Comment rédiger votre message d’absence automatique avant de partir en vacances ?

Partir en vacances quand on est entrepreneur devrait être obligatoire. Se changer les idées, voir d’autres choses et surtout se ressourcer, voilà le cocktail idéal pour un entrepreneur au soleil.

 

Seulement voilà. Les vacances scolaires arrivent,  vous avez trié vos dossiers, fait le point avec vos clients et vos collaborateurs, rangé votre bureau, mais avez-vous pensé à faire votre message d’absence automatique ?

Même si vous comptez “déconnecter”, il est indispensable de prévenir vos clients, collaborateurs et fournisseurs que vous êtes absent. En effet, écrire un mail d’absence automatique avant de partir en vacances, c’est une marque de professionnalisme qui justifie votre indisponibilité. De cette manière, vos interlocuteurs seront informés de votre absence et pourront ajuster leurs attentes en conséquence, ce qui contribuera à maintenir une communication fluide et transparente. Voici donc tous nos conseils pour rédiger un message automatique d’absence, avec quelques modèles de lettre simple !

(N’oubliez pas de bien vérifier où vous en êtes dans vos factures et vos projets si vous utilisez un logiciel de gestion d’entreprise comme Kiwili !

Quelles informations doit contenir un message d’absence ?

Le courriel d’absence doit contenir certaines informations essentielles :

• La date de votre départ
• La date de votre retour
• Les coordonnées d’un contact d’urgence, le cas échéant

Veillez à indiquer que vous ne serez pas joignable ou de manière limitée.

Nous vous conseillons de ne pas laisser votre numéro de téléphone dans ce courriel. Même si vous n’êtes pas un adepte de la déconnexion en vacances et que vous pensez regarder votre messagerie de temps en temps, garder bien à l’esprit que vous êtes en vacances.

Cela veut donc dire théoriquement injoignable !

 

 

Quel style pour un message d’absence du bureau ?

Le message doit être concis et clair. Deux ou trois lignes suffisent. Cela ne veut pas non plus dire écrire un message austère et très conventionnel. Selon votre secteur d’activité, en particulier si vous échangez directement avec des clients, vous pouvez très bien avoir un ton un peu plus léger et créatif.

En citant quelques-uns de vos articles de blog par exemple, ou en leur conseillant certaines de vos ressources.

Exemples de message d’absence

Employé en entreprise

“Bonjour,

Je suis absent(e) du [date de départ] au [date de retour] compris.

Pour toute urgence, vous pouvez contacter [prénom nom] à cette adresse : [adresse email du/de la collègue].

Cordialement,

[prénom nom] ”

 

Entreprise en vacances

Bonjour,

Merci de nous avoir contactés ! Notre équipe est actuellement en train de se reposer après une année bien remplie. Nous examinerons votre demande dès notre retour le (date de retour).

Nous vous contacterons dans les 48 heures suivant notre retour.

Si votre demande ne peut vraiment pas attendre, vous pouvez toujours nous écrire à cette adresse, consultée quotidiennement (seules les demandes urgentes seront traitées) : [courriel alternatif]

Cordialement,

[Votre nom]

 

Nos 5 conseils pour un message d’absence réussi

1- Un message multilingue :

Si votre activité est internationale, n’oubliez pas de rédiger le courriel dans les différentes langues de vos interlocuteurs. Voici un exemple en anglais :Thank you for your e-mail. I will be out of office from [date] to [date] and unable to respond at this time.I will review your message following my return.Should the matter be important, please contact [name] at [e-mail address] in my absence.Best regards,[Signature]

2- La formule de politesse :

Vous pouvez facilement varier et adapter la formule de politesse de clôture de votre mail. En effet, pour vous donner des idées, voici quelques exemples de formules de politesse pour un mail : cordialement, bien à vous, et bonne réception. N’hésitez pas à expérimenter différentes formules en fonction du contexte et de votre relation avec le destinataire. Pour plus d’exemples, n’hésitez pas à consulter le site « Lettres gratuites.com ».

3- La messagerie vocale :

Faites également un message d’absence sur votre messagerie vocale. Cela permettra à vos interlocuteurs de savoir à quel moment vous recontacter et évitera qu’ils pensent que vous ne souhaitez pas répondre à leurs appels téléphoniques.

4- Ajouter des jours à la date de retour :

Si vous savez d’avance qu’à votre retour de vacances vous allez avoir une tonne d’emails à traiter, vous pouvez rajouter un ou deux jours en plus à votre date de retour. Cela vous permettra de prendre le temps de répondre à tous vos courriels.

5- Désactiver le message d’absence :

N’oubliez pas de désactiver l’annonce à votre retour, car vos clients risquent de ne pas trouver très professionnel de recevoir un email automatique d’absence d’une date antérieure. De plus, il est préférable d’offrir une impression de disponibilité en temps réel en désactivant cette fonction.

 

Comment activer mon message automatique d’absence dans ma boîte de courriel ?

Chaque boîte de courriel est différente, mais toutes vous permettent de programmer un message automatique d’absence. Pour la plupart vous trouverez l’endroit dans les paramètres de la boîte de courriel.

Voici le détail de la démarche à suivre pour les principales boîtes de courriels :

• Utiliser le gestionnaire d’absence sur la messagerie ICloud : https://support.apple.com/kb/PH2627?locale=en_US&viewlocale=fr_FR
• Utiliser le gestionnaire d’absence sur la messagerie Outlook : https://support.microsoft.com/en-us/kb/290846/fr?wa=wsignin1.0
• Utiliser le gestionnaire d’absence sur la messagerie Gmail : https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=fr

Voilà, vous êtes maintenant prêt à partir ! N’hésitez pas à consulter notre suggestion de livres à découvrir pour vos vacances.

Notre dernier conseil est de bien vous préparer avant votre départ et d’anticiper certaines situations de “crise”. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise fait partie de ces outils bien pratiques pour gérer son activité sereinement, même en partant en vacances à l’autre bout du monde. Vous aurez accès à toutes les informations indispensables à votre entreprise en cas de besoin. Il vous suffira d’une connexion internet.

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