La conciliation bancaire est le processus de vérification de vos transactions Kiwili contre vos transactions bancaires. Il est important de procéder à une conciliation bancaire mensuelle afin de détecter tout décalage entre les deux et de pouvoir le corriger.
Certains mois la conciliation balance, c’est que tout est correct et cela est parfait. Parfois, le rapprochement bancaire va avoir un écart, il va vous permettre de découvrir des erreurs que vous avez faites.
Voici donc des points à vérifier pour vous aider à avoir un rapprochement bancaire correct.
Lors de la saisie d’un paiement, sélectionnez le bon compte bancaire
Si vous avez plusieurs comptes bancaires, lorsque vous allez ajouter un paiement à une facture ou une dépense prenez le temps de sélectionner le bon compte bancaire.
Une des erreurs principales qui peuvent rendre incorrect votre rapprochement bancaire est le choix du mauvais compte bancaire. Si le paiement n’est pas dans le bon compte, vous ne pourrez jamais le concilier et donc cela va générer un écart. Cette erreur peut venir à deux moments différents : en cas d’un mauvais choix du compte bancaire lors de l’application du paiement ou une erreur de sélection du compte bancaire lors de l’importation du relevé.
Que faire en cas d’affectation d’un paiement à un mauvais compte bancaire ?
Cette erreur peut venir au moment où vous allez ajouter le paiement dans vos factures ou dépenses, vous allez affecter le paiement au mauvais compte bancaire. Par la suite, lors de votre conciliation vous ne pourrez pas concilier ce paiement avec la transaction de votre relevé.
La solution pour corriger sa conciliation :
Est de modifier le compte bancaire d’affectation du paiement dans votre document (facture ou dépense). Pour cela, vous devez cliquer sur le paiement de votre facture ou dépense, modifier le compte puis enregistrer votre modification.
Comment choisir le bon compte bancaire lors de l’importation du relevé bancaire ?
Lorsque vous allez importer votre relevé pour faire votre conciliation, prenez le temps de vérifier que vous avez sélectionné le même compte bancaire. Si jamais vous importez un relevé et sélectionnez un autre compte bancaire. Dans ce cas, les transactions enregistrées dans Kiwili ne vont pas correspondre à celle de votre fichier.
Vérifier que toutes les transactions bancaires sont bien présentes :
Si vous remarquez des écarts entre votre compte et vos relevés bancaires, vérifiez que toutes les transactions sont bien présentes. Les transactions manquantes, supprimées ou oubliées peuvent entraîner une conciliation bancaire incorrecte. Nous allons voir les 3 cas de figure.
Transactions bancaires manquantes lors du rapprochement bancaire
Il peut y avoir une erreur dans votre conciliation bancaire à cause d’une transaction manquante. Prenons l’exemple d’une conciliation qui est faite du 1er au 15. Il se peut que des transactions passent le jour du 15. Ensuite le prochain rapport sera du 16 au 30. Les transactions qui sont passées au courant du 15 dans la journée ne seront pas présentes ni dans le premier ni dans le second relevé.
La solution pour que le rapprochement bancaire balance :
Bien vérifier quand vous importez votre prochain relevé qu’il ne manque pas de transactions avec le précédent.
Transactions bancaires supprimées lors de la conciliation bancaire
L’option COMPTABILITÉ+ de Kiwili vous offre la possibilité de supprimer des transactions. Rassurez-vous, si vous avez supprimé par mégarde, elles sont encore disponibles. Si vous supprimez des transactions, sachez que lorsque vous allez importer de nouveau votre relevé bancaire, elles seront considérées comme nouvelles.
Notez également la différence entre le bouton ignoré et supprimé. Ignoré va conserver la transaction dans la conciliation pour le calcul du solde d’ouverture, mais ne vas plus vous proposer de la concilier alors que le bouton supprimer va déduire le montant des transactions des soldes.
La solution pour les transactions supprimées:
Aller vérifier dans la partie des transactions supprimées si ce ne sont pas celles manquantes et les restaurer afin de poursuivre le rapprochement bancaire.
Transactions Kiwili oubliées :
Une fois que vous avez terminé votre conciliation, si elle ne balance pas vous pouvez vérifier si vous n’avez pas oublié des transactions dans votre Kiwili. C’est-à-dire des paiements que vous avez ajoutés dans Kiwili via les factures ou dépenses, mais qui ne sont pas encore conciliés.
La solution pour les transactions oubliées :
Si vous utilisez la conciliation avec fichier, vous pouvez aller dans la conciliation sans fichier et regarder la liste des transactions qui ne sont pas conciliées. Attention, cette technique vous permet de savoir quelles sont les transactions non conciliées, mais vous ne devez surtout pas cocher les cases dans la conciliation sans fichier. Pour faire votre rapprochement correctement, vous devez retourner dans la conciliation avec fichier pour terminer.
Conciliation de comptes pour les cartes de crédit :
Le rapprochement bancaire lié aux comptes de cartes de crédit peut porter à confusion parfois. Lorsque votre solde de carte est de 4000 en vérité il est à -4000. La carte visa est un compte bancaire qui commence à 0 et qui va en descendant.
Comment concilier correctement un compte de carte de crédit ?
Vérifier que les montants sont bien en négatifs
Avoir des soldes d’ouverture cohérents
Pour la conciliation avec fichier, le solde de fermeture est pris sur le relevé bancaire. Le solde d’ouverture correspond donc au solde de fermeture moins toutes les transactions. Les soldes doivent donc correspondre. Si le solde d’ouverture n’est pas le bon, cela vous indique qu’il y a sûrement une erreur.
La solution pour avoir des soldes corrects dans votre conciliation :
Si vous avez une erreur sur le solde d’ouverture, vous devez vérifier que toutes les transactions sont bien prises en compte. Vous devez également regarder si elles sont au bon montant sur la période pour arriver au montant du solde d’ouverture. Une autre raison d’avoir des soldes erronés est l’import du fichier qui n’a pas été fait correctement (voir article sur l’importation du relevé bancaire).
Gérer les paiements multiples, écriture inversée ou annulée
Parfois vous allez devoir annuler un paiement sur une facture, cela va créer une écriture renversée. Par la suite vous allez ajouter un nouveau paiement à cette même facture.
Dans votre relevé vous aurez une seule transaction pour le paiement de cette facture. Si vous conciliez uniquement le dernier paiement qui a été ajouté, il restera deux paiements en attente dans les écarts : le premier qui était faux et l’écriture renversée liée à l’annulation.
De quelle manière concilier un paiement qui a été annulé ?
Dans le cas des paiements multiples ou d’une annulation, vous devez concilier tous les paiements liés à la transaction. Pour l’exemple donné ci-dessus, vous allez devoir cocher : le premier paiement erroné, l’annulation du paiement (qui sera en négatif) ainsi que le paiement réel.
Vérifiez également que vos transactions qui restent à concilier ne sont pas liées à des annulations de paiement dans vos dépenses ou factures.
Choisir une méthode de conciliation bancaire : avec ou sans fichier
Le logiciel Kiwili vous permet d’utiliser les 2 méthodes pour réaliser votre rapprochement bancaire, avec ou sans fichier. Nous vous conseillons de choisir une des deux méthodes et d’utiliser uniquement celle-ci. Du moins pour un même mois. Cela va vous éviter de nombreuses erreurs. Si vous avez commencé votre conciliation avec les deux méthodes, voici ce que vous devez regarder.
La solution si vous avez fait votre conciliation avec les deux méthodes:
Si vous êtes dans la conciliation sans fichier, si la case est grisée c’est que la transaction a été faite dans la conciliation avec fichier.
À l’inverse si vous cochez une transaction dans la conciliation sans fichier, cela va ajouter une nouvelle transaction dans la conciliation avec fichier.
Si finalement vous souhaitez utiliser uniquement la méthode avec fichier, le plus simple est d’aller dans la conciliation sans fichier et de décocher tout ce qui peut être décoché (sauf les cases grisées qui sont déjà conciliées avec la méthode avec fichier). Ainsi vous pourrez poursuivre avec une seule et même méthode.
Voilà vous connaissez maintenant tout pour faire votre conciliation correctement. Des erreurs de comptabilisation, de fraudes ou de facturation peuvent être mises en lumière grâce à la conciliation bancaire. Elle peut également vous indiquer si vous avez oublié de noter certaines transactions. En effectuant une conciliation bancaire régulière, vous pouvez être sûr que votre compte bancaire reflète fidèlement votre situation financière réelle.
Vous pouvez également vous aider de nos autres tutoriels en lien avec la conciliation :
- Instructions conciliation bancaire
- Qu’est-ce que le rapprochement bancaire (ou conciliation bancaire) et comment l’effectuer ?
- Comment importer correctement son relevé bancaire ?
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