Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout inclus, il vous offre donc une multitude d’outils RH afin d’optimiser la gestion de vos employés. Notre logiciel de gestion comptable met également à votre disposition l’option COMPTABILITÉ+ qui inclut l’entrée des paies de vos employés. Lisez ce qui suit pour savoir comment gérer les paies de vos employés et tenir votre comptabilité d’entreprise efficacement.
La gestion de la paie avec le logiciel Kiwili
En tant qu’employeur, vous êtes soumis à plusieurs responsabilités quant à la paie de vos employés, notamment en ce qui a trait aux :
- aux bulletins de paie (ou fiche de paie) ;
- aux avantages sociaux;
- aux cotisations à payer aux gouvernements
- aux relevés et feuillets de renseignements à produire;
- aux retenues à effectuer sur les salaires et autres formes de rémunération.
Ces responsabilités et exigences légales peuvent varier en fonction de votre région et de la taille de votre entreprise. Vous pouvez prendre en charge la paie de vos employés avec un tableur Excel, sinon avec un logiciel de paie, tel que Ceridian ou ADP. Utiliser un logiciel de paie en combinaison avec l’option COMPTABILITÉ+ de Kiwili est une solution simple et efficace.
Paramétrer les informations de salaire et d’horaire des employés :
Afin d’avoir des rapports de paie, vous devez dans un premier temps remplir les informations pour chacun des employés. Pour cela vous allez dans le profil de chacun des utilisateurs et dans l’onglet :
Taux et salaire :
Vous allez pouvoir indiquer le salaire horaire ainsi que le salaire horaire pour les heures supplémentaires (optionnel). Vous avez également la possibilité d’ajouter de nouveaux taux. Par exemple, dans le cas ou la personne à une augmentation de salaire à partir d’un moment donné.
Dans l’exemple ci-dessous, la personne était payée 30$ de l’heure et à partir du 1 janvier 2024 35$ de l’heure. Sur le rapport de paie les deux taux seront pris en compte en fonction des dates. Pareil pour les projets, pour l’onglet « Heures » si le projet s’étale sur plusieurs mois, la colonne salaire va prendre en compte les différents taux en fonction des dates des entrées de temps.
Les horaires :
Vous allez indiquer les horaires de chacun des employés. Pour la paie ce qui est vraiment important c’est le total par semaine. Mais nous vous conseillons de remplir en détail l’horaire car cela va vous servir pour la gestion de la charge de travail. Dans le rapport de paie, le logiciel va vous indiquer à chaque fois le nombre d’heure théorique * le taux de salaire horaire. C’est pour cela que cet onglet doit être renseigné.
Les rapports utiles pour la gestion de paies des employés
L’ERP Kiwili vous met à disposition un grand nombre de rapports afin d’avoir toutes les informations que vous souhaitez. Toutes les informations présentes dans les rapports Kiwili sont exportables en Excel. Vous pourrez donc ensuite facilement travailler dessus ou les exporter dans votre logiciel de paie. Notez que vous avez accès uniquement aux rapports qui sont liés aux fonctionnalités de votre forfait.
Rapport : heures supplémentaire et banques d’heures des employés :
Le rapport le plus approprié pour la paie des employés est celui des : Heures supplémentaires et banques d’heures des employés. Il vous indique le solde des heures travaillées et heures supplémentaires par employé par rapport aux heures prévues ainsi que par rapport à leur banque d’heures sans oublier le montant à payer par période. Le calcul du nombre d’heures et du taux en fonction des heures normales ou supplémentaires se fait automatiquement.
Heures travaillées :
Le rapport heures travaillées va vous donner le détail de toutes les entrées de temps sur la période choisie. Vous aurez ainsi le cout salariale pour chacune des entrées de temps.
Vous avez également d’autres rapports qui peuvent vous être utiles pour la paie de vos employés commet par exemple les heures travaillées par employé et par client
- Dépenses détaillées / Rapport détaillé des dépenses, excluant les dépenses annulées
Le logiciel de gestion d’entreprise Kiwili vous offre également des graphiques afin d’optimiser la gestion de vos employés au mieux :
- Heures des employés / Graphique des heures travaillées par employé
- Heures par employé / Graphique de fréquence des heures travaillées par employé
Graphique heures par employé :
Dans le graphique ‘Heures par employé‘ , vous pouvez maintenant visualiser en un seul coup d’œil les heures de vos employés qui sont : facturées (vert), Non facturées (rouge) ou non facturables (bleu). Vous avez également la possibilité de fixer un objectif d’heures facturables (dans les horaires). Ainsi voir si vos employés passe assez de temps sur les heures facturables ou non.
Entrer les paies dans le logiciel de gestion Kiwili
À l’aide de l’option COMPTABILITÉ+ de Kiwili, vous pouvez aisément faire votre tenue de livre et entrer les montants liés aux paies de vos employés dans le journal général. Vous aurez ainsi toutes les données nécessaires dans le logiciel de gestion comptable Kiwili afin de veiller à vos finances et pour vous faciliter la fermeture d’année fiscale. Lisez ce qui suit pour découvrir la démarche à suivre pour ajouter les paies de vos employés dans Kiwili.
Créer des entrées de journal récurrentes pour les paies
Nous vous conseillons de créer des entrées de journal récurrentes qui vous serviront ensuite de modèle. Pour cela c’est très simple, dans un premier temps :
1) Assurez-vous d’avoir en main les relevés de paie de vos employés.
2) Rendez-vous à la section « Entrées de journal récurrentes » sous « Comptabilité ».
3) Cliquez sur « Ajouter une entrée de journal récurrente ».
4) Ajoutez une description puis créez une entrée de journal pour les montants pertinents indiqués dans le relevé de paie de votre employé, puis enregistrez. Voici un exemple :
Vous avez ensuite le choix de répéter l’opération pour chaque employé ou de faire une seule entrée pour tous les employés.
Importer les modèles et créer les entrées manuelles de journal pour les paies des employés
Par la suite, l’entrée des paies dans le journal général de l’option COMPTABILITÉ+ de Kiwili sera plus facile et efficace. Pour ce faire :
1) Rendez-vous à la section « Entrées manuelles du journal général » sous « Comptabilité ».
2) Cliquez sur le bouton « Importer une entrée de journal récurrente », sélectionnez un modèle dans le menu déroulant et ensuite cliquez sur « Importer ».
3) Le modèle s’affichera. Modifiez les informations indiquées si nécessaire, puis cliquez sur « Enregistrez et poster » pour créer l’entrée de journal.
Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer les paies de vos employés avec le logiciel de gestion d’entreprise Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !