Budgétiser et soumissionner vos projets d’architecture à l’aide d’un logiciel

Comment budgétiser un projet d’architecture en fonction des honoraires ? Gérez l’ensemble des soumissions de votre cabinet d’architecture grâce au logiciel Kiwili. Depuis la budgétisation grâce aux honoraires allouées dans vos futurs mandats, à la création du devis jusqu’à l’envoi et l’acceptation de l’offre commerciale.

Budgétiser un projet d’architecture grâce aux allocations d’honoraires :

Renseignement des informations du projet :

Afin d’avoir une estimation des honoraires alloués pour la réalisation de votre mandat vous allez dans un premier temps devoir indiquer plusieurs informations dans la structure de votre projet d’architecture:

• Créer une étape avant projet pour ajouter votre temps de préparation.
• Ajouter les étapes traditionnelles d’un mandat d’architecture : Esquisse / Projet préliminaire, Projet définitif / étude des espaces / Proposition du concept ….
• Indiquer votre méthode de facturation dans l’onglet « Général » du projet. C’est cette méthode qui va déterminer le montant des honoraires allouées.
• Pour chacune des étapes vous allez devoir indiquer le nombre d’heures estimées.

Budgétisation des étapes de vos projets d’architecture :

Ensuite, vous allez pouvoir dans l’onglet « charge de travail » de vos étapes affecter du temps pour chacun des architectes. Vous allez donc pouvoir savoir le budget que vous allez pouvoir allouer à votre étape.

Pour chacun des architectes vous allez avoir une idée du coût salarial, mais surtout des honoraires allouées. Vous allez également avoir le budget total des honoraires allouées pour l’étape. Cela vous donne une idée du budget que vous allez pouvoir proposer dans votre devis pour chacune des étapes.

Budgétisation d’un projet d’architecture dans sa globalité :

Pour la budgétisation globale du mandat, vous allez pouvoir aller dans l’onglet « charge de travail » du projet en général.

Vous allez avoir un récapitulatif des honoraires allouées par architectes et par étapes. En bas du tableau, vous allez avoir le total du budget prévisionnel que vous allez pouvoir demander dans votre soumission.

Vous avez le choix d’entrer un budget dans les étapes pour comparer afin de savoir s’il est réaliste ou non. La seconde manière est d’allouer du temps dans chacune des étapes puis d’indiquer le budget de l’étape en fonction du total des allocations d’honoraire prévisionnel. Cette fonctionnalité vous sert à avoir une vision sur les honoraires pour réaliser votre projet, mais libre à vous d’ajouter des frais de gestion ou autres frais en plus dans le budget de votre étape.

Créer une offre de service depuis un avant projet :

En un clic, vous allez pouvoir créer un devis en partant des informations de votre projet. Pour cela, il suffit d’aller dans l’onglet « Devis » de votre projet. Puis vous allez cliquer sur le bouton  » Nouveau devis depuis le projet ».

Le devis va reprendre exactement toutes les informations que vous venez de mettre dans votre projet architectural. Prenons l’exemple du mandat que nous avons créé avant.

Dans un premier temps, chacune des lignes du devis reprendra la description des étapes. Le montant de chacune des lignes sera déterminé par le budget de votre étape, ou si vous n’avez pas inscrit le budget de l’étape, ce sera le nombre d’heures (en quantité) multiplié par le taux de l’architecte, par le taux du service par défaut de l’étape ou par le taux du projet en fonction de votre méthode de facturation.

Voici un exemple d’un devis créé en un seul clic depuis votre projet :

En passant par la conversion du projet en devis, vous allez avoir automatiquement les informations de bases de présentes sur la soumission :

• Nom du client,
• Nom du projet
• Description du projet
• Description des étapes
• Montant

Ensuite libre à vous d’ajouter des lignes ou de modifier certaines informations pour finaliser la soumission de votre cabinet d’architecture.

Suivi des soumissions :

Une fois que votre cabinet d’architecture a terminé la soumission, vous allez pouvoir l’envoyer directement depuis le logiciel Kiwili. Votre client va recevoir un lien URL. Il pourra donc consulter en ligne vos services d’architecture et votre proposition de mandat. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter directement avec leur signature en ligne.

Vous aurez ainsi tout l’historique d’acceptation de la soumission. D’ailleurs une fois acceptée son statut passera automatiquement à « Accepté » dans votre liste de suivi de devis.

Vous pouvez maintenant commercer à travailler sur votre mandat architectural. Vous remarquerez que si vous avez converti votre projet en devis ou que vous avez lié votre devis à votre projet, vous avez maintenant une colonne bleue de devis dans vos indicateurs de projet.

Kiwili, le logiciel de budgétisation et de soumission dédié aux architectes et aux urbanistes :

Kiwili est un logiciel adapté pour les architectes, offrant une gestion intégrée des devis, de la budgétisation et des honoraires. En suivant ce tutoriel, vous devriez être en mesure de tirer pleinement parti des fonctionnalités du logiciel Kiwili pour optimiser la gestion de votre cabinet d’architecture et améliorer votre efficacité.

Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir budgéter vos projets architecturaux, créer vos soumissions et suivre leur avancement jusqu’à l’acceptation. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos prochains articles :

• Architecture : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
• Créer et gérer un projet d’architecture en ligne grâce au logiciel Kiwili
• Gestion du changement de logiciel dans un cabinet d’architecture
• Suivi du temps de travail dans un cabinet d’architecture

Bon courage dans la gestion de vos projets architecturaux !