Combien de temps garder les papiers ? Quels documents conserver ? Combien de temps dois-je garder les factures ?
Être entrepreneur, c’est une expérience de vie et de travail incroyable. C’est aussi un mode de vie où l’on se sent parfois vraiment seul face à des questions toutes simples. Savoir quels documents il faut conserver pour être en règle en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSAFF ou de toute administration fiscale en fait partie.
Nous nous sommes renseignés auprès de plusieurs institutions pour savoir exactement les papiers et les documents importants à garder, leur durée minimale de conservation et comment les stocker !
Quelle est le durée de conservation des documents administratif en France ?
Garder ses documents peut paraître fastidieux par moment, mais c’est une étape à ne pas rater si l’on veut développer une activité sereinement.
En plus d’être en règle vis-à-vis de la loi, vous vous évitez des amendes qui peuvent être relativement élevées et inutiles. C’est par exemple le cas pour la conservation des documents fiscaux.
L’article 1734 du Code général des impôts indique qu’une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.» A
Ce serait dommage de s’endetter et de plomber sa comptabilité pour avoir oublier de garder un document, non ?
Combien de temps doit on garder les documents comptables ?
Comme vous le savez sans doute, tenir la comptabilité de son entreprise est obligatoire. Utiliser un logiciel de comptabilité vous facilitera la tâche et vous permettra également de disposer de documents aux normes et accessibles simplement.
Faites bien attention aux mentions figurant sur ces pièces justificatives. Il est obligatoire d’y faire figurer la date, la nature, le montant de l’opération, ainsi que l’identification de votre client.
Vous devez garder ces documents au moins 10 ans après leur première émission :
- Le livre, le registre comptable ainsi que leurs pièces justificatives
- Les bons de commande, les bons de livraison
- Les factures des fournisseurs et des clients
- Le compte annuel, bilan, compte de résultat
Tous les éléments qui sont intégrés à votre comptabilité, comme les quittances de loyer, les bulletins de paie, les déclarations fiscales et sociales sont donc des justificatifs à conserver pendant 10 ans également pour justifier chacune de vos écritures comptables.
Il faut conserver pendant 5 ans les documents bancaires, tels que les talons de chèque ou les relevés bancaires.
Quelle est la durée de conservation des documents administratifs ?
Vous devez garder tous les contrats conclus avec vos clients pendant 5 ans.
Les statuts de votre société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Cela vous permet de garder une trace de votre entreprise et de pouvoir justifier votre activité sur cette période.
Dans les entreprises de taille plus conséquente, il faut conserver pendant 3 ans les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, ainsi que les rapports du gérant ou du conseil d’administration.
Les documents fiscaux, combien de temps devons nous les conserver ?
Gardez vos feuilles d’impôts, vos échanges avec les administrations fiscales et toutes les déclarations que vous allez effectuer auprès de ces institutions tout au long de votre activité. Les livres, registres, documents ou pièces en lien avec votre fiscalité doivent être conservés pendant au moins de 6 ans.
Cela concerne notamment tout ce qui a trait à votre imposition, vos bénéfices commerciaux et non commerciaux, les cotisations sociales et foncières, la taxe sur la valeur ajoutée et la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).
La durée de conservation des documents civils et commerciaux d’une entreprise
Le transport de marchandises
Il faut conserver tous les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises pendant 5 ans.
La douane
Dans le même esprit, il faut conserver toutes les déclarations en douane pendant 3 ans.
L’achat et la vente de bien
Il faut conserver les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers pendant 30 ans
De quelle manière conserver les documents de son entreprise ?
Conserver les documents d’origine :
De manière générale, il est préférable de conserver les documents et justificatifs sous leur forme d’origine. Ainsi, en cas de contrôle, vos documents seront fiables. Votre entreprise peut recevoir une amende ou un redressement, si jamais vous ne présentez pas les documents qui vous sont demandés.
L’avantage d’un logiciel de gestion d’entreprise, c’est qu’il conserve tous les documents que vous créez ou joignez. Ils sont organisés et rapidement trouvables. C’est un grand gain de temps.
Organiser son classement de documents :
Nous vous conseillons de conserver vos documents dans des pochettes attitrées. Par exemple, vous pouvez avoir une pochette pour les documents fiscaux, une pochette pour les documents juridiques, etc.
Triez (régulièrement) les documents des plus anciens aux plus récents dans les pochettes respectives.
Sécurisez les documents administratifs de votre entreprise :
Conservez-les à l’abri des inondations et de vos enfants, dans des cartons d’archive étanches ou des boîtes en métal par exemple. En France, les entreprises doivent stocker leurs documents sur le territoire français ou dans un pays de l’Union européenne. Une fois que les années de conservation sont passées, vous pouvez détruire les documents.
Pour plus de sécurité, nous vous recommandons de toujours disposer d’une copie numérique et papier de vos documents. Ainsi les documents seront en sécurité face à une panne informatique ou un incident domestique.
Pourquoi utiliser un outil de stockage pour ses documents d’entreprise ?
Des outils très pratiques vous permettent de stocker et sauvegarder vos documents tels que Kiwili, Google Drive ou Dropbox.
N’hésitez pas non plus à multiplier les supports pour sauvegarder ces documents. De plus, vous pouvez combiner une clé USB, les réseaux, le cloud, les disques durs externes, ou encore simplement les stocker sur votre propre ordinateur.
Utilisez votre SAAS pour converser, organiser et sécuriser vos documents administratifs :
Pour la gestion de vos documents administratifs et l’ensemble de votre entreprise pensez au SAAS Kiwili. Ainsi vous pourrez gérer l’ensemble de votre comptabilité, de vos devis, factures, inventaire, gestion de projet sur une seule et même plateforme.
Il est très important d’être en règle avec les différentes institutions administratives. Vous devez toujours pouvoir répondre aux demandes qui peuvent être faites par des preuves. Utiliser un logiciel de gestion en ligne vous permettra de stocker en plus de vos originaux sous forme physique tous vos documents sur un espace de stockage en ligne sécurisé.
Découvrez tout de suite pourquoi vous devriez choisir Kiwili pour la gestion de votre entreprise.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !