dans votre soumission (Nom de l’entreprise et taxes du client). La date et le numéro de devis s’ajoutent automatiquement (mais peuvent toujours être modifiés manuellement, ce numéro s’incrémente alors de +1 à chaque nouveau document).
Quand vous ou un autre designer d’intérieur avez fini votre offre commerciale, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à vos clients. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter avec leur signature en ligne. Une fois accepté, convertissez directement votre offre de service en un projet de design d’intérieur.
Voici un devis de design d’intérieur que vous pouvez réaliser grâce au logiciel en ligne Kiwili :
Créer une facture en ligne pour un atelier de design d’intérieur
Avec Kiwili, vous avez la possibilité de créer une facture de plusieurs manières.
- La première est de convertir votre devis en facture. Elle reprendra donc parfaitement les informations de ce dernier, que vous pourrez par la suite modifier comme bon vous semble.
- La seconde est d’importer du temps (ce sont vos heures réellement travaillées) ou une dépense dans une facture vierge.
- Si les honoraires de designer d’intérieur sont facturés à l’avancement. Il est possible de définir pour chaque utilisateur (designer) Kiwili leur propre taux de facturation. Par exemple, le tarif va s’adapter si la tâche ou l’entrée de temps a été réalisée par un designer junior ou sénior.
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- Une dépense pour la sous-traitance d’un service d’artiste peintre, d’un installateur, de frais professionnels ou l’achat de meubles, de décoration que vous allez ensuite facturer à votre client. Il vous suffira d’importer ces dépenses dans votre facture. Toutes les informations de la dépense seront reprises et restent modifiables au cas où vous souhaitez ajouter une marge en plus.
- La troisième est de produire une facture progressive. Vous aurez la possibilité de facturer vos services (plans, peinture, installations, réalisations de maquettes…) ou vos produits (Achat de meubles, de décorations…) en fonction de l’avancement de votre projet. Pour cette méthode de facturation, vous devez toujours partir de votre devis, car ce sont ces informations que vous pourrez ensuite facturer de manière progressive. Par exemple, si vous avez travaillé pendant 5 h sur la création de maquettes et que vous avez estimé que cette étape requiert 30h, vous allez pouvoir facturer 17 % à votre client.
Avec Kiwili, vous pouvez appliquer l’une des trois méthodes principales de facturation d’un projet de design d’intérieur : au budget, à l’avancement ou au taux horaire du personnel (5 méthodes différentes sont disponibles).
Quasiment toutes les données de votre facture sont modifiables avant que votre client paie. Avec notre logiciel, vous avez 4 statuts différents de votre facture : Brouillon/Émise/Payée— partiellement payée.
Lors de l’envoi de votre facture, vous pouvez joindre votre dossier commercial complet, vos contrats ou même vos maquettes et plans d ’aménagement. Vous pouvez choisir ensuite de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.
Si votre atelier de design travaille avec des clients ou fournisseurs à l’international, il est possible de modifier la devise (presque toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic. Votre client a accès à sa facture en ligne, il peut la payer directement si vous avez ajouté un compte PayPal ou Stripe. Sinon, vous entrez les paiements manuellement sur votre facture.
Voici un modèle de facture de design d’intérieur que vous pouvez créer avec Kiwili :
Créer une dépense en ligne pour un atelier de design d’intérieur
Pour commencer, vous devez savoir que chez Kiwili, nous désignons par Fournisseur toute personne ou établissement qui fournit à votre entreprise certaines marchandises (produits ou services).. Cela peut être aussi bien un sous-traitant comme un artiste peintre, qu’un restaurant dans lequel vous invitez vos clients pour un rendez-vous, qu’une station-service dans laquelle vous ou vos designers allez faire le plein d’essence pour un déplacement professionnel ou encore le magasin dans lequel vous achetez vos meubles. Commencez donc par renseigner les informations dans l’onglet « Fournisseurs » avant de commencer à créer votre dépense.
Concernant la création d’une dépense, vous devez renseigner le nom du fournisseur, les taxes que vous voulez appliquer ou non, le projet auquel la dépense est rattachée, le poste de dépense, le numéro de facture, une description, le prix et les quantités. Vous pouvez également joindre des fichiers, par exemple la photo du ticket de restaurant, la facture du fournisseur, les références de couleurs de peinture, les conditions d’impression des maquettes ou tout autre document que vous jugez utile.
Vous pouvez ensuite entrer le nombre et les modes de paiements que vous souhaitez pour chacun d’eux. Si cette dépense doit être facturée à un de vos clients, comme pour l’appel à un artiste peintre, il vous suffit de la convertir en facture (comme vu précédemment).
Voici un exemple de dépense pour un atelier de design d’intérieur créé avec Kiwili :
Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir réaliser des devis, factures et dépenses pour votre atelier de design d’intérieur facilement. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux designers d’intérieur, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :
- Créer et gérer un projet de design d’intérieur en ligne grâce au logiciel Kiwili
- Gérer vos heures de travail en ligne en tant que designer d’intérieur avec Kiwili
- Réaliser et gérer la comptabilité de votre atelier de design d’intérieur grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !