Déléguer certaines tâches : les 10 règles pour réussir

Suite à un premier article sur l’importance de déléguer, je vous partage aujourd’hui 10 astuces pour BIEN déléguer.

Mon expérience à titre d’adjointe virtuelle puis de conseillère en optimisation d’affaires me permet de vous donner des pistes pour réussir votre processus de délégation.

Faire le pas d’externaliser certaines tâches est déjà une excellente chose, mais vous devez aussi vous assurer que cette décision se transforme en succès pour que votre expérience de délégation soit positive.

Ne vous alarmez pas, nous commettons tous des erreurs, mais l’important est de les reconnaître et de s’en inspirer pour l’avenir. Avec ces 10 conseils pratico-pratiques, je suis certaine que vous déléguerez avec efficacité et succès.

• • La patience
  • Ne pas tout déléguer
  • Les bonnes personnes
  • La communication
  • La précision
  • La formation
  • Le contact avec l’équipe
  • Ne pas tout gérer
  • Les retours
  • Les remerciements

Les premières fois que vous déléguerez, cela prendra certainement plus de temps que si vous le faisiez vous-même. Ne renoncez pas et soyez patient le temps que votre partenaire comprenne votre mode de fonctionnement et votre méthodologie.

Déléguer ne veut absolument pas dire vous débarrasser de ce que vous ne voulez absolument pas traiter. Malheureusement cher entrepreneur, vous restez le maître à bord, il y a des tâches qui vous rebutent, mais que vous seul devez et pouvez traiter !

Voici deux exemples tirés de ma propre expérience :

• Quand on me délègue la prise de contact auprès d’une autorité fiscale (tel un certain département du ministère des Finances) dans un pays différent du mien avec un décalage horaire impossible (12h par exemple), cela est difficilement tenable. Contacter un comptable ou une agence dans ledit pays aurait été plus rapide.
• Déléguer la définition du message du client : vous pouvez me demander de l’aide pour votre stratégie de communication, mais vous devez savoir ce que vous souhaitez communiquer. Je suis en effet conseillère en communication et optimisation d’affaires, mais je ne peux me substituer à vous. Nous vous invitons aussi à lire les 7 outils de communication à utiliser pour faire connaitre votre petite entreprise.

Compétence, professionnalisme, confiance et loyauté ! Déléguer prend du temps. Il est important de déléguer certaines tâches aux personnes qui ont vraiment les compétences pour les traiter et de ne pas vous limiter. Rechercher à tout prix à optimiser vos coûts implique très souvent de faire affaire avec des personnes susceptibles d’avoir moins de compétences ou moins de professionnalisme.

Il est donc plus productif et économique (en temps et en argent) de déléguer à une ressource qui maîtrise une compétence même si son prix est plus élevé plutôt que de rechercher le moindre coût.

 

 

Pourquoi avoir choisi telle ressource et en quoi ces compétences vont vous aider sont des éléments à communiquer, tout simplement parce que cela favorise l’engagement et la transparence.

 

On ne le dira jamais assez, mais mieux vous communiquez, moins vous perdez de temps. Spécifiez clairement vos instructions. En effet, des instructions vagues impliquent des résultats approximatifs.

N’hésitez pas à consulter les 8 astuces indispensables pour la gestion du temps de travail des PME et travailleurs indépendants.

Déléguer ne signifie pas simplement « refiler la tâche ». Il est primordial de s’assurer que les ressources que vous avez engagées disposent des informations nécessaires pour accomplir le travail demandé. Une règle fondamentale pour déléguer de manière efficace se résume ainsi : « Regardez-moi faire, faisons-le ensemble, maintenant essayez de le faire par vous-même. »

Directement relié à la communication transparente, ce principe implique de rester en contact avec votre équipe et de répondre à leurs demandes. Même en répondant à ces demandes, vous resterez gagnant niveau temps.

Grâce à l’ERP Kiwili, vous allez pouvoir répartir vos tâches entre les différents collaborateurs. Vous pourrez interagir sur une tâche afin d’échanger avec vos collaborateurs. De plus vous allez savoir l’avancement exact des tâches que vous avez délégué.

Une fois le processus de délégation engagé, retournez à votre projet et laissez les choses se faire tout en gardant un œil sur la réalisation. Mais surtout, ne tentez pas de supplanter votre équipe. Faites confiance à vos collaborateurs !

Toujours relié à la communication transparente, faites part de vos commentaires, positifs et constructifs même s’il y a des points à améliorer. Aider votre équipe à s’améliorer. Mieux elle vous connaîtra, mieux elle répondra à vos attentes !

Vos ressources externes vous permettent de sauver du temps et gagner de l’argent et vous apportent une valeur ajoutée. Un remerciement est la marque de reconnaissance qui engagera encore plus votre équipe.

Ces 10 règles ont un objectif simple, celui d’optimiser votre temps. Kiwili est une plateforme de choix pour trouver conseils et astuces pour les entrepreneurs, mais plus encore c’est un outil incontournable pour qui souhaite optimiser son temps.

À propos de Mélanie Maquet :

Fondatrice d’Excelles Assistantes, je portais le projet de créer mon entreprise depuis longtemps. Consciente des besoins des entrepreneurs et professionnels que je conseille et accompagne depuis des années, j’ai réalisé que c’est auprès d’eux que mon expérience et mes compétences seraient les plus utiles. Aujourd’hui, j’apporte mon savoir-faire et contribue ainsi à la réussite de mes clients en offrant un service d’assistance virtuelle. Plus précisément, je les accompagne dans leurs projets, les aidant à se structurer et se planifier pour assurer succès et réussite.

Après avoir orienté mes études vers une spécialisation en littérature, j’ai choisi de poursuivre mon parcours en droit et administration. En même temps je me suis perfectionné dans les domaines de la communication et du marketing. Grâce à mes années de pratique auprès d’experts et de professionnels, j’ai acquis les compétences nécessaires pour devenir une analyste et une conseillère avisée, entièrement dédiée aux entrepreneurs et aux professionnels.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site d’Exc-Elles Assistantes.

N’hésitez pas à consulter le blog de Kiwili pour retrouver de nombreux articles concernant les entrepreneurs et PME.