Savez-vous qu’avant d’envoyer une facture à vos clients, il est judicieux de leur faire d’abord parvenir un devis ? Une fois ce devis validé et la prestation terminés, vous pouvez envoyer votre facture. Avec Kiwili, rien de plus simple pour convertir un devis en facture, suivez-nous étape par étape !
Pourquoi convertir une soumission en facture ?
Cette fonctionnalité de conversion de devis en facture, vous offre plusieurs avantages. D’une part vous allez gagner un temps énorme. En effet, vous n’aurez plus besoin de recopier les informations du devis sur votre facture. En un seul clic, votre facture est créée avec tout ce dont contenait votre soumission. D’autre part, cela évite des erreurs. L’erreur est humaine, et recopier des informations peut engendrer des erreurs.
Comment convertir un devis en facture avec le logiciel de facturation ?
Rendez-vous dans l’onglet “devis”
Ici, deux choix s’offrent à vous. Créer un devis, comme l’explique notre article à ce sujet, ou partir d’un devis existant.
Pour partir d’un devis existant, cliquez sur le devis de votre choix pour l’ouvrir :
Une fois dans le devis, sélectionnez le menu déroulant “convertir” puis choisissez “convertir en facture”, “convertir en plusieurs factures” ou “convertir en facture récurrente”.
Convertir en facture :
Si vous prenez la première option, cela va vous créer une facture identique à votre devis. La facture est toujours émise au statut « Brouillon ». Vous allez donc pouvoir modifier des informations ou ajouter des lignes si vous avez besoin. Ensuite vous pourrez l’envoyer à votre client.
Convertir un devis en plusieurs factures avec le logiciel de gestion Kiwili
Si vous choisissez l’option de facturer en plusieurs fois, indiquez le nombre de factures que vous souhaitez faire (de 2 à 12) ainsi que le pourcentage que vous souhaitez facturer à chaque facture. Cette option de conversion est utile si par exemple vous avez convenu de facturer 20% au début du projet, puis 50% au cours de la réalisation et 30% à la livraison. Sachez que vous avez également la possibilité de facturer à l’avancement dans le logiciel Kiwili.
Convertir un devis en factures récurrentes avec le logiciel en ligne Kiwili
L’option de convertir le devis en factures récurrentes, est que vous allez avoir déjà de remplie toutes les informations pour vos factures qui sont les mêmes toutes les semaines par exemple. Si vous choisissez l’option des factures récurrentes, complétez les champs :
- Fréquence : en indiquant le nombre de fois où vous souhaitez que la facture soit générée, par année, mois, semaine ou jour. Attention si vous mettez « Chaque 5 mois » ce n’est pas tous les 5 mois, mais bien à chaque 5 mois qu’une facture sera disponible. Le chiffre est la récurrence et non le numéro du jour.
- La date de début de facturation, c’est ici que vous devez déterminer quels jours vous souhaitez que cela commence.
- La date de fin de la période de facturation. S’il n’y a pas de fin de contrat déterminé, vous pouvez laisser ce champ vide.
Pensez à bien enregistrer !
Confirmer votre choix.
La conversion de votre devis en facture se fait automatiquement. Vous retrouverez les factures dans l’onglet “facture”. Pour afficher les factures récurrentes, cliquez sur le bouton correspondant. Vous devez générer la nouvelle facture à chaque fois. Si vous oubliez de le faire, vous aurez une alerte sur votre tableau d’indicateurs pour vous rappeler de le faire.
Vous connaissez maintenant les différentes manières d’utiliser la fonction de conversion d’un devis en facture.
Optimiser votre processus de facturation avec Kiwili
En intégrant la fonctionnalité de conversion de devis en facture dans votre utilisation de Kiwili, vous pouvez grandement optimiser votre processus de facturation. En effet, cette option vous offre une série d’avantages pratiques qui non seulement vous font économiser du temps, mais également vous aident à minimiser les risques d’erreurs.
Gagner du temps grâce à la conversion des soumissions en facture :
L’une des principales raisons pour lesquelles vous devriez envisager de convertir vos devis en factures est le gain de temps significatif qu’elle engendre. Plutôt que de passer par le processus fastidieux de recopiage des informations d’un devis sur une facture, vous pouvez simplement cliquer sur un bouton pour créer automatiquement une facture avec les détails du devis. Cela permet d’éviter toute duplication manuelle qui pourrait potentiellement entraîner des incohérences ou des fautes.
Évitez les erreurs avec la fonctionnalité de conversion des devis :
De plus, cette fonctionnalité est une garantie pour une plus grande précision. Même les erreurs minimes dans la recopie des informations peuvent avoir un impact négatif sur la perception de professionnalisme que vous offrez à vos clients. En convertissant directement un devis en facture, vous éliminez cette possibilité d’erreur humaine et vous présentez des documents parfaitement alignés.
En conclusion, l’option de conversion de devis en facture offerte par Kiwili est un moyen efficace d’améliorer votre flux de travail de facturation. Elle vous permet d’économiser du temps, de réduire les risques d’erreurs et d’offrir une expérience plus professionnelle à vos clients. En adoptant cette approche, vous simplifiez votre processus de facturation et vous pouvez vous concentrer davantage sur ce qui compte vraiment : faire croître votre entreprise.
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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !