La facturation d’un cabinet d’architecture peut parfois être compliquée. C’est pour cela qu’il vaut mieux s’aider d’un logiciel de facturation spécialisé dans le domaine de l’architecture et l’urbanisme. Depuis maintenant plusieurs années, une centaine de cabinets d’architecture nous font confiance. Grâce au logiciel Kiwili, vous allez pouvoir facturer vos projets en forfaitaire à l’avancement, mais également à taux horaire (avec plusieurs options disponibles), sans oublier la re facturation de vos sous-traitants. Nous allons regarder ensemble toutes les options qui peuvent aider votre cabinet d’architecture dans sa facturation.
Facturation forfaitaire à l’avancement
Facturation à taux horaire, importation du temps facturable
Facturer des dépenses sous-traitance et impression
Options de facturation
Facturation à l’avancement d’un projet d’architecture :
Paramétrage du projet :
Dans un premier temps, vous allez devoir créer votre projet et le découper en plusieurs étapes (Avant projet, Esquisses, étude des espaces, production de document ….). Pour chacune des étapes, vous allez affecter un budget (qui donnera à la fin le budget global du projet d’architecture).
Création de la facture à l’avancement :
Une fois que tous les budgets sont associés aux étapes de votre projet, vous allez pouvoir commencer à facturer. Pour cela, vous pouvez partir du projet et aller dans l’onglet « Facture » ou bien partir d’une facture vierge. Dans les deux cas, vous devez choisir « Facturation progressive » (dans le modèle traditionnel, vous ne pourrez pas facturer à l’avancement).
Vous allez choisir pour chacune des étapes le pourcentage d’avancement à facturer (ou le montant).
Dans la section de préparation de factures à l’avancement, vous allez retrouver les colonnes :
- Budgété : Le temps et le budget par étape que vous avez indiqué dans la section générale de vos étapes (le montant est super important ici, car c’est sur celui-ci que va se baser le logiciel pour calculer le pourcentage d’avancement.).
- Effectué : vous retrouverez ici le temps réel passé par étapes ainsi que le montant que cela représente (en fonction de la méthode de facturation choisie).
- Facturé : Les heures et les montants qui ont été facturés dans les factures précédentes.
- À facturer : Par défaut, le logiciel va vous proposer le % d’avancement réel (en fonction des heures) mais vous pouvez le modifier manuellement. C’est ce qui va apparaître sur votre facture.
Facturation du projet d’architecture à l’avancement :
Il ne vous reste plus qu’a créer votre facture et l’envoyer. Si vous souhaitez supprimer des étapes afin qu’elles n’apparaissent pas sur cette facture en particulier, il suffit de cliquer sur la petite poubelle au bout de la ligne. Ainsi vous allez garder vos avancements, mais la section ne sera pas visible par vos clients.
Pour plus de détail sur la facturation progressive vous pouvez consulter notre tutoriel en détail.
Facturation à taux horaires des mandats additionnels d’un projet d’architecture :
Souvent, il arrive qu’au cours d’un projet, nous aillions des mandats additionnels qui seront facturés à taux horaire. Dans ce cas rien de plus simple, vous allez ajouter à votre projet une nouvelle étape. Les architectes vont entrer leur temps de travail dans cette étape. Ensuite, vous pourrez importer le temps directement dans une facture.
Importer le temps de travail d’un mandat d’architecture à taux horaire dans une facture :
Pour cela, vous allez partir d’une facture vierge. Vous pouvez créer une facture (Bouton « Nouvelle facture ») depuis le projet, ou partir de l’onglet facture général et le lier au projet. Puis cliquez sur le bouton « Importer / Temps ». Vous aurez la liste des entrées de temps de votre projet. Vous pouvez sélectionner uniquement les entrées de temps en lien avec l’étape « A taux horaire », puis importer.
Différents taux de facturation disponibles pour vos projets d’architecture :
Vous avez le choix dans le logiciel entre plusieurs taux de facturation :
- Par personnel : en fonction de qui travaille sur le projet. Le taux est indiqué dans la fiche utilisateur. Si vous avez plusieurs taux pour un même architecte vous devez utiliser les services.
- Par personnel par projet : en fonction de qui travaille avec un taux spécifique pour un projet. Le taux est indiqué dans le projet.
- Par service : en fonction du type de travail qui est effectué. Le taux est indiqué dans les services. Si vous avez plusieurs taux différents pour un même architecte, vous devez créer plusieurs services. Par exemple « Architecte A taux 1 », « Architecte A taux 2 » …..
- Par projet : un taux fixe par heure pour l’ensemble du projet. Taux indiqué dans la partie méthode de facturation du projet.
Facturez les sous-traitants ou des frais d’un projet d’architecture :
Au cours d’un projet d’architecture, vous allez parfois devoir facturer les services d’un sous-traitant par exemple un ingénieur, ou alors des frais, comme l’impression de plans et maquettes. Pour cela, dans un premier temps, vous allez créer vos dépenses et les lier au projet. Ensuite, vous aurez deux possibilités pour les facturer à votre client.
Créer une dépense fournisseur :
Dans la catégorie « Dépenses » vous allez pouvoir mettre aussi bien les dépenses générales pour votre cabinet d’architecture, les frais professionnels des architectes, mais également toutes les dépenses en lien avec la réalisation de vos projets (impressions de plans et maquettes, sous-traitance, restaurants avec un client, déplacement … ).
Voici un exemple de dépense pour un cabinet d’architecture créé avec Kiwili :
(Re) Facturer une dépense à votre client :
Une fois que votre dépense est créée, vous avez la possibilité de la facturer à vos clients. Pour cela, il existe deux manières de faire :
- Importer une dépense dans une facture. Pour cela vous allez partir d’une facture existante, et cliquer sur bouton « Importer » / Dépense. Cela va créer une (ou plusieurs) nouvelle ligne à votre facture, avec les informations de la dépense.
- Convertir une dépense en facture. Pour cette méthode, vous allez partir de la dépense puis cliquer sur le bouton « Facturation / Convertir en facture ». Dans ce cas, une nouvelle facture sera créée avec les informations de la dépense.
Dans les deux cas, vous pourrez modifier si besoin les informations et le prix. Vous avez également l’option d’inclure les pièces jointes ou non.
Pour plus d’informations sur la facturation des frais, vous pouvez consulter notre article.
Il est cependant important de mettre toutes les dépenses (qu’elles soient facturables ou non) qui sont liées à votre projet d’architecture afin d’avoir une bonne visibilité de la rentabilité.
Options liées à la facturation :
Une fois que vous avez créé votre facture, vous avez dans le logiciel de facturation plusieurs options.
Lorsque vous envoyez votre facture, vous pouvez joindre votre dossier commercial complet, vos contrats ou même vos maquettes et plans de construction. Vous avez ensuite le choix de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.
Pour les cabinets d’architecture internationaux, il est possible de changer la devise (quasiment toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic. Votre client a accès en ligne via le lien à sa facture, il peut la payer directement si vous avez ajouté un compte PayPal ou Stripe. Sinon, vous entrez les paiements manuellement sur votre facture.
Voici un modèle de facture d’architecture que vous pouvez créer avec Kiwili :
Avec le logiciel de facturation Kiwili, vous pouvez utiliser l’une des trois méthodes principales de facturation d’un projet d’architecture : Forfaitaire à l’avancement (avec un budget), à taux horaire (5 méthodes différentes sont disponibles) ainsi qu’ajouter une dépense à refacturer.
Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir réaliser les factures pour votre cabinet d’architecture en toute simplicité. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos autres articles :
- Créer et gérer un projet d’architecture en ligne grâce au logiciel Kiwili
- Gérer vos heures de travail en ligne en tant qu’architecte avec Kiwili
- Gestion du changement de logiciel au sein d’un atelier d’architecture
- Devis et budgétisation de projet pour les cabinets d’architecture
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !