Gérer sa comptabilité : avec un comptable ou un logiciel de gestion ?

Entrepreneurs, comme vous le savez, la tenue d’une comptabilité est obligatoire !

La bonne gestion de votre comptabilité est une des clés de la pérennité de l’activité de votre entreprise. Bien que cela puisse être un exercice parfois complexe et que cela puisse en rebuter plus d’un, surtout si vous n’êtes pas un expert en comptabilité, elle reste essentielle. En effet, elle vous permet :

• de comprendre vos principaux postes de dépenses et de revenus  
• d’améliorer la gestion de votre entreprise et d’éviter le rejet de comptabilité par l’administration fiscale
• de maîtriser l’inflation de vos coûts
• d’anticiper les variations d’activité pour ne pas être pris au dépourvu.

En bref, votre comptabilité vous apportera une aide précieuse dans toutes vos prises de décision. La question se pose alors de savoir comment vous allez tenir votre comptabilité. Faire appel à un comptable ? Utiliser un logiciel de gestion ? Combiner les deux ? Vivre d’amour et d’eau fraîche ? Kiwili s’est posé la question pour vous ! Nous vous proposons d’analyser les avantages de ses deux options qui peuvent être très complémentaires. C’est parti !

1. Gérer sa comptabilité soi-même

1.1 Choisir un logiciel de comptabilité (et savoir quoi en faire)

Si vous souhaitez tenir votre comptabilité seul, un logiciel de gestion et de comptabilité s’avère très utile, voire indispensable, et ce, dès la création de votre entreprise. Une fois configuré correctement, il vous évitera en effet de nombreuses tâches répétitives et chronophages. Il limitera aussi les erreurs humaines, que vous pourriez faire en calculant manuellement par exemple (même s’il faut toujours rester attentif). Il existe concrètement deux types de logiciels :

• Le logiciel de comptabilité sous forme de programme informatique, acheté ou développé à l’interne par l’entreprise, qui sera installé sur un ordinateur. Les mises à jour doivent être faites par l’entrepreneur pour assurer le bon fonctionnement du logiciel et tous les utilisateurs doivent l’installer pour l’utiliser. Ils sont généralement très coûteux et conviennent davantage aux grandes entreprises.
• Le logiciel sur internet, un SAAS (Software As a Service). L’hébergement se fait dans le nuage (cloud) par le prestataire de services et l’entrepreneur paie un montant mensuel fixe pour accéder à la plateforme en ligne. Nul besoin d’installer un logiciel dans votre ordinateur ou d’effectuer des mises à jour, car chaque utilisateur accède au logiciel à distance. (Kiwili se trouve dans cette catégorie)

Chaque logiciel a ses particularités et ses forces, mais nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de comptabilité simple, flexible et épuré sur le plan ergonomique. Il est aussi important de pouvoir le tester pour vérifier s’il vous convient. A-t-il les fonctionnalités souhaitées ? S’adapte-t-il au profil de votre entreprise ? Répond-il à vos attentes ? Est-ce que le service après-vente est efficace et le prix est convenable ? Il faut surtout qu’il rassemble assez de fonctionnalités pour vous éviter d’avoir à jongler entre plusieurs logiciels ! En somme, un logiciel de comptabilité doit vous permettre :

• d’assurer la tenue de vos comptes et de retranscrire toutes les transactions  effectuées durant une période de temps définie.
• de faire le suivi des opérations financières de vos clients, fournisseurs, salariés ou associés si vous en avez, ainsi que de votre banque.
• de connaître la performance de votre entreprise en comparant les performances réelles aux performances prévues.
• de vous faire gagner du temps, en automatisant la création de certains documents (factures, devis, profil client, etc.).

Avec un logiciel de gestion, vous disposez des informations comptables et financières de votre entreprise en temps réel, avec une vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise et de ses prévisions (recettes, dépenses, rentabilité). Si vous avez opté pour une solution en ligne telle que Kiwili, ces données seront accessibles pour tous vos collaborateurs directement via votre navigateur internet.

1.2 Un SAAS, la solution parfaite ?

L’avantage de la tenue de comptabilité par l’entreprise est qu’elle utilise ses ressources internes pour effectuer le travail. Cette solution est donc la moins coûteuse. C’est aussi l’occasion de se sensibiliser à l’aspect administratif et financier de son projet car il faut s’assurer soi-même du respect de ses obligations comptables. Malgré cela, même si vous n’avez pas besoin d’être un expert en comptabilité, il vaut mieux avoir quelques notions et du temps à lui accorder. Car c’est là son principal inconvénient, le temps. Cette méthode requiert au début un investissement personnel important. Tenir sa comptabilité soi-même implique d’avoir de bonnes connaissances sur les termes utilisés en comptabilité et de constamment s’actualiser à propos des réglementations. Pour le travailleur autonome, cela peut entraîner une diminution du chiffre d’affaires puisque moins d’heures seront consacrées au développement des affaires ou au perfectionnement professionnel. Pour le chef d’une petite entreprise, les heures allouées à la comptabilité ne sont pas utilisées pour la gestion et le suivi des activités commerciales. Il y a toutefois possibilité de déléguer une partie du travail comptable a un employé, comme un adjoint administratif par exemple. Aussi, même si c’est possible, il ne faut pas pour autant complètement s’exempter de l’expertise de professionnels de la comptabilité.

2. Faire appel à un comptable

2.1 Un vrai savoir-faire

Collaborer avec un comptable n’est pas obligatoire, mais il reste un partenaire privilégié pour votre entreprise. Externaliser votre comptabilité présente en effet de nombreux avantages. Le premier est que vous la confiez à un professionnel expert en questions juridiques et fiscales, ce qui peut éviter de commettre des erreurs risquées et de perdre inutilement du temps. Il peut, entre autres :

• Intervenir dès la première étape de création d’entreprise en vous conseillant dans votre choix de statut d’entreprise.
• S’occuper de toutes les formalités administratives tels la rédaction des statuts, le dépôt des documents pour la création de votre entreprise, la vérification du Kbis, d’envoyer une notification à votre propriétaire si vous inscrivez votre logement comme siège social, etc.
• Vous encadrer et vous accompagner dès le début pour toute la partie comptable et peut vous donner de nombreux conseils d’ordre comptable et financier.
• Tenir à jour votre comptabilité et gérer les échéances de paiement ou de déclarations administratives et fiscales.
• S’occuper de votre bilan comptable et tenir vos livres comptables obligatoires.
• Vous informer des changements juridiques et fiscaux qui peuvent avoir lieu (taux d’imposition, charges, actualités du secteur, etc.).
• Préparer votre entreprise pour un audit.
• Planifier sa croissance, calculer votre rentabilité et élaborer une stratégie financière.

Embaucher un comptable peut être un atout majeur dans la gestion des affaires. Même si vous êtes apte à vous occuper de la comptabilité générale quotidienne de votre entreprise, le comptable peut vous apporter une expertise qui vous fera économiser à long terme. Que savez-vous à propos des dépenses d’entreprise déductibles d’impôt ? De l’élaboration de stratégies financières ? L’expert est là pour éviter que vous ne vous retrouviez dans une situation où vous êtes désavantagé par une erreur qui aurait pu être évitée.  

2.2 … mais qui a un coût !

Confier sa comptabilité à un professionnel est un investissement qui vous permet de gagner du temps en vous délestant d’une charge de travail importante. Il vous permet de vous laisser plus de temps pour vous consacrer à votre activité principale. En général, une entreprise choisit d’externaliser l’ensemble de ses tâches comptables, fiscales et juridiques. Le comptable s’occupe des détails et vous donne l’opportunité de vous concentrer sur vos revenus. L’avantage principal de tenir sa comptabilité soi-même est ici le désavantage majeur. L’investissement en argent est définitivement plus important lors de l’externalisation des services comptables comparée à la comptabilité que l’on fait soi-même. Si vous décidez de faire appel à un comptable, vérifiez que celui-ci est bien inscrit à l’ordre des experts-comptables en France et à l’ordre des comptables professionnels agréés du Québec. Renseignez-vous aussi sur son expérience, ses références, sa disponibilité, l’étendue de sa mission et vérifiez son tarif.

Notre avis

Avoir un comptable attitré n’est peut-être pas la priorité à avoir pour votre entreprise, mais son expertise n’est pas à négliger et peut vous rapporter beaucoup plus que l’investissement initial. Aussi, nous vous recommandons de consulter un comptable annuellement ainsi qu’à différents stades fondamentaux du développement de vos affaires pour vous assurez de la bonne gestion de vos finances et de prévenir de coûteuses erreurs. À vous d’évaluer vos compétences comptables et de déterminer si elles sont convenables par rapport à votre situation et à vos besoins. Si vous êtes travailleur autonome ou propriétaire d’une petite entreprise, il est possible de tenir vous-même votre comptabilité générale quotidienne. Toutefois, il est nécessaire d’être bien organisé et d’utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion en ligne tel que Kiwili. Cette pratique facilitera la tâche de votre comptable lors de vos consultations et vous permettra d’avoir un vrai suivi de vos finances en direct. Kiwili est un logiciel de gestion spécialement conçu pour les travailleurs autonomes et indépendants, entrepreneurs, petites entreprises. Il existe plusieurs formules d’abonnement selon les fonctionnalités dont vous avez besoin pour la gestion de votre entreprise. Quelle que soit la formule choisie, vous pouvez tester l’outil Kiwili gratuitement durant un mois ! De plus, Kiwili offre de nombreux avantages que n’offrent pas ces concurrents. Enfin, quelle que soit l’option que vous choisissez, n’oubliez pas de garder, de bien ordonner et d’archiver tous vos documents utiles pour tenir votre comptabilité et de lire nos 6 conseils pour bien gérer sa comptabilité d’entreprise.