L’un des facteurs de réussite d’une PME est de réussir à faire une bonne gestion du temps au travail. Surtout lors du lancement de votre activité, vous pouvez vite être dépassés par la charge de travail, mal gérer les priorités ou livrer des projets en retard. Ce type de problème est fréquent lorsque vous démarrez mais nous sommes là pour vous aider en vous donnant quelques outils afin de mieux gérer votre quotidien.
8 Trucs et astuces pour gérer votre temps de travail :
1) Horaires de travail à définir en tant qu’entrepreneur
Une bonne gestion de votre temps commence par la définition d’horaires de travail cadrés. Ce point est important pour tous les entrepreneurs, car la barrière entre vie professionnelle et vie personnelle est très mince. Si, dès le début vous ne vous fixez pas des horaires de travail à respecter, vous aurez très vite fait de vous laisser aller. Un réveil un peu tardif, un déjeuné avec un ami un peu plus long que prévu ou un événement de dernière minute, vous êtes votre propre patron et personne ne sera là pour vous tirer les oreilles….. sauf vous. L’inverse peut être aussi néfaste, travailler du matin au soir, la semaine et le weekend va empiéter sur votre vie personnelle et vous rendre moins productif.
Pour une bonne gestion du temps de travail, fixez des horaires qui vous permettront de réaliser vos objectifs de réussite, mais également de prendre du temps pour vous.
2) S’accorder du temps pour être plus productif
Cela peut paraître absurde de « prévoir d’avoir du temps », mais que vous le croyiez ou non c’est essentiel et important dans le travail d’un entrepreneur. À foncer droit devant, la tête dans le guidon, vous risquez de partir dans la mauvaise direction et de passer à côté de l’essentiel. Il est donc primordial, pour une bonne gestion du temps de s’accorder des moments de réflexion.
Il y a également les moments de récupération qui ont une importance dans la gestion du temps d’une entreprise. Être à bout de nerfs, fatigué ou tout le temps sous pression ne permet pas d’être productif à long terme. Prenez donc le temps de récupérer, de faire du sport ou de consacrer une partie de votre temps à vos loisirs et pas uniquement à votre travail. Et n’oubliez pas, si vous décidez de lancer votre propre entreprise c’est dans le but de réussir, mais également d’en tirer les bénéfices. On ne se tue pas à la tâche et on prend le temps de la réflexion pour ne pas perdre de vue ses objectifs.
« Le temps de la réflexion est une économie de temps » de Publius Syrus
3) Planifier dans le temps les objectifs de votre PME
Lorsqu’on dirige une entreprise, on a vite une multitude de choses à faire, d’où l’importance de se fixer des objectifs et de les planifier dans le temps. La gestion d’une entreprise nécessite de ne pas perdre de vue ses objectifs à court et long terme. Pour cela, vous pouvez établir un plan d’action quotidien, hebdomadaire et mensuel. Faites un point chaque fin de semaine (de mois) pour analyser les objectifs qui ont été atteints ou non. Concernant les buts qui n’ont pas abouti, il est important d’en trouver la raison, est-ce une mauvaise gestion du temps, un facteur extérieur que vous auriez pu gérer ou non ? Adaptez ensuite la planification de vos tâches en fonction des leçons que vous en aurez tirées.
« Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut rien gérer d’autre » de Peter Drucker
4) Gagner du temps en organisant vos documents
Dans une entreprise, une bonne organisation de vos documents sera un gain de temps au quotidien, que ce soit pour les documents papiers ou virtuels. Certains doivent être en train de ce dire « ce point la ne me concerne pas, l’administratif ce n’est pas mon truc », grosse erreur. Si vous n’êtes pas trop organisé avec la paperasse, c’est d’autant plus important pour ne pas perdre du temps à chercher les documents importants afin de vous concentrer uniquement sur la réalisation de vos projets.
Avoir un espace de travail rangé et fonctionnel sera un gain de temps quotidien. Ce n’est pas LA tâche la plus urgente, mais elle doit être faite régulièrement.
5) Gérer son temps en priorisant les tâches
Voici une méthodologie qui vous aidera à mieux organiser vos tâches et donc à optimiser votre temps de travail.
Commencez par découper chaque projet en plusieurs étapes. Ensuite, déterminez le niveau de priorité de chacune d’elles (urgentes ou non). La troisième étape consiste à estimer leur temps de réalisation. Maintenant, c’est à vous de jouer.
Nous vous conseillons de réaliser les missions urgentes et rapides en premier, ensuite faites un choix entre les tâches urgentes mais longues et les moins urgentes mais rapides d’exécution. Concernant les tâches plus longues à réaliser qui ne sont pas urgentes, ne les laissez pas trop longtemps de côté, car un jour elles deviendront urgentes.
Une bonne astuce pour ne pas être en retard est de se réserver une plage horaire de « secours » par jour, par semaine ou par mois. De cette manière lorsque vous dépassez un peu le temps prévu, vous ne prenez pas de retard global. Dans certains cas, cette réserve de temps peut même vous permettre d’avancer sur d’autres projets.
« Travail bien réparti ne tue pas » Proverbe français
6) Gagner du temps en disant « Non »
Cela peut vous paraître absurde, mais vous allez gagner du temps en apprenant à dire non. Accepter tous les projets qu’on vous propose ne vous aidera pas dans l’évolution de votre PME, bien au contraire. Votre charge de travail ne fera qu’augmenter et il en sera d’autant plus difficile de tenir vos délais tout en réalisant un travail de qualité.
Le tout est d’apprendre à dire non, de manière à ne pas offusquer ses collaborateurs, ses clients ou ses fournisseurs. Le mieux est d’expliquer la raison de votre refus. Un auto-entrepreneur qui sait gérer son temps de travail et qui respecte les promesses qu’il a faites à ses clients est toujours plus apprécié qu’une personne qui accepte tous mais ne livre pas à l’heure.
Si vous ne pouvez pas vous permettre de refuser certains contrats pour diverses raisons, une autre solution s’offre à vous : déléguer.
« Heureux et libre est celui qui ose dire non » de Peter de Genestet
7) Déléguer permet à un gérant de petite entreprise de gagner du temps
Déléguer, chose pas toujours évidente pour un gérant de PME. C’est votre affaire, vous y avez mis tout votre cœur, votre énergie et surement une bonne partie de vos économies et vous n’avez pas envie qu’une personne extérieure gâche tout. Si vous voulez gagner du temps et continuer à faire évoluer votre entreprise, vous allez devoir apprendre à déléguer. Cela ne veut pas forcément dire déléguer uniquement les tâches qui ne vous intéressent pas, mais impliquer vos collaborateurs dans les missions. Et le plus important pour optimiser votre temps de travail est de partager l’information. Quoi de plus handicapant de ne pas pouvoir finaliser son travail par manque d’information ? Partager l’information vous permettra de déléguer efficacement afin de mieux gérer votre temps.
« Entourez-vous des meilleurs que vous puissiez trouver, déléguez et abstenez-vous d’interférer » de Ronald Reagan
8) Effectuer les tâches inintéressantes en priorité
En général, lorsqu’on se lance en tant que travailleur autonome c’est dans le but de réaliser ce qu’on aime. Vous ne pensez pas toujours aux tâches ennuyeuses, mais obligatoires que vous allez devoir effectuer. Je vous parle de l’administratif, de la comptabilité, de la gestion du temps, des factures et toutes ces choses-là. Bien mauvaise nouvelle, vous allez devoir les effectuer en priorité si vous voulez avoir une bonne gestion de votre temps de travail. Plus vous allez laisser traîner les tâches moins attractives et compliquées, plus le retard va s’accumuler.
Le plus simple pour gérer au mieux les tâches administratives et comptables est d’acquérir un rythme et une bonne organisation dès le départ. Pour ça, vous avez des logiciels de gestion et comptabilités en ligne tel que Kiwili, adaptés aux travailleurs indépendants et aux petites entreprises.
Gestion du temps dans Kiwili, différentes possibilités d’organiser vos tâches :
1) Niveaux de priorité des tâches
Le logiciel de gestion du temps en ligne de Kiwili vous propose de classer vos tâches en fonction de différents niveaux de priorité. Niveau 3 pour les tâches très urgentes, niveau 2 pour le travail à effectuer à moyen terme et niveau 1 pour les actions non urgentes. Et bien sûr, pour chacune des choses à faire vous avec le choix de définir une échéance ou non.
2) Estimation du temps de réalisation d’une tâche
Kiwili vous propose d’estimer le temps de réalisation d’une tâche. Cette fonction est importante dans la gestion du quotidien d’un travailleur autonome ou d’une PME, car vous pourrez ensuite la comparer avec le temps effectif. Cette comparaison vous permet un meilleur aperçu du temps de réalisation de vos projets.
3) État de la réalisation de la tâche
Afin d’avoir une vision simple et synthétique de l’avancement de vos différentes missions, Kiwili vous offre la possibilité de choisir entre différents états : à faire, en cours, en pause ou terminé. De cette manière, vous pouvez en un seul coup d’œil visualiser les tâches que vous avez débutées dans le but de mieux gérer votre temps au quotidien.
4) Déléguer une tâche
Lorsqu’une mission débute, vous devez assigner la tâche à une personne, mais à tout moment vous avez le choix de déléguer le travail à faire. La personne en sera alors informée, et son tableau de bord sera mis à jour. Cette fonctionnalité est très utile pour les gérants de PME, cela leur permet d’avoir une certaine réactivité et une meilleure préparation du travail.
Gérer son temps et ses priorités de G.Rodach éditions EYROLLES
Prendre son temps pour en gagner de Lothar J.Seiwert éditions EYROLLES
Enfin, Kiwili n’est pas qu’un logiciel de gestion de temps, il est très complet et possède des avantages non négligeables par rapport aux autres logiciels de gestion.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !