L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet au sein d’un cabinet d’architecture offre la possibilité de planifier les budgets de projets, de les structurer en étapes, de répartir les tâches entre les architectes, de superviser l’avancement des projets, et surtout, d’analyser leur rentabilité pour optimiser les coûts. Elle vous permettra également de facturer de différentes manières votre projet.
Indicateurs et suivi de projet
Création de projet d’architecture
Allocation de ressources et budgétisation d’un projet
Facturation pour un atelier d’architecture
Comment gérer un projet d’architecture en ligne avec le logiciel Kiwili ?
Une fois que vous aurez créé votre projet (explication en détail plus bas), vous allez pouvoir suivre son évolution en temps réel. Sur la première page de votre projet, vous avez un graphique avec les indicateurs principaux : montant du budget et du devis, factures, dépenses réelles et prévisionnelles, bon de commande, salaire et coût de la charge de travail des architectes ainsi que plusieurs marges.
Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un mandat : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section « Rapports » de votre Kiwili.
Vous pouvez visionner en un coup d’œil le temps passé ainsi que le budget facturé sur votre projet et sur les différentes étapes.
Comment créer un projet d’architecture en ligne avec Kiwili ?
Pour créer vos projets d’architecture, vous avez plusieurs possibilités. Vous pouvez partir d’un projet vierge, d’un mandat existant et le dupliquer, importer un template depuis un fichier Excel ou encore convertir un devis en projet (le contraire est également possible).
Créer un projet d’architecture dans le Saas Kiwili :
Paramètres de création généraux :
Lorsque vous allez créer votre projet d’architecture, vous allez choisir plusieurs informations :
- Le nom du mandat, Ex : Construction du Musée d’art
- Numéro de projet : Par défaut il va s’incrémenter de +1 à chaque nouveau projet mais vous pouvez le personnaliser.
- Le code de mandat, par exemple pour vos projets d’architecture commerciaux CO+Numéro et pour ceux résidentiels RE+Numéro.
- Numéro de bon de commande,
- Lier le client, Ex : Ville de Montréal (vous avez également la possibilité d’avoir des projets multi-clients),
- Le contact client principal du mandat d’architecture
Informations spécifiques à la gestion de projet :
- Dates du mandat d’architecture, la dates globales du projets vont se définir en fonction des dates des étapes.
- Une brève description de votre projet, Ex : Construction du nouveau musée d’art de Montréal, 5 étages. Cette description pourra apparaitre si vous le souhaitez sur vos factures à l’avancement.
- Budget, vous avez deux manières de faire, assigner un budget au projet et le répartir sur les étapes ou l’inverse.
- La méthode de facturation (5 différentes disponibles + la facturation forfaitaire à l’avancement)
- L’administrateur du mandat d’architecture (un user de votre Kiwili)
- Sélectionner les services qui seront utilisés dans votre projet, comme par exemple : Étude d’esquisse, Études d’avant-projet, Plans d’exécution, Gestion du chantier… Si vous souhaitez facturer par personnes à différents taux (par exemple un taux pour la première phase et un autre pour la seconde, vous pouvez également créer des services par personnes par taux. Vous aurez dans ce cas comme service : Architecte A taux 1, Architecte A taux 2, Architecte B taux 1 …
- Les architectes et collaborateurs qui vont participer au projet
- Un accès à l’espace client pour que ce dernier puisse collaborer avec vous sur ce projet d’architecture. Vous allez pouvoir lui assigner des tâches et si vous souhaitez lui partager l’avancement du projet.
Une fois que vous avez paramétré l’aspect général de votre projet, nous allons passer aux étapes.
Découpage du projet en différentes étapes :
L’organisation d’un découpage de mandat d’architecture dans l’ERP Kiwili se fait en plusieurs étapes : Le projet, le groupe d’étapes (optionnel), les étapes, les tâches.
Dans un premier temps vous pouvez créer vos groupes d’étapes. Cela peut être par exemple : Esquisse, projet préliminaire, projet définitif …
Par la suite, vous allez pouvoir organiser votre projet en plusieurs étapes. Dans un premier temps, créez la liste des différentes étapes que nécessite votre projet d’architecture comme par exemple : Avant projet, proposition du concept architectural, validation de la conformité au règlement d’urbanisme, production des plans de démolition …
Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir renseigner des informations.
Notez que les étapes ne doivent pas obligatoirement appartenir à un groupe d’étapes. Comme dans notre exemple, vous pouvez avoir une étape « Avant projet » que vous allez créer dès le début pour ajouter votre temps, ainsi que centraliser les informations de l’avant projet. Une fois que l’offre de service est acceptée vous allez pouvoir créer la suite de vos étapes et vos groupes, en laissant l’étape « avant projet » en dehors de la facturation.
Il est également possible de découper son projet en étapes pour le mandat de base, puis au fil du projet d’ajouter de nouvelles étapes pour les mandats d’architecture additionnels.
Informations générales de l’étape d’un projet d’architecture
Le nom de l’étape :
(déjà ajouté précédemment)
Description :
C’est une description de votre étape. C’est ce que vous allez inscrire à cet endroit là que vous allez retrouver sur la facturation forfaitaire à l’avancement pour chacune des lignes (étapes).
Vous pouvez donc avoir un nom de votre étape pour votre gestion de projet et une description pour votre facturation.
Groupe d’étape associé :
C’est le groupe d’étape auquel appartient l’étape. Le champs peut être laissé vide si l’étape est en dehors des groupes ou si vous ne souhaitez pas créer de groupe.
Associé au devis :
Vous pouvez sélectionner un devis du projet pour le lier à cette étape-ci. Vous pouvez également convertir un devis en projet/étapes, le lien vers le devis sera ajouté automatiquement dans l’étape à l’inverse lorsque vous allez convertir votre projet en devis chaque étape sera donc automatiquement liée.
Service par défaut :
C’est le service qui sera proposé en premier lors d’une entrée de temps liée à cette étape, par exemple pour l’étape : Faisabilité du projet architectural et autorisation le service par défaut peut être « Rencontre avec les architectes ». Le service indiqué dans l’étape va également être pris en compte dans l’allocation des honoraires si votre méthode de facturation est par service.
Si vous fonctionnez par taux en fonction des phase, vous allez pouvoir mettre les service : Architecture taux A par exemple. De la même manière certains cabinets d’architecture fonctionnent avec un seul service qui est « Architecture ».
Date de début et de fin:
Si vous ajoutez des dates à vos étapes elles seront ensuite organisées de manière chronologique. Une fois que vous avez indiqué les dates de toutes les étapes, les dates du projet seront mises à jour. Vous aurez la possibilité de modifier l’ordre manuellement par la suite.
Salaire :
C’est le nombre d’heures ajoutées sur l’étape multiplié par le salaire des architectes (indiqué dans leur fiche utilisateur). Cette données est accessible uniquement à certaines personnes (en fonction des droits d’accès).
Budget :
Le budget que vous allouez à cette étape. Vous pouvez indiquer un pourcentage de répartition si vous avez déterminé un budget global pour le projet. Sinon vous pouvez indiquer le budget en montant pour cette étape. Cette information va servir à chaque fois que vous allez facturer votre projet d’architecture, vous pourrez suivre la consommation du budget par rapport à la facturation. Pour avoir l’information en détail pour l’étape vous devez facturer à l’avancement.
Heures :
Le nombre d’heures travaillées pour cette étape va se mettre à jour automatiquement en fonction des entrées de temps des architectes.
Temps prévu :
C’est le temps que vous estimez que les architectes vont mettre pour réaliser cette étape, c’est à vous de l’ajuster manuellement (ce sont des chiffres à titre indicatif, si les architectes passent plus de temps dessus les entrées de temps sont toujours possibles).
Avancement estimé :
C’est le pourcentage d’avancement entre le temps prévu et le nombre d’heures travaillées réellement.
Avancement réel :
C’est à vous de l’ajuster manuellement, car il peut évoluer par rapport au temps prévu de base.
Administrateur :
Vous pouvez sélectionner des administrateurs différents du projet, pour chacune de vos étapes.
Utilisateurs du projet :
Vous pouvez cocher les architectes et collaborateurs qui sont assignés à cette étape uniquement.
Étape prérequise :
Vous pouvez cocher si une étape doit être terminée avant de commencer celle-ci. Prenons par exemple, les étapes «Étude des espaces» et « Production des documents du dossier préliminaire». L’étape «Étude des espaces » doit être terminée, pour pouvoir entamer l’étape « Production des documents du dossier préliminaire ». Cela permet d’avoir une vision globale de l’évolution du projet d’architecture.
Terminée :
Vous pouvez cocher la case pour clôturer l’étape. Une fois l’étape terminée vous ne pouvez plus faire d’ entrées de temps pour cette étape. Elle restera visible lorsque vous allez décocher la case « Masquer les étapes terminées » et elle sera toujours disponible sur la facturation.
Collaboration entre architectes et centralisation des informations du projet :
La partie « Discussion » des étapes dans le logiciel de gestion de projet Kiwili permet aux différents architectes d’échanger ensemble et de garder une trace des commentaires avec l’heure et la date. Cette fonctionnalité permet de centraliser les informations et discussions en rapport avec une étape en particulier du projet.
Nous aborderons le thème des tâches un peu plus bas. Vous avez la possibilité d’ajouter des tâches qui font partie spécifiquement d’une étape. Concernant la partie charge de travail, cela permet d’avoir une vision générale de la charge de travail par étape / projet / architectes, et ainsi d’affecter ou non un nouveau projet à tel ou tel architecte.
Allocation de ressources et aide à la budgétisation du projet :
Dans chacune des étapes vous allez pouvoir allouer du temps prévisionnel pour chacun des architectes et urbanistes. Ainsi, en fonction de leur salaire, cela va vous donner une idée du coût salariale de votre étape (et du projet dans sa globalité dans l’onglet charge de travail du projet). Vous allez également avoir en fonction de la méthode de facturation du projet une estimation des honoraires allouées. Si votre cabinet d’architecture fait ses projets avant les offres commerciales, cela peut vous aider à budgéter un nouveau projet.
La colonne « salaires allouées » est le résultat du nombre d’heures allouées pour chacun des architectes multiplié par son salaire horaire (indiqué dans le profil utilisateur).
La colonne « honoraires allouées » est le résultat du nombre d’heures allouées multipliés par :
- Le taux de facturation de chaque architectes, si vous avez la méthode de facturation par personnel ou par personnel par projet.
- Le taux du service de l’étape, si vous avez la méthode de facturation par service.
- Le taux du projet d’architecture, si vous avez sélectionné la méthode par projet
Notez que si vous avez sélectionné la méthode forfaitaire, le montant sera à 0, étant donné qu’il ne varie pas en fonction du nombre d’heures effectuées. Ce que vous pouvez faire, c’est choisir la méthode qui vous permet de calculer vos budgets pour vos soumissions, puis une fois le projet accepté, modifier la méthode de facturation.
La partie tâches de la charge de travail vous permet de voir si le temps est correctement réparti par rapport à votre étape.
Optimisation des tâches d’un projet d’architecture avec le logiciel de gestion Kiwili
Vous avez la possibilité d’organiser vos tâches (rendez-vous chez le client, présentation des résultats d’esquisse, rendez-vous sous-traitant pour maîtrise d’œuvre… ) en fonction des différentes étapes ou alors de les ajouter directement au projet d’architecture global. Comme pour l’étape vous retrouvez des informations dédiées à la tâche. Vous pouvez également discuter avec les autres architectes sur cette tâche en particulier, ajouter du temps et des fichiers.
Chaque architecte peut choisir d’assigner des tâches à une autre personne, mais peut rester l’administrateur (pour cela, la personne doit avoir le bon droit d’accès). Vous pouvez avoir une vision par tableau, calendrier ou liste de vos tâches à effectuer.
Gestion du temps de travail des architectes dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
Dans l’onglet « Temps » de votre projet, vous retrouverez toutes les informations concernant les entrées de temps liées à ce projet. En fonction du mode de facturation que vous avez sélectionné pour votre projet, les calculs vont s’adapter.
Ici vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps d’un cabinet d’architecture.
Regroupement des devis, factures, bons de commande et dépenses d’un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
Dans l’onglet « Devis » de votre projet d’architecture :
Vous allez retrouver tous les devis qui sont liés à votre projet. Pour lier un devis à un projet, vous avez 3 solutions :
- Convertir un projet en devis, cela va prendre automatiquement les informations de votre projet.
- Convertir directement un devis en projet. Toutes les informations de votre devis seront reprises pour la création de votre projet. Vous avez la possibilité de convertir votre devis en projet/étapes ou projet/tâches. En général c’est la conversion projet/étapes qui est sélectionnée par nos architectes.
- Ajouter le projet dans le champ « projet » de votre devis
- Ajouter les devis qui ont le même client qui sont suggérés dans la partie « devis » de votre projet.
Dans l’onglet « Factures » de votre projet d’architecture :
Vous retrouverez également la liste de vos factures liées à votre projet d’architecture sur le même concept que les devis. C’est ici que vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation forfaitaire à l’avancement.
Dans l’onglet « Dépenses » de votre projet d’architecture :
Comme pour vos devis et factures, vous retrouverez ici toutes les dépenses liées à votre projet d’architecture. Vous avez également la possibilité d’ajouter des dépenses prévisionnelles. Ce qui vous permet d’avoir une vue sur les dépenses globales du projet et ainsi de la marge que vous allez dégager.
Dans vos dépenses de projet, vous pouvez avoir par exemple de la sous-traitance, de l’achat de matériel, des déplacement kilométrique chez le client par les architectes … Toutes ces dépenses peuvent être facturable au client par la suite.
Dans l’onglet « Bon de commande » de votre projet d’architecture :
Comme pour les factures, devis et dépenses, si vous utilisez la fonctionnalité bons de commande. Vous retrouverez ici tous les bons de commande liés à votre projet.
Gestion des avances de votre client pour un projet d’architecture
En fonction de la méthode de facturation que vous utilisez, vous pouvez demander une avance à votre client et l’ajouter dans votre suivi de projet d’architecture ici. L’avance s’ajoute directement dans le « Crédit » de la fiche de votre client. À tout moment, vous pouvez utiliser cette avance pour payer une des factures de votre client liées à ce projet.
Pour des détails sur les avances, les crédits et les avoirs vous pouvez consulter notre article.
Suivi de l’avancement de votre projet avec vos architectes
Sachez que vous pouvez créer votre propre suivi de projet dans les configurations. Ensuite tous les architectes et collaborateurs du projet pourront discuter, interagir, valider, dater ou décrire des actions liées au projet.
La fonctionnalité Gestion de projet est disponible uniquement pour certains forfaits
Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer au mieux votre projet d’architecture. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collaborateurs pour les aider. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos prochains articles :
- Architecture : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
- Gérer et facturer les heures de travail en ligne en tant qu’architecte avec Kiwili
- Gestion du changement de logiciel dans un atelier d’architecture.
- Devis et budgétisation de projet pour les cabinets d’architecture
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !