Le pilotage de projet par le gestionnaire de projet

Comment piloter efficacement vos projets ? Être chef d’équipe n’est pas toujours facile. Mener un projet à bien peut vite s’avérer compliqué si l’on a pas correctement identifié tout ce qu’il y avait à faire, avoir une vision claire de la situation est la base de la gestion de projet.

Vous devrez tenir compte, entre autres, du calendrier de réalisation, des livrables, de la charge de travail de chacune des ressources impliquées, gestion du budget, des entrées de temps, etc. Vous trouverez dans cet article voici tous nos conseils pour votre gestion de projet.

Comment mener et piloter un projet ?

Pour bien démarrer, il est important de mettre en place une planification globale des prestations. En effet, la phase d’avant projet est incontournable, elle permet de planifier les tâches de chacun. Ainsi, au lancement du projet, chacun sait ce qu’il a à faire et comment s’y prendre pour atteindre ses objectifs.

Il existe de nombreux types de pratiques et de techniques de gestion et de pilotage de projet, mais l’une des plus efficaces est la gestion de projet agile (GPA). Cette approche s’appuie sur des cycles d’activité courts (appelés sprints) qui sont conçus pour fournir une valeur incrémentale de chaque itération dès que possible. Elle implique également une collaboration entre les équipes à toutes les étapes du développement, ce qui permet d’améliorer l’efficacité de chaque ressource, et donc du projet au global.

SOMMAIRE

1. Quelle est la différence entre management, gestion et pilotage de projet ?
2. Avoir la posture d’un leader
3. Savoir arbitrer
4. Utiliser les bons outils

Quelle est la différence entre management, gestion et pilotage de projet ?

Avant de commencer, petit point théorique sur les différents termes autour de la gestion de projet. Management, gestion, pilotage, on a tendance à souvent faire l’amalgame entre ces trois notions, pourtant bien différentes :

• La gestion de projet correspond à l’organisation du projet au sens large. À partir d’une enveloppe budgétaire, de ressources humaines et matérielles, le chef de projet doit garantir la bonne répartition de ses ressources. Le but est de réussir à atteindre l’objectif qu’on lui a fixé dans le délai qu’on lui a accordé.
• Le pilotage du projet (ou conduite de projet) s’applique pour la partie opérationnelle du projet. Il consiste à suivre et à piloter l’exécution de chaque tâche du projet. Le pilotage de projet mise sur les productions de chacun des membres de l’équipe (à la différence du management de projet qui se concentre sur la productivité).
• Le management de projet désigne la dimension managériale de la gestion. C’est le comportement du manager envers son équipe et sa manière de la diriger. Il doit garantir l’harmonie et le bon fonctionnement entre chaque membre de l’équipe.

S’il y a des différences entre tous ces concepts, ils sont néanmoins étroitement imbriqués et impliquent d’être à l’aise avec ces trois notions pour qu’un projet soit mené à bien.

Avoir la posture d’un leader, du pilote du projet

Votre comportement au sein du groupe de travail est déterminant pour le pilotage de projet. En effet, une équipe est composée de membres aux profils très variés. Certains auront besoin d’être très cadrés, d’autres de travailler en totale autonomie. C’est donc à vous de cerner chaque membre de l’équipe et de trouver la meilleure manière de fonctionner avec eux.

Une dimension importante dans cette démarche est la compréhension de leurs attentes :

• Quelle est leur principale source de motivation et de gratification ?
• Est-ce qu’ils aiment travailler en équipe ?
• Sont-ils épanoui dans la réalisation du projet ?

Sondez le terrain auprès de vos collaborateurs pour espérer pouvoir avancer en équipe et tirer parti des différences de chacun. De ce fait, vous serez capable d’adapter votre management à votre équipe.  Par conséquent, votre style peut être directif, persuasif, participatif ou délégatif.

Enfin, cela signifie que vous devez être capable de responsabiliser certains membres de votre équipe pour améliorer leur implication et les aider à valoriser leur travail.

 

Savoir arbitrer

Même si vous devez être conciliant et compréhensif avec votre équipe, vous restez néanmoins celui qui doit prendre des décisions et décider de la direction du projet. Il faut donc être capable de garder les idées claires et d’écarter ses a priori, si on en a.

Bien piloter un projet, c’est faire les bons choix pour le projet. Se renseigner auprès de son équipe, par des recherches et par une réflexion en amont est donc primordial avant toute prise de décision si l’on veut être sûr de ce que l’on fait.

Prendre une décision ne veut pas non plus dire la prendre seule. Il ne faut jamais hésiter à intégrer ses collaborateurs au processus de réflexion. Quitte à organiser des brainstormings (remue-méninges) ou à mettre en place des votes pour vous aider à prendre des décisions.

 

Utiliser les bons outils pour piloter vos projets

Délimiter le champ d’action de chacun est l’une des premières choses à faire lorsque l’on commence à planifier un projet. Découper le travail en tâches est primordial. Il faut aussi utiliser les outils appropriés pour maintenir l’efficacité au niveau individuel et collectif.

Les avantages des logiciels de gestion de projet en ligne sont nombreux, il faut néanmoins veiller à respecter quelques principes :

Limiter l’infobésité

Un outil en ligne doit diminuer la quantité d’information créée, pas l’augmenter. Le but est de pouvoir se focaliser sur son travail en ayant à disposition tous les éléments dont on a besoin. Identifier les besoins avant de commencer à utiliser un logiciel Il ne faut pas utiliser un logiciel pour utiliser un logiciel. Déterminer vos besoins (espace de travail collaboratif, partage de document, tableau de bord, etc.) avant de vous lancer dans l’apprentissage et l’appropriation d’un logiciel.

Réduire au maximum le nombre d’outils

L’intérêt d’un outil en ligne, c’est de réduire au maximum les interfaces et les intermédiaires entre les parties prenantes et les informations. Nous vous recommandons donc de ne travailler qu’avec quelques outils bien maîtrisés par l’équipe.

Centraliser toutes vos informations sur le logiciel

Notes de suivi, documents, rapports, échanges, concentrez tous vos échanges sur une seule plateforme. Cela garantira la validité de vos informations et de vos documents. Si tout le monde travaille sur la même base, le travail collectif et la cohésion générale n’en seront que plus efficaces.

Adaptez-vous au numérique

Être une entreprise dans l’air du temps, c’est savoir s’adapter aux nouvelles méthodes et pratiques. La concurrence est souvent rude, et utiliser les bons outils correctement représente un avantage stratégique indéniable pour votre entreprise. Faites en sorte que les logiciels utilisés fassent partie intégrante de vos projets, en vous en servant lors de vos réunions et au quotidien.

Le pilotage de projet nécessite une expertise et des outils. Avoir le statut de chef de projet ne suffit pas. Il faut agir en tant que tel et être proactif pour voir un projet mené à bien. Cela passe avant tout par l’écoute, le travail personnel et les encouragements de votre équipe.

Logiciel de gestion et pilotage de projet :

Cependant, pour garantir votre succès, vous devez définir un cadre de travail clair et collaboratif, propice au travail en équipe et à l’efficacité du collectif.

Le logiciel de gestion de projet Kiwili fait partie de ces outils qui peuvent vous aider à un meilleur pilotage de vos projets. Profitez d’une période d’essai gratuite de 14 jours pour vous en rendre compte !