Dans cet article, nous avons l’objectif de vous faire découvrir les éléments fondamentaux du management de projet. Tout d’abord, nous explorerons la définition du management de projet, en plus d’aborder ses pratiques et les acteurs impliqués. Par la suite, nous présenterons les outils à utiliser pour aligner vos projets vers le succès, en vous fournissant des conseils pratiques pour une gestion efficace.
Qu’est-ce que le management de projet?
Nous pouvons définir le management de projet comme l’ensemble des techniques de direction, d’organisation et de gestion impliquées dans la réalisation d’un projet. En outre, un projet est l’ensemble d’activités ou actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini et précis. Cependant, un projet se définit par trois contraintes majeures liées les unes aux autres simultanément :
- le temps (les dates et les délais)
- les spécifications techniques (portée du projet)
- les ressources (budget/coûts).
Management de projet, gestion de projet, pilotage de projet : quelle est la différence?
Le management de projet est la traduction littérale du concept de gestion de projet. De ce fait, le management de projet (ainsi que la gestion de projet) fait référence à l’ensemble des activités de conception et d’exécution pour atteindre un résultat tangible.
Le concept de pilotage de projet, pour sa part, représente le travail effectué une fois le projet lancé, dans le but de comparer le réalisé avec les prévisions établies. En outre, en plus de l’analyse des écarts avec le prévisionnel, le pilotage permet de suivre les jalons et de réviser les plannings et les charges. Ainsi, grâce à cette approche, il est possible d’ajuster les actions en fonction des résultats obtenus et d’optimiser la gestion du projet.
Acteurs (rôles):
- Client : destinataire du projet
- Manager de projet / gestionnaire de projet / chef de projet : supervise et pilote l’ensemble des activités
- Membres de l’équipe projet : ressources humaines internes ou externes qui exécutent les tâches liées à un projet
- Parties prenantes / partenaires : entoure le projet et influe son fonctionnement
Phases du management de projet et outils
1) Analyse des besoins et objectifs
Tout projet passe par une phase amont où se fixent les grandes orientations du projet. À cette étape, vous devrez évaluer les besoins et les contraintes (temps, spécifications techniques et ressources). Les objectifs sont ensuite établis de manière spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporelle (S.M.A.R.T). Il est également essentiel de déterminer la priorité de ces objectifs de projet. Les indicateurs de performance devront également mis en place. Une bonne analyse en amont est cruciale pour partir le projet sur de bonnes bases, ce qui évitera les mauvaises surprises en cours de route !
Outils à privilégier :
- Google documents et Sheets pour assurer la collaboration et la transparence
2) Définition de l’organisation logistique
La deuxième phase de management de projet est la préparation et planification. C’est le moment de définir les tâches et les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs préalablement déterminés. Non seulement vous devrez allouer les tâches aux bonnes personnes, mais vous devrez précisément définir les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de projet. Une fois la liste des tâches établie, il faudra les ordonner dans le temps. Pensez à organiser vos tâches sous des étapes afin d’assurer une bonne organisation. Il est important de prendre en considération les étapes ou tâches pré requises à d’autres dans votre planification logistique.
Outils à privilégier :
-
- Logiciel de gestion de projet avec diagramme de Gantt pour veiller à une bonne organisation dans le temps
- Logiciel de gestion de tâches avec tableau Kanban pour bien établir et faire le suivi des activités à accomplir
- Saas pour une gestion et un suivi complet du projet.
3) Lancement et exécution du projet
La phase subséquente est le coeur du management de projet : la réalisation. C’est à ce moment que vous devrez conduire et piloter le projet. C’est-à-dire d’exécuter les tâches, d’assurer la communication dans l’équipe de projet et déployer les ressources nécessaires.
Outils à privilégier :
- Service de messagerie instantanée (chat) pour une communication simple et efficace entre les membres de l’équipe
- Service de vidéoconférence (Zoom, Skype, Google Meet, etc)
- Logiciel ou application de gestion du temps de travail
- Extranet pour centraliser les communications avec le client et favoriser la collaboration
4) Suivi et analyse
Suite au lancement, vous aurez à évaluer, contrôler l’avancement, et surveiller de près la progression du projet. De plus, vous devrez maîtriser les risques qui y sont liés. Il est essentiel d’analyser la performance du projet en fonction des indicateurs (KPI) et des critères que vous aviez préalablement déterminés. Les personnes en charge du management de projet se doivent donc d’être réactives afin de mettre en place des actions correctives concrètes et rapides, au besoin.
Outils à privilégier :
- Tableaux de bord personnalisés de suivi
5) Livraison et clôture du projet
Cette phase intervient bien sûr à la fin du projet, lorsque le livrable a été validé et approuvé. Il est recommandé de faire une analyse post mortem du projet dans un objectif d’amélioration. Vous pourrez vous féliciter pour les bons coups et tirer des leçons des difficultés encourues.
Astuces et conseils à connaitre sur le management de projet :
Quelles sont les astuces et conseils du management de projet ? Afin que votre projet soit une réussite, les chefs de projets doivent miser sur :
- La cohésion et le travail d’équipe
- Une orientation de résolution de problème
- Une communication transparente, écoute et rétroaction des membres de l’équipe
- L’utilisation des outils nécessaires au bon déroulement du projet
- Une bonne connaissance du client et de ses besoins
- Un leadership inspirant et motivant
- Une connaissance de limitations du projet et de celles de l’équipe
- La délégation de tâches lorsque nécessaire et pas de microgestion
Pour découvrir d’autres astuces de gestion de projet, consulter notre article Gestion de projets : l’ABC pour réussir haut la main. Pour optimiser votre management de projet, pensez à Kiwili, l’outil tout-en-un pratique et efficace.
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