Créer une tâche depuis un message c’est possible ! Le logiciel Kiwili améliore ses fonctionnalités pour toujours mieux répondre aux besoins de ses utilisateurs. En tant que gérants de petites et moyennes entreprises, vos journées sont déjà bien chargées. Vous souhaitiez un outil qui vous permet convertir un courriel en tâche à tout moment de la journée afin d’optimiser votre temps de travail? Kiwili vous a entendu et l’a fait.
Parce que vous n’avez pas toujours votre logiciel de gestion ouvert. Il vous fallait cet outil qui vous permet de ne rien oublier, de gagner du temps et d’organiser votre journée de travail. Sans plus attendre, on vous dit tout sur la manière dont cette nouvelle fonctionnalité de gestion des tâches va améliorer votre quotidien.
Avantages de la conversion des emails en tâches :
Cette nouvelle fonctionnalité de transformation des messages en tâches vous apporte divers avantages, en voici un aperçu.
1) Gestion de vos dépenses depuis votre mobile
Vous mangez au restaurant avec un client. Avant, vous auriez pu perdre votre ticket, le chercher pendant des heures, ou même oublier de l’inclure dans vos dépenses, mais avec cette nouvelle fonctionnalité de gestion des tâches par courriel c’est fini. À la fin de votre repas d’affaires, prenez simplement le ticket en photo et envoyez-le par mail. C’est bon, une tâche est créée et votre ticket est conservé. Il vous suffira de créer une dépense par la suite quand vous serez de retour au bureau.
Une autre manière de faire également est d’envoyer à l’adresse de votre Kiwili Disque. Ainsi vous pourrez ensuite créer votre dépenses et joindre la photo directement à votre dépense.
2) Optimisation de votre Todo Liste en réunion
En tant que gérant de petites et moyennes entreprises, lorsque vous animez des réunions avec vos collaborateurs ou vos clients des dizaines de choses se passent. Des idées fusent, des éléments sont à modifier, d’autres validés et on se rend compte qu’on a oublié d’effectuer certaines choses. Maintenant, organisez vos réunions en créant directement des tâches. Vous n’oublierez plus rien, et une fois votre réunion terminée votre todo liste sera déjà créée vous n’aurez plus qu’a l’optimiser.
3) Gestion des tâches par commande vocale
Quoi de mieux, que de pouvoir dicter vos tâches? Je vous vois venir, vous pensez déjà qu’il faut télécharger encore une nouvelle application et votre téléphone en est déjà rempli. Et non, vous avez simplement besoin de vos applications mail, contact et reconnaissance vocale (ce que vous avez de bases dans votre smartphone). En voiture, à vélo, en faisant votre jogging et n’importe où ailleurs, en quelques secondes gérez vos tâches par commande vocale.
4) Rappel d’envoi de vos devis en ligne
N’oubliez plus d’envoyer des devis en ligne. Vous avez rencontré un client potentiel lors de votre dernier 5 à 7. En moins d’une minute, envoyez un courriel à votre gestionnaire de tâches avec les informations essentielles, continuez votre conversation, et profitez de votre soirée. Demain, dès votre arrivée au bureau, prenez le temps de réaliser votre devis et envoyez-le directement en ligne à votre prospect.
Comment transformer un mail en tâches dans votre logiciel ?
La gestion de tâches par email est simple et pratique. On vous explique comment s’en servir en quelques étapes.
1) Enregistrez l’adresse mail dans vos contacts :
Vous devez dans un premier temps créer un contact dans votre téléphone. Nous vous conseillons de l’enregistrer sous le nom « Tâches Kiwili », cela facilitera votre utilisation quotidienne. Dans la nouvelle fiche de contact, vous devez ajouter l’adresse mail. Votre adresse de gestion de tâches est la suivante : task.nomdevotrecompagnie@kiwilibox.com
C’est bon, vous allez pouvoir commencer à créer vos tâches et votre todo list dans le logiciel directement depuis votre téléphone.
2) Créez une tâche à n’importe quel moment :
Maintenant, vous pouvez créer une tâche à tout moment de la journée… ou de la nuit. Il suffit d’envoyer un email à votre nouveau contact « Tâche Kiwili ». L’objet de votre mail sera le titre (sommaire) de votre tâche et le contenu de votre message sera la description de la tâche.
Attention ! : Vous devez envoyer le mail depuis votre adresse qui est dans votre profil Kiwili sinon vous aurez une erreur.
3) Retrouvez toutes vos tâches dans votre outil de gestion :
Ouvrez votre outil de gestion Kiwili et retrouvez toutes les tâches que vous avez créées depuis l’adresse courriel.
C’est magique tout est là. Il ne vous reste plus qu’à les effectuer, mais ça on ne peut pas encore le faire pour vous !
Vous pouvez donc au cours de la journée envoyer autant de mail pour toutes les idées que vous avez afin de créer des tâches. Une fois au bureau vous pouvez prendre le temps d’ajouter des éléments comme par exemple l’urgence de la tâche, les dates et l’échéance, le temps de travail budgété, ains que de les lier au bon projet. Grâce à la fonction de création de tâches depuis un message vous ne pouvez plus rien oublier. C’est également une manière de se délester de la charge mentale. Et oui, une fois que c’est dans le logiciel Kiwili ce n’est plus dans votre tête.
Nous essayons de mettre à jour chaque mois le logiciel de gestion Kiwili afin de répondre toujours mieux à votre réalité et aux besoins des différents entrepreneurs. Vous pouvez suivre les mises à jour ici.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !