L’élaboration d’une facture ne doit pas être prise à la légère. Si un souci apparaît après la vente du produit ou la prestation d’un service, le client doit pouvoir s’appuyer sur sa facture, quelles que soient les circonstances. La facture va être l’élément essentiel en cas de plainte pour le client et pour le vendeur. Par conséquent, toutes les informations liées à la vente ou la prestation de service doivent figurer sur la facture.
La création d’une facture devient complexe lorsque l’on ne sait pas comment s’y prendre. Les factures non conformes peuvent avoir des conséquences dommageables pour votre activité, tels que le non-paiement de la facture ou des problèmes administratifs. Il faut respecter certaines règles.
Si vous êtes novice en facturation ou que vous ne savez pas faire des factures conformes à la loi alors vous êtes au bon endroit. Nous allons donc voir les règles basiques à respecter pour une facturation et se faire payer dans les délais.
Faites des factures compréhensibles, incluant les mentions obligatoires
Envoyez des factures suffisamment précise et explicite. Le client qui reçoit votre facture ne doit pas se poser des questions sur le montant de sa prestation ou les taux appliqués. Des astuces existent pour rendre vos factures à la fois claires aux yeux des clients, mais également légalement conformes. Nous allons vous citer quatre astuces pour vous guider.
Décrire précisément le produit
Le client doit savoir précisément ce qu’il paie. La facture doit détailler le produit vendu, les caractéristiques techniques du produit, la date de livraison, les changements de références, le type de règlement qu’il doit effectuer.
Faire référence au devis ou bon de commande
Le client doit retrouver le devis ou le bon de commande qu’il a signé avant d’avoir reçu la facture.
Intégrer tous les éléments de facture obligatoires selon votre région
Ajouter des termes de paiement simples
Indiquez au bas de votre facture les modalités de paiement, rédigées de manière cordiale. Celles-ci devraient inclure les dates d’échéance pour le paiement de complet ou partiel de la facture. Les termes devraient également afficher les pénalités de retard. Renseignez-vous sur les dispositions légales de votre région en ce qui concerne ces frais de retard.
- Exemple général de conditions et modalités de paiement :
“Merci pour votre confiance. Le paiement complet est attendu d’ici 21 jours. Après cette date, des frais de retard de 1,5% du montant de la facture seront facturés mensuellement.”
Faites attention aux taux de taxes
Les taux de taxes changent en fonction des prestations et des produits vendus. Vous l’aurez compris, une facture peut comporter différents types de taxes. Il est donc important de choisir le bon taux afin de ne pas avoir de problèmes par la suite. Il est primordial de suivre le changement de taux. Si vous avez peur de faire des erreurs dans l’application du taux alors, rabattez-vous sur un logiciel de facturation. Le logiciel Kiwili vous permettra de faire des modèles de taxe selon les types de clients et prestation. Vous éviterez toute erreur dans l’application du taux.
Facilitez les règlements
D’abord, proposez divers règlements pour faciliter les moyens de paiement. Les cartes bancaires, espèces ou virements bancaires sont des règlements courants. Le moyen le plus simple est de proposer le paiement par carte directement en ligne via Stripe ou PayPal, à partir de votre facture, comme le propose Kiwili.
Suivez vos règlements
Il ne suffit pas d’envoyer les factures et d’attendre. Vérifier constamment vos règlements, car vous n’êtes pas à l’abri d’une facture impayée. En effet, si vous avez des factures impayées, relancez vos clients. Tout cela demande une organisation remarquable. Vous pouvez vous perdre entre les factures réglées et les factures impayées. Des logiciels adéquats permettent de suivre les règlements effectués et ceux impayés.
Utilisez un logiciel de facturation
Vous l’aurez compris sûrement, un logiciel de facturation vous facilite la vie. Que ce soit pour créer des factures simples, claires et conformes, facturer en ligne, suivre vos paiements, un outil de facturation est votre meilleur allié pour vous faire payer rapidement.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !