Certains de vos clients n’ont pas payé vos factures avant la date d’échéance ? Vous pouvez leur appliquer des frais d’intérêt de retard de paiement. Les frais de retard vont s’ajouter au montant total de la facture due. Il existe plusieurs manières de calculer le montant des pénalités de retard de paiement, nous allons tout vous expliquer ici, mais également comment les gérer dans votre logiciel de facturation Kiwili.
Ou indiquer les informations liées aux pénalités de retard de la facture ?
Avant de penser à appliquer vos frais de retard à une facture impayée, vous devez indiquer les modalités lors de la création de votre facture. Pour cela pour avez deux possibilités :
La case conditions et modalités de la facture :
Indiquer toutes les informations liées aux pénalités de retard dans la case conditions et modalités de la facture. Pour cela vous devez les enregistrer dans Configuration / Modèle Global. Attention si vous utilisez les factures en plusieurs langues n’oubliez pas de mettre à jour les conditions et modalités des différents documents.
Notez que la mise à jour va s’appliquer uniquement pour les nouvelles factures et non pas sur les anciennes.
Les conditions de paiement des pénalités de paiement en pièce jointe :
Une autre manière de faire est d’ajouter directement un fichier qui contient l’ensemble des informations des pénalités à appliquer en cas de retard de paiement, à la facture. Pour cela vous pouvez utiliser le trombone qui est en haut à droite de la facture pour joindre un document. Attention vous devez cocher la case « public » pour que votre client puisse y avoir accès.
Comment calculer les frais de retard de paiement d’une facture ?
Le but des pénalités de retard de paiement est d’inciter vos clients à payer à l’heure, mais également de couvrir les frais que vous avez déjà engagés afin de maintenir une bonne trésorerie. Ces frais vont s’ajouter au montant total de la facture à payer. Il existe différents types de pénalités de retard que vous pouvez appliquer.
Pénalités de retard en fonction du montant de la facture :
Vous pouvez choisir d’appliquer un pourcentage du montant total de la facture comme pénalité de retard.
Par exemple, si votre pourcentage de pénalité est 5% et que votre facture est de 5000$ vous allez donc ajouter à votre facture 250$.
Comment appliquer les pénalités de retard en % dans Kiwili ? Dans ce cas, si le pourcentage est toujours le même vous pouvez créer un produit « Pénalités de retard » avec le taux de 0.05. Ainsi, il vous suffira d’ajouter une nouvelle ligne en bas de votre facture, de sélectionner le produit « Pénalités de retard » et d’ajouter comme quantité le montant total de votre facture.
Par logique on pourrait penser qu’il est plus simple de mettre le montant total comme prix et la quantité le taux, mais la technique précédente vous permet d’avoir déjà le taux d’enregistré.
Pénalités de retard en pourcentage cumulatif :
Cette option de frais de retard de paiement, va prendre en compte à chaque fois le montant total de la facture + les frais d’intérêt du mois (semaine ou jours) précédent. Ainsi vous allez suivre la même méthodologie que précédemment sauf que vous allez ajouter une seconde ligne de « Pénalités de retard » avec comme quantité le nouveau sous-total ( 5299.52 dans notre exemple).
Retard de paiement les frais de gestion :
Vous pouvez également ajouter des frais de gestion ou frais de dossier pour tout retard de paiement. Ces frais vont couvrir le temps que vous passez à relancer les états de comptes, les frais liés à l’envoi de courriers (lettre recommandée par exemple). Ce sont en général des frais fixes. Vous pouvez appliquer uniquement des frais de gestion ou bien les ajouter aux pénalités de retard vues plus haut.
Dans Kiwili vous devez ajouter un produit “frais de gestion” avec le tarif que vous souhaitez appliquer. Par exemple 100$. Ensuite vous allez ajouter une ligne dans votre facture avec ce produit et comme quantité 1.
Vous pouvez également appliquer ces frais de gestion de paiement en retard tous les mois. Dans ce cas, vous avez le choix d’ajouter une nouvelle ligne pour chacun des mois ou bien de modifier la quantité pour chacun des mois de retard.
Les intérêts de retard en fonction des jours de retard :
Les intérêts de retard correspondent au montant à payer une fois la date d’échéance de la facture passée. Ils vont être calculés en fonction du montant de la facture, du taux d’intérêt et de la durée du retard.
Exemple de montant d’intérêts de retard : Si votre facture est de 5000$, que le taux que vous avez déterminé est de 5% et le retard de 10 jours vous devez calculer le montant de cette manière : 5000 * 5% * (10/365) =6.85$.
Comme vue précédemment vous pouvez également calculer des frais cumulatifs dans ce cas chaque jour vous devez reprendre le montant total.
Actuellement il n’est pas possible d’automatiser ce type de calcul dans Kiwili. Vous devez donc le calculer manuellement puis l’ajouter dans votre facture avec comme quantité 1.
Rapports d’analyses liés aux frais de retard de paiement
Vous souhaitez savoir à quel montant s’élèvent le total des pénalités de retard et les frais de gestion de retard de paiements ? Dans le logiciel de facturation Kiwili, vous avez plusieurs rapports d’analyses qui peuvent vous aider à en savoir plus.
Le rapport : Produits
Dans ce rapport vous pouvez filtrer par date pour avoir l’ensemble des produits que vous avez facturés à vos clients. Vous pouvez également exporter ce rapport sur Excel si vous en avez besoin.
Notez qu’ici il se trouve tous les produits que vous avez facturés qu’ils soient payés ou non.
Le rapport : produits par client
Vous aurez les mêmes informations que dans le rapport précédent, mais vous pourrez filtrer par client.
Le rapport : Factures en retard de paiement
Pour gérer la liste des factures en retard de paiement, vous pouvez utiliser ce rapport. Dedans vous aurez le détail de la date, du client, du statut de la facture, du total de la facture ainsi que son solde à payer.
Voilà vous savez maintenant comment appliquer vos pénalités ou frais de retard de paiement sur vos factures du logiciel Kiwili.
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