Comment faire sa comptabilité d’entreprise ? La comptabilité 101

La comptabilité peut sembler compliquée et c’est souvent difficile de s’y retrouver. Quelles sont les bases de la comptabilité ? Nous vous avons créé pour vous un petit guide de départ qui comprend des notions de base en comptabilité. Vous comprendrez ainsi mieux à quoi sert la comptabilité d’entreprise et comment l’entreprendre par vous-même !

Comptabilité 101 pour les PME

Quels est le premier principe de comptabilité ? Une comptabilité faite en bonne et dû forme est non seulement utile, mais elle est cruciale pour toute entreprise ou travailleur indépendant. Voici en bref les avantages de la comptabilité d’entreprise :

• Vous informe sur la performance financière présente ou passée de votre activité professionnelle.
• Permets d’analyser la situation financière, en tirer des conclusions, prendre des décisions éclairées et faire des prévisions.
• Être en règle avec le gouvernement quant aux déclarations de revenus, impôts et taxes.

 

Notions de comptabilité 101 d’entreprise

Comment expliquer simplement la comptabilité si vous débutez ? Nous allons débuter par le commencement en vous expliquant les différentes étapes du cycle comptable.

Étapes du cycle comptable

Comptabilité de caisse ou d’exercice ?

Dans la comptabilité d’exercice (comptabilité en partie double), les transactions comptables sont enregistrées dans les registres comptables lorsqu’elles surviennent ou lors de l’émission de factures. La comptabilité d’exercice ne prend en considération la date d’encaissement.

Pour sa part, la comptabilité de caisse (comptabilité en partie simple) est basée sur les sorties et les entrées d’argent. Elle comptabilise la transaction dans vos registres comptables, seulement lorsque l’argent est encaissé ou décaissé.

La comptabilité d’exercice est la méthode de comptabilisation généralement reconnue au Canada, sauf pour quelques exceptions. La plupart des travailleurs autonomes doivent tenir une comptabilité d’exercice, au même titre qu’une entreprise.

 

 

Débit et crédit en comptabilité

Retenez qu’en comptabilité, dans le compte banque, un encaissement est enregistré au débit et un décaissement au crédit. La comptabilité fonctionne presque toujours selon le principe de la partie double : il y a toujours au moins une ligne d’écriture au débit et au moins une ligne d’écriture au crédit (mais il peut y avoir plusieurs lignes au débit et une seule au crédit pour la même opération, ou vice-versa).

Pour une même écriture, la somme des lignes d’écriture inscrites au débit doit obligatoirement être égale à la somme des lignes d’écriture inscrites au crédit. En termes comptables, cela indique que l’écriture est « équilibrée ou balancée». Les totaux des documents comptables (journal général, balance, grand livre…) doivent obligatoirement être identiques au débit et au crédit.

Tenir sa comptabilité d’entreprise par soi-même : par où commencer ?

Dans notre article Les 7 premières étapes à suivre pour organiser sa comptabilité d’entreprise, nous vous survolons les bases pour entreprendre votre comptabilité d’entreprise, qui comprennent :

• Effectuer un plan comptable (charte comptable)
• Ouvrir un compte bancaire entreprise
• Se renseigner sur les taxes
• Déterminer comment vous souhaitez vous faire payer

Faire sa tenue de livres

Une fois que vous avez organisé les premières étapes de votre comptabilité d’entreprise, il vous faudra penser à faire votre tenue de livres. La tenue des livres est le fait de recenser toutes les entrées et les sorties d’argent dans des registres financiers (journal général et grand livre) et de les faire balancer (balance de vérification). Comme nous avons vu plus tôt, la comptabilité en partie double signifie que chaque opération est inscrite à deux reprises : un compte est crédité d’un montant donné et un second compte est débité d’un montant équivalent.

Voici un exemple d’écriture de journal pour la réception d’un paiement de facture client:

Exemple d’écriture de journal d’un paiement d’une dépense La tenue de livres permet de préparer le bilan et l’état des résultats, les déclarations de revenus et autres rapports financiers. Avec un logiciel de comptabilité en ligne tel que Kiwili, il est facile de générer automatiquement des entrées de journal pour chaque opération.

Ainsi, lorsque vous émettez une facture, entrez une dépense, recevez un paiement ou toute autre transaction, le système génère une entrée de journal correspondante. Ces entrées sont reportées au journal général et au grand livre, qui vous permettront de générer vos états financiers.

Comparer les comptes avec la conciliation bancaire

Effectuée généralement à la fin de mois, la conciliation bancaire (ou rapprochement bancaire) est un processus qui sert à s’assurer que les livres de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires. Un logiciel de comptabilité vous permet d’importer vos relevés bancaires et vérifier ligne par ligne si les opérations ont bien été enregistrées dans le journal général. La conciliation bancaire n’est pas obligatoire, mais elle permet de contrôler la concordance des données des comptes et de s’assurer de la réalité de la situation comptable.

Les états financiers et temps des impôts

Les états financiers sont des informations structurées concernant les opérations et les transactions qui ont eu lieu au cours d’une année. Le but d’un état financier est de constater l’évolution des performances d’une entreprise au fil du temps et de prendre des décisions d’affaires éclairées.

Les états financiers comprennent :

• L’état des résultats (compte de résultat) : renseigne sur combien d’argent l’entreprise génère et dépense.
• Bilan : renseigne sur ce que l’entreprise possède et combien elle doit.
• L’état de flux de trésorerie (état de l’évolution de la situation financière) : renseigne sur l’ensemble des flux de trésorerie (mouvements de liquidités)
• L’annexe :  vient compléter les informations chiffrées figurant dans le bilan et l’état des résultats.

Notez que l’état de flux de trésorerie et l’annexe pourraient ne pas être nécessaires, selon votre entreprise et votre région. Le type de déclaration d’impôts à produire et les documents à fournir dépendent de la structure juridique de votre entreprise, vous devez donc vous renseigner à ce sujet. Au Québec, toute entreprise doit procéder à la production de ses états financiers chaque année. Pour en savoir plus sur la clôture d’année financière, consulter notre article portant sur les procédures comptables de fin d’année.

Les obligations légales des documents

Chaque entreprise se doit de tenir des registres à jour sur support papier ou électronique. Vous devez selon la loi, conserver vos papiers et documents, car ils pourraient faire l’objet d’une vérification. La durée de conservation dépend du type de documents et de votre région.

Quelques avantages d’un logiciel de comptabilité

Le logiciel de comptabilité comme Kiwili comporte plusieurs avantages pour l’entrepreneur qui souhaite prendre en main sa comptabilité.

• Économie de temps puisque les informations sont saisies une seule fois.
• Économie de frais de comptable.
• Réduction des risques d’erreur.
• Conserve des traces électroniques des transactions.
• Calcule automatiquement les taxes.
• Permettent de faire des prévisions financières et suivre la trésorerie facilement.
• Génère automatiquement les entrées de journal, le grand livre, le bilan, l’état des résultats et la balance de vérification.
• Simplifie la conciliation bancaire.

Le logiciel Kiwili agit comme allié précieux pour la tenue de votre comptabilité. Afin de configurer adéquatement votre comptabilité, il est toutefois pertinent de consulter un expert. Il pourra également vous aider à prendre de bonnes décisions d’affaires.

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