La facturation est un processus essentiel dans la gestion financière d’une entreprise. La numérotation des factures joue un rôle crucial dans l’organisation et la traçabilité des transactions commerciales. Dans cet article, nous explorerons les règles de facturation et fournirons des conseils pratiques sur la manière de numéroter correctement vos factures.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document légal qui détaille les produits ou services fournis par une entreprise à un client, ainsi que le montant à payer.
Quels sont les éléments obligatoires d’une facture ?
Une facture doit contenir certaines informations obligatoires telles que :
- le nom.
- l’adresse de l’entreprise émettrice,
- le nom et l’adresse du client,
- la description des produits ou services,
- les quantités,
- les prix unitaires,
- les taxes applicables,
- le montant total à régler.
En France il y a un certains nombres de mentions légales à faire apparaitre sur votre facture. Au Québec, la loi est plus libre, mais nous vous conseillons d’appliquer les recommandations afin d’améliorer le suivi et la gestion de vos factures.
Quels éléments peut-on ajouter sur une facture ?
En plus de tous les éléments obligatoires avec le logiciel de facturation Kiwili, vous avez la possibilité d’ajouter d’autres champs informatifs dans votre facture. Vous allez pouvoir indiquer :
- La date d’émission de la facture
- La date d’échéance
- La signature en ligne
- Le nom du vendeur et ses coordonnées
- Le projet lié à la facture
- Une description
- Un escompte
- Des conditions et modalités
- Des notes de bas de page
Les règles de numérotation des factures :
En France, il existe des règles spécifiques à respecter lors de la numérotation des factures. Voici les principales :
Numérotation séquentielle :
Les factures doivent être numérotées de manière séquentielle et chronologique, sans omission ni saut de numéros. Cela garantit une traçabilité et une clarté lors de l’archivage des documents.
Numéro unique :
Chaque facture doit avoir un numéro unique qui lui est attribué. Il ne peut y avoir deux factures avec le même numéro.
Préfixe ou suffixe :
Il est possible d’utiliser un préfixe ou un suffixe dans la numérotation des factures, par exemple, « FAC-001 » ou « 001/FAC ». Cependant, il est important de noter que ces préfixes ou suffixes ne doivent pas altérer la séquentialité des numéros.
Année civile :
Il est recommandé de commencer chaque année civile avec une nouvelle séquence de numérotation, en ajoutant l’année au préfixe ou au suffixe. Par exemple, « FAC-2023-001 ».
Utiliser un logiciel qui respecte les règles de numérotation :
Pour faire vos factures en ligne vous devez utiliser un logiciel qui respecte les différentes règles de numérotation que nous venons de voir ci-dessus. Avec Kiwili, vos numéros de factures vont s’incrémenter de +1 à chaque nouvelle facture. Si vous souhaitez utiliser l’année civile dans la numérotation des factures. Attention cependant à bien mettre l’année en premier afin de respecter l’ordre chronologique.
Avantages d’une numérotation appropriée des factures :
Une numérotation correcte des factures présente plusieurs avantages pour une entreprise :
Organisation :
Une numérotation séquentielle facilite l’organisation et la recherche rapide des factures archivées.
Avec Kiwili vous pouvez trier par ordre croissant ou décroissant les factures. Mais vous pouvez également faire une recherche par numéro de facture. Ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
Conformité fiscale :
Une numérotation adéquate permet de se conformer aux exigences fiscales en France, ce qui est essentiel lors des audits et vérifications.
Suivi des paiements :
Une numérotation cohérente permet de suivre facilement les paiements reçus et les factures impayées.
En plus de vous aider de la numérotation, vous pouvez utiliser la loupe de recherche du logiciel de facturation Kiwili pour filtrer par “statut” de facture : émise, partiellement payée, payée, annulée.
Ainsi vous pourrez voir facilement les factures qui restent impayées. Vous avez également à disposition un rapport pour les factures en retard de paiement. Vous avez ainsi la possibilité d’envoyer en un clic l’état de compte à votre client.
Image professionnelle :
Des factures clairement numérotées renforcent l’image professionnelle de votre entreprise vis-à-vis de vos clients.
Grâce au logiciel de facturation Kiwili vous allez non seulement avoir des factures professionnelles, car elles respectent les normes, mais en plus vous pourrez les personnaliser à l’image de votre entreprise. Vous avez le choix des couleurs ainsi que de votre logo.
Si vous débutez dans la facturation et que vous ne savez pas par où commencer. Vous pouvez vous aider en vous inspirant des différents modèles de factures en ligne disponibles.
La numérotation des factures est un aspect crucial de la facturation en France. Respecter les règles de numérotation séquentielle, unique et cohérente contribue à une gestion financière efficace et à la conformité légale. En gardant ces conseils à l’esprit, vous pouvez optimiser votre processus de facturation et assurer une traçabilité précise de vos transactions commerciales.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !