Gagnez du temps en téléchargeant et sauvegardant vos fichiers dans l’espace « Kiwili Disque ».
Stockez vos fichiers de manière sécurisée, directement dans votre Kiwili, et accédez à vos données quand vous en avez besoin, grâce à la fonctionnalité Kiwili Disque.
Ajouter des fichiers sur Kiwili Disque et partager vos documents
Dans votre Kiwili Disque, téléchargez les documents que vous allez avoir besoin de partager dans vos factures, devis, dépenses, projets, tâches ou pour avec votre équipe.
Vous retrouverez ici la liste des documents accessibles.
En ce qui concerne la colonne propriétaire (dans le tableau d’aperçu de vos documents stockés), il s’agit de la personne qui ajoute le document et qui est la seule à pouvoir visionner ce document. Mais cette donnée est modifiable si vous souhaitez que d’autres utilisateurs puissent avoir accès aux fichiers. Dans ce cas, sélectionnez le document souhaité et cliquez sur le bouton « Actions » puis sur « Propriétaire » : soit vous laissez cette donnée vide pour que le document soit partagé avec les autres utilisateurs ou vous attribuez une personne comme propriétaire.
Rechercher un document dans le logiciel Kiwili :
Grâce à la loupe au coin à droite de Kiwili vous pouvez faire une recherche rapide dans l’espace.
Une fois que vous avez mis vos critères de recherche, vous allez avoir le résultat. Une petite bande verte vous indique les filtres que vous avez sélectionnés. Si vous souhaitez retourner à l’ensemble des documents, il suffit de cliquer sur la croix à gauche. La fonctionnalité de recherche vous permet de trouver rapidement un document.
Ajouter des fichiers dans mon ERP Kiwili en déplacement :
L’ERP Kiwili est accessible aussi bien sur ordinateur, que tablette, que smartphone. Parfois, il arrive qu’on soit pressé. Nous n’avons donc pas forcément le temps de nous connecter au logiciel puis de chercher le document dans lequel on souhaite joindre notre document. Pas de problème, Kiwili a pensé à tout. Vous avez en haut de votre fonctionnalité de Kiwili Disque une adresse mail : drive.nomdevotreentreprise@kiwilibox.com.
Nous vous conseillons d’enregistrer cette adresse dans votre répertoire. Ainsi dès que vous avez besoin de mettre un document il suffit d’envoyer un mail à votre adresse de disque. Elle va automatiquement s’ajouter dans votre Kiwili Disque.
L’objet de votre mail va correspondre au nom de votre fichier. Le propriétaire sera mis automatiquement en fonction de l’adresse mail de l’envoyeur. Par la suite, lorsque vous allez prendre le temps de traiter vos factures, devis, projets … Vous allez pouvoir joindre ce document qui est déjà présent dans votre ERP à la bonne place.
Cette fonctionnalité peut vous faire gagner un temps fou. Par exemple si vous êtes sur un chantier et vous devez prendre des photos. Vous allez ensuite pouvoir les joindre à une tâche ou un projet. Prenons, par exemple, une demande prospect, qui vient de vous envoyer les spécificités d’une demande en PDF. Vous allez pouvoir l’envoyer, puis plus tard la joindre à votre soumission.
Sachez qu’il est également possible de créer une fiche client ou fournisseur, une dépense ou une tâche avec un simple mail.
Kiwili Disque – Joindre un fichier ou une image à votre client
Lorsque vous souhaitez joindre un document à votre facture, devis, fichier client ou partagez un document en lien avec un projet, vous n’aurez qu’à le télécharger depuis votre espace Kiwili Disque (ou le télécharger depuis votre ordinateur) en utilisant l’icône de trombone.
Document public ou privé ?
Note: Cocher la case « Public » lorsque vous souhaitez partager la pièce jointe avec votre client telle que par exemple des conditions générales de vente ou des plans, etc. Dans le cas où vous souhaiteriez que le document soit uniquement accessible par vous-même, laissez la case décochée.
Forfaits et espace de stockage
Cet espace de stockage varie selon le forfait sélectionné : le plan FACTURATION inclut 10 Go, le plan COMMERCE inclut 20Go, le plan PROJETS inclut 30 Go, et le plan PREMIUM inclut quant à lui 50 Go d’espace.
Cette fonctionnalité vous permet de partager les fichiers sauvegardés dans Kiwili Disque avec vos employés ou partenaires. Elle permet en plus la possibilité de joindre les fichiers aux factures, devis, etc, ainsi que de partager les documents avec vos clients et fournisseurs.
Kiwili Disque est donc un espace qui vous permet de télécharger vos fichiers, de les stocker et de les utiliser sur la plateforme pour une meilleure gestion ! Facile, rapide et efficace !
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !