Vous devez créer et gérer des projets ? Le logiciel Kiwili vous accompagne étape par étape pour livrer vos projets dans les délais impartis !
Apprenez à planifier et organiser un projet de A à Z, coordonnez le travail d’équipe grâce à notre outil de collaboration, entrez des revenus et dépense, gérez la charge de travail et suivez votre projet en un clin d’œil avec les rapports et graphiques de suivi.
Création d’un nouveau projet :
Il existe plusieurs manières de créer un projet. Vous pouvez le créer de toute pièce, le convertir depuis un devis ou encore le dupliquer depuis un projet « maquette ». Pour tout savoir sur la création d’un projet, vous pouvez consulter notre tutoriel.
Informations contenues dans les projets du logiciel :
Les projets sont le cœur du logiciel, car ils sont reliés directement aux factures, aux entrées de temps, aux tâches … Les projets sont composés de plusieurs informations. Nous allons donc regarder toutes les informations qui vont vous permettre d’analyser vos projets.
Les Indicateurs :
Vous êtes maintenant sur la page d’accueil du projet, où s’affiche un graphique d’indicateurs. Ici vous pouvez suivre votre projet en un clin d’œil : Budget, Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire, Charge de travail allouée, ainsi que les 3 marges : marge, marge estimée et marge prévisionnelle.
Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un projet : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section “Rapports” de votre Kiwili.
Les informations générales et les étapes du projet :
Le détail des informations présentes dans l’onglet « général » et dans les « étapes » se trouve dans l’article sur la création d’un projet. Vous avez ensuite plusieurs fonctionnalités liées aux étapes.
Les discussions dans l’étape d’un projet
Dans cet onglet, Kiwili vous permet d’échanger avec vos collaborateurs à propos de l’étape en cours. Vous pouvez suivre les commentaires et remarques avec la date et l’heure de ceux-ci. Cette section vous permet également d’ajouter des informations dont vos collaborateurs ont besoin pour travailler sur l’étape. Ainsi ils gagnent du temps à ne pas chercher les informations dans leur mails ou document.
Gestion des tâches d’une étape
Dans l’onglet “tâches”, vous pouvez ajouter des tâches spécifiques pour chaque étape.
Vous allez par la suite retrouver l’ensemble des tâches du projet dans l’onglet « Tâches » du projet. L’avantage d’ajouter les tâches dans chacune de vos étapes est de voir l’avancement lors des entrées de temps.
Gestion de la charge de travail d’un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
La partie charge de travail vous permet de suivre la répartition de la charge de travail allouée versus le temps de travail réellement réalisé. Cette fonctionnalité donne une vision générale de la charge de travail par étape / projet / collaborateur.
Organisation des tâches dans les projets :
Si vous avez ajouté les tâches dans chacune de vos étapes vous allez retrouver la liste complète de toutes les tâches à faire pour réaliser votre projet ici. Vous remarquerez que vous avez également les boutons d’action qui se trouvent dans la fonctionnalité « tâches ». Ce qui vous permet de changer le statut de plusieurs tâches du projet en même temps, d’archiver ou de dupliquer également.
Pour en savoir plus sur la gestion des tâches, vous pouvez consulter notre tutoriel.
Gestion du temps de travail dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
Dans l’onglet “heures” de votre projet, vous retrouverez toutes les informations concernant les entrées de temps liées à ce projet. En fonction du mode de facturation que vous avez sélectionné pour votre projet, les calculs vont s’adapter.
Pour savoir comment entrer son temps dans un projet, lisez notre article.
Les devis sont liés à votre projet :
Dans chacun de ces onglets, vous trouverez les informations associées à votre projet. L’avantage avec le logiciel Kiwili c’est que tout est lié, vos devis deviennent votre budget de projet, ensuite vous allez entrer votre temps de travail, suivre l’avancement et facturer directement depuis votre projet. Pas besoin de transférer ou partager des fichiers tout est lié et tout se trouve dans votre projet. Cela limite les erreurs et vous faire gagner du temps.
Dans ‘Devis’, vous verrez le ou les devis en lien avec le projet. Trois possibilités s’offrent à vous pour lier un devis à un projet :
- Convertir directement un devis en projet.
- Depuis votre devis, ajoutez le projet dans le champ “projet”
- Ajouter un devis depuis la section “autres devis pour ce client non associé à un projet”
- Créer un devis depuis votre projet
L’ensemble du montant que votre client a accepté deviendra alors le budget de votre projet. Vous allez donc pouvoir suivre l’avancement de la facturation en fonction du devis sur votre projet. Vous pouvez également allouer manuellement le budget de votre projet.
Facturez directement depuis vos projets :
De même que pour les devis, vous retrouverez toutes les factures associées à votre projet dans “facture’. Vous pouvez ajouter directement une facture standard depuis le projet, mais vous pouvez également créer une facture progressive. Vous avez donc le choix, d’importer le temps dans votre facture, ou bien de facturer à l’avancement votre projet.
Gérez les commandes de vos projets :
Lors de la réalisation de vos projets, vous allez peut-être devoir commander du matériel ou des produits. Vous allez donc créer des bons de commande. Il est très important de les lier à votre projet si vous souhaitez inclure les données dans les analyses.
Vous avez le choix d’ajouter un bon de commande directement depuis votre projet, ou bien de le lier lors de la création de ce dernier.
Pour en savoir plus sur la gestion des bons de commande, vous pouvez consulter notre tutoriel.
Associez les dépenses de votre projet :
Sous l’onglet dépenses, vous trouverez toutes les dépenses liées à votre projet. L’avantage de lier les dépenses à votre projet, c’est que vous pourrez analyser correctement la rentabilité de vos projets. En effet les différentes marges et rapports d’analyses vont prendre en compte toutes les charges que vous avez dépensées pour la réalisation de votre projet.
Notez que vous pouvez ajouter des dépenses prévisionnelles afin d’avoir une meilleure vision sur les charges du projet et sur la marge que vous allez dégager à la fin de votre projet.
Crédits et avances liées au projet :
Si vous recevez de l’argent en avance pour votre projet vous pouvez l’ajouter dans l’onglet « Crédit ». Si c’est un projet avec un fournisseur et que vous lui avez payé en avance allez ajouter la somme dans « Avances ». Les onglets vont apparaitre automatiquement : crédit pour les clients et avances pour les fournisseurs. Par la suite vous pourrez utiliser ce crédit ou avance pour payer les factures ou dépenses de votre projet.
Pour en savoir plus n’hésitez pas à consulter notre article sur les notes de crédit et avances.
Personnalisation des suivis de vos projets :
La section « Suivi » est prévue afin d’inscrire tous les commentaires nécessaires au projet. Ainsi, vous ne laisserez échapper aucun détail.
Personnalisez le format de vos messages de suivi, selon vos besoins en vous rendant à la section « Modèle du message de suivi des projets » sous « Configuration ».
Gestion de la charge de travail :
Afin de répartir adéquatement la charge de travail entre les différents utilisateurs, vous pouvez utiliser la fonction allocation de ressources dans les étapes. Par la suite vous pourrez analyser et ajuster la charge de travail entre les employés en fonction des jours, des semaines ou des mois.
Pour en savoir plus, suivez notre tutoriel sur la gestion de la charge de travail des projets.
Suivi de l’avancement du projet :
À chaque fois que les utilisateurs du projet vont travailler dessus et entrer leurs heures, vous allez voir les barres d’avancement de temps des étapes et du projet évoluées. Il en sera de même pour la facturation et les indicateurs d’avancement du budget.
Rapports d’analyses et optimisation de la performance :
Afin de prendre les bonnes décisions liées à vos projets, vous avez à votre disposition un grand nombre de rapports d’analyse. Si vous souhaitez continuer d’analyser les données, vous pouvez toujours les exporter au format Excel.
Clôturer un projet avec le logiciel de gestion de projet Kiwili
Une fois que vous avez livré le service au client et terminé votre projet, vous pouvez marquer les étapes et tâches comme terminées, en un seul clic ici :
Vous savez maintenant comment gérer et optimiser un projet avec le logiciel de gestion en ligne Kiwili !
Vous pouvez retrouver l’intégralité des tutoriels de gestion de projet ici.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !