Entrepreneurs et directeurs de PME, cela vous est sûrement déjà arrivé de vouloir que les journées aient plus de 24h pour avoir le temps de terminer votre travail ! Mais vous êtes-vous déjà demandé si vous ne pouviez pas changer vos méthodes de travail ou votre organisation de la journée pour avancer plus efficacement ? Découvrez nos 9 conseils et astuces pour gagner du temps, pour pouvoir en faire plus, pour profiter et moins stresser !
1 – Faites des listes ! Gagnez un temps précieux.
Comment faire pour gagner du temps ? La première chose à faire dans votre journée est de noter tout ce que vous devez faire. Vous y verrez plus clair quant à la charge de travail qui vous attend. Pour les listes, chacun sa méthode : sur une feuille, des post-its, sur son ordinateur, avec un outil simple, trouvez ce qui vous convient le mieux.
Avec l’aide du logiciel Kiwili, vous pouvez créer vos propres listes. Ainsi grâce à la vision Kanban, vous pouvez faire glisser toutes les tâches que vous souhaitez réaliser au statut « En cours ». De cette manière vous aurez une planification claire et vos tâches à faire dans la journée. Vous allez gagner du temps, et pouvoir vous concentrer uniquement sur les choses urgentes à faire.
2 – Déterminez les priorités et les urgences
Une fois votre liste établie, il est important de savoir dans quel ordre vous allez procéder. Vous devez donc, déterminer les tâches prioritaires en distinguant leur urgence (définissez des dates butoirs) et leur importance.
Comment améliorer la gestion du temps ? Avec la fonction gestion tâche du logiciel Kiwili, vous avez la possibilité d’indiquer la priorité de chacune de vos tâches. Vous avez le choix entre très urgent, moyennement urgent ou pas urgent. Vous ne pourrez pas la suite les classer par ordre d’urgence (vision liste) ou bien voir directement avec les couleurs sur votre tableau (rouge, orange, vert). De cette manière vous allez pouvoir gagner du temps et réaliser en priorité les tâches urgentes.
3 – Regroupez des tâches similaires
Comment rentabiliser son temps au travail ? Vous serez plus efficace si vous regroupez des tâches à effectuer de la même catégorie au même moment. Planifiez un certain nombre d’heures pour passer vos appels par exemple, un autre bloc d’heures pour le traitement de vos courriels, un autre pour le tri des papiers, etc. Cela permet au cerveau de se focaliser sur le même style de travail et ainsi de gagner du temps.
4 – Déléguez !
Comme nous l’avons expliqué dans des articles précédents, il peut s’avérer très utile de déléguer certaines tâches. Vous gagnerez du temps, en efficacité et vous améliorerez la qualité du travail. Pour cela, il existe par exemple des assistants virtuels.
5 – Utilisez les bons outils, gagnez du temps
Il existe de plus en plus d’outils et applications gratuits pour vous aider à travailler plus efficacement au quotidien. Vous aurez ainsi une meilleure gestion de votre entreprise. Découvrez ces outils dans notre aide-mémoire.
6 – Restez concentré !
Quels sont les voleurs de temps ? Nous le savons, il est très facile de se laisser distraire, encore plus si vous travaillez de chez vous. En effet, que ce soit trop d’heures passées sur Internet, les réseaux sociaux ou au téléphone, des discussions trop longues avec les collègues, la télévision ou même des tâches ménagères à effectuer… Bref les sources de distraction sont nombreuses.
Pour y faire face et rester concentré, créez-vous un rituel. Dans un premier temps, concentrez-vous sur une tâche à la fois et ne faites que ça. Puis, dans un second temps, vous pouvez couper votre téléphone s’il le faut, désactiver les alertes vous annonçant l’arrivée d’un message. Pour finir, ne regardez pas votre boîte courriel trop souvent. De plus, fixez-vous une limite et quelques pauses dans la journée lors desquelles vous pouvez surfer sur Internet !
7 – Prenez des pauses
Eh oui, les coupures sont importantes pour être plus efficace ! Pour garder un haut niveau de productivité, n’hésitez pas à planifier quelques moments où vous faites autre chose que travailler. Vous pouvez par exemple faire une micro-sieste, ou quelques pas pour vous dégourdir les jambes, des étirements, de quelques minutes sur Internet et les réseaux sociaux. À vous de voir ce qui vous convient le mieux !
8 – Ne procrastinez pas !
Tout est dit dans le titre, respectez les délais que vous vous êtes fixés. Ne remettez pas ce que vous avez prévu de faire au lendemain ou à plus tard.
9 – Dites non !
Peut-être serez-vous tenté par dire oui à tous les contrats proposés par des clients. Mais apprenez à dire non si vous sentez que cela vous fait trop et que la charge de travail devient trop pesante. Vous risquez de saturer et de mal faire votre travail. Mieux vaut prendre moins de mandats, mais les faire correctement pour que votre client fasse de nouveau appel à vous.
N’oubliez pas d’utiliser le logiciel de gestion du temps de Kiwili pour bien organiser votre horaire et sauver du temps précieux ! Découvrez tout de suite notre article qui vous donnera quelques astuces pour mieux gérer votre temps au travail avec Kiwili ! Découvrez pourquoi Kiwili est le meilleur logiciel de gestion.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !