Voici tous les conseils dont vous aurez besoin pour bien comprendre Kiwili et l’adapter rapidement à votre activité.
Vos premiers pas dans Kiwili
Configuration
Pour bien débuter dans Kiwili, il est important de paramétrer vos informations dans l’onglet “configuration”. Plus vous le compléterez, plus vous gagnerez du temps par la suite.
Votre profil d’Entreprise
La première étape est de compléter les informations liées à votre entreprise en ajoutant votre adresse postale et la devise que vous souhaitez utiliser. De plus, si vous disposez de l’information, vous pouvez renseigner vos numéros de taxes, votre logo ainsi que le compte Paypal ou Stripe sur lequel vous souhaitez recevoir les paiements de vos factures. Ces informations seront affichées sur les factures que vous ferez parvenir à vos clients.
Utilisateurs
Il est important de bien configurer les informations des collaborateurs qui vont être amenés à se connecter à Kiwili dans votre entreprise. De cette façon, vous pourrez les affecter à vos différents projets et leur assigner des tâches et donc leur permettre de faire leurs entrées de temps sur la plateforme. Même si vous êtes seul à utiliser Kiwili, il est important de bien compléter votre profil. En tant qu’administrateur, vous pouvez limiter les accès d’un utilisateur dans la section “Droits d’accès”.
Modèle global
Dans cette interface, vous pouvez modifier votre modèle de facture, devis ou dépense. Il existe plusieurs options de modification lorsqu’il s’agit de votre logo, des textes associés à chaque langue (français, anglais, espagnol) ou encore des colonnes à afficher sur votre document (les colonnes décochées seront visibles lors de la création du devis et de la facture, mais pas lors de l’envoi).
Services
Pour profiter de tout le potentiel de la plateforme, nous vous recommandons de compléter les listes de services avant d’entreprendre la création de devis ou de factures pour vos clients. De plus, lors d’une entrée de temps dans un projet, un service doit obligatoirement être sélectionné.
Produits
Si vous vendez des produits, nous vous suggérons d’importer votre liste dans Kiwili. Cela vous aidera lorsque vous devrez produire un devis ou émettre une facture.
Clients
Il ne vous reste plus qu’à créer vos fiches clients dans l’onglet “clients” avant de vous lancer dans le vif du sujet.
Si vous avez déjà une liste de clients, Kiwili vous permet de les importer directement afin de vous éviter de copier ces informations à la main. Si votre client est une entreprise, il est préférable de définir un contact client dans la section “contacts” de la fiche client.
Gérer un projet de A à Z avec Kiwili
Maintenant que vous avez entré toutes vos informations, il est temps de vous lancer dans la création de projets. Si seule la création de factures ou de devis vous intéresse, nous vous invitons à lire directement les sections concernées.
La création de devis
Avant l’acceptation d’une offre commerciale, vous devez généralement faire une soumission de vos services à votre client. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet “devis”, puis “ajouter un devis”.
Complétez votre devis avec les informations nécessaires, si vous les avez correctement renseignés votre onglet “Configuration” vous n’aurez qu’à les sélectionner dans chaque partie du devis, puis enregistrez.
Plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez maintenant envoyer votre devis depuis Kiwili en appuyant sur le bouton “Envoyer”. Une fois le devis accepté ou modifié à la demande du client, vous pouvez le convertir en projet (ou en facture) avec le bouton “Convertir”.
La gestion du projet
Votre devis est maintenant converti en projet. Il est temps de se mettre au travail et l’outil de gestion de projet de Kiwili va vous aider à y voir plus clair !
Vous voilà donc arrivé sur l’interface de votre projet, il est temps de le construire. Tout d’abord, rendez vous dans l’onglet “Général” où vous pourrez déterminer qui de vos utilisateurs est en charge de ce projet, ajouter un service ou encore de choisir le mode de facturation.
Dans l’onglet “étapes”, vous pouvez ajouter des étapes à votre projet et y assigner des utilisateurs.
Dans l’onglet “tâches”, vous pouvez créer des tâches afin de les associer à une étape de votre projet. Vous pouvez renseigner le degré de priorité de cette tâche, son échéance ou encore son statut.
Une fois que vous avez travaillé sur cette tâche, vous pouvez directement indiquer le temps travaillé en cliquant sur “ajouter une entrée de temps pour cette tâche”. Votre projet se mettra directement à jour, ainsi que la banque d’heure allouée à cette l’étape.
Il y a une autre méthode pour entrer votre temps, en allant simplement dans la section “temps” de votre Kiwili. Ici, sélectionnez le jour et rentrez votre temps, soit en nombre d’heures, soit en indiquant votre horaire de début et de fin. N’oubliez pas d’indiquer le projet, l’étape ou la tâche sur lesquels vous avez travaillé afin que les indicateurs de votre projet se mettent à jour.
Par ailleurs, il vous est possible d’ajouter des dépenses et des dépenses prévisionnelles à votre projet. Les dépenses prévisionnelles se définissent par une estimation de vos coûts pour ce projet, alors que les dépenses sont vos dépenses réelles.
Vous pouvez les entrer directement sur votre projet dans l’onglet dépenses, ou dans la section “dépenses” de votre Kiwili sans oublier de l’assigner à votre projet.
Une fois votre travail achevé, il ne vous reste plus qu’à facturer votre client et ainsi entrer le paiement sur votre facture. Vous pouvez directement importer le temps travaillé ou les différentes dépenses liées au projet que vous souhaitez faire facturer au client, en cliquant simplement sur le bouton “importer”.
Votre projet est maintenant terminé, son interface indicateur affiche plusieurs informations telles que la marge générée par le projet et le salaire des utilisateurs sur ce projet.
Félicitation, vous avez terminé votre premier projet sur Kiwili, en avant pour le prochain !
Vous connaissez dorénavant toutes les bases afin de bien démarrer sur Kiwili. Il existe encore beaucoup de fonctionnalités que vous découvrirez au fur et à mesure de votre utilisation. En attendant, si vous avez la moindre question n’hésitez pas à contacter notre support via la bulle verte ou à vous référer à l’interface assistance de votre Kiwili.
La recherche globale
Vous pouvez en tout temps retrouver facilement et rapidement une section ou un onglet, grâce à notre onglet de recherche. En 2021, nous avons ajoutés une mise à jour pour nos clients qui consiste à la recherche des fonctionnalités de Kiwili grâce et à partir de la recherche globale.
Dans la recherche globale de votre Kiwili vous pouvez maintenant retrouver les fonctionnalités de Kiwili si vous ne savez plus où elles se trouvent, comme par exemple : les différents modèles, profil d’entreprise, utilisateurs, produits, inventaires, importer une facture, balance de vérification, conciliation bancaire, et bien d’autres…
Merci et bonne utilisation !
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !