Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise conçu pour simplifier la gestion de vos finances, de vos clients et de vos fournisseurs. Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment configurer les fiches de vos clients et de vos fournisseurs. Vous allez ainsi pouvoir gérer efficacement vos relations commerciales avec Kiwili.
Ajouter des contacts clients et fournisseurs :
Pour ajouter votre répertoire de contacts, vous avez plusieurs possibilités : les importer depuis un fichier CSV ou XLSX, connecter avec une API, ou ajouter un nouveau contact depuis l’application.
Importer des contacts depuis un fichier :
Vous allez importer dans un premier temps les fiches clients, prospects et fournisseurs puis dans un second temps les contacts des entreprises. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article tutoriel sur l’importation des données dans Kiwili.
Importer des contacts en connectant avec l’API :
Si vous avez vos contacts dans une autre application, vous pouvez la connecter directement au logiciel Kiwili via l’API. Il est possible d’utiliser l’API aussi bien au début pour ajouter tous vos contacts dans Kiwili, que par la suite pour échanger les informations et créer des nouvelles fiches entre Kiwili et votre répertoire.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article tutoriel sur l’API et Zapier.
Ajouter depuis l’onglet clients ou fournisseurs :
Dans chacun des onglets “Clients” et “Fournisseurs”, vous avez un bouton “Ajouter”. Vous allez pouvoir créer une nouvelle fiche client ou fournisseur.
Ajouter une nouvelle fiche depuis un document ou un projet :
Il est également possible d’ajouter une nouvelle fiche lorsque vous allez créer un nouveau projet, un devis, une facture, un bon de commande, une tâche ou encore une dépense. Vous avez le choix de sélectionner un client ou un fournisseur dans la liste déroulante ou bien de cliquer sur “+ Ajouter” pour créer une nouvelle fiche.
Contenu des fiches clients et fournisseurs :
Les fiches clients et fournisseurs regroupent un grand nombre d’informations qui vous aideront à mieux gérer votre relation client. Nous allons voir en détail quelles sont les données qui la composent.
Pour débuter, dans l’onglet général, vous allez mettre toutes les informations de votre client.
Les coordonnées :
Vous allez pouvoir ajouter les coordonnées de vos clients ou fournisseurs qui vont s’afficher sur les documents (devis, factures, bons de commande).
La langue :
En fonction de la langue que vous allez sélectionner, les documents seront envoyés dans cette langue. Donc vous pouvez avoir votre Kiwili en français et envoyer un devis en anglais à votre client. Vous avez le choix entre 3 langues différentes : français, anglais ou espagnol.
Catégorie :
Vous pouvez avoir une seule fiche pour un client qui est également un fournisseur. Il suffit de cocher les deux cases. Un prospect passera automatiquement dans la case client lorsque vous allez créer une facture liée à sa fiche. Idem, si vous créez une nouvelle fiche depuis une dépense ou un bon de commande il sera automatiquement dans la catégorie des fournisseurs.
Administrateur de la fiche :
Vous pouvez sélectionner un administrateur parmi les différents utilisateurs de Kiwili. Cela vous permettra de trier les fiches et dans les rapports, d’analyser en filtrant par administrateurs de clients.
Terme de paiement et escompte :
Vous allez pouvoir appliquer un terme de paiement différent en fonction d’un client. Ainsi à chaque fois que vous allez créer une facture par défaut le terme de paiement de la fiche client sera appliqué pour calculer la date d’échéance. Idem pour les fournisseurs et les dépenses. Vous avez également la possibilité d’appliquer un escompte particulier par client. Donc par exemple, offrir 10% de rabais à votre client sur l’ensemble de ses factures. L’escompte apparaitra dans les devis et factures pour chacune des lignes.
Profil de taxes :
Dans votre Kiwili vous pouvez créer différents profils de taxes en fonction des taux. Par exemple pour la TVA vous pouvez créer 4 profils de taxes avec les 4 taux différents. Vous pouvez également créer des profils en fonction des taxes des pays dans lesquels vous vendez. Vous allez ensuite pouvoir affecter un profil à une fiche client. Ainsi par la suite, lorsque vous allez créer une facture, un devis ou un bon de commande par défaut, la taxe du client sera appliquée.
Options de communication :
Vous avez plusieurs options pour informer de certaines choses vos clients et fournisseurs.
Champs personnalisés :
Les champs personnalisés vous permettent de créer vos propres catégories pour les fiches de vos clients et fournisseurs. Vous allez donc pouvoir les intituler comme vous le souhaitez et avoir plusieurs types de réponses possibles (Texte, sélection, date, nombres). Il vous sert ensuite possible de filtrer vos fiches clients et fournisseurs en fonction des champs que vous avez créés.
Contacts des fiches clients et fournisseurs :
Pour chacune de vos fiches, vous allez pouvoir ajouter plusieurs contacts. Vous aurez par exemple, le chef de projet, la facturation, la comptabilité, l’atelier …
Comme pour la fiche, vous allez retrouver toutes les coordonnées, ainsi que la langue du contact. Donc pour une même entreprise vous pouvez avoir des langues différentes en fonction des collaborateurs.
Vous avez un espace de suivi qui vous permet d’ajouter des notes ou des liens pour faire le suivi de votre relation client / fournisseur.
Espace client :
Pour chaque contact vous allez pouvoir lui donner accès à un espace client dédié. Il va pouvoir gérer les factures, son état de compte, avoir accès aux projets, recevoir des tâches de votre part et suivre l’avancement du temps de travail sur ces projets. Vous avez le choix de lui donner accès ou non à certaines informations.
Pour en savoir plus sur l’espace client, vous pouvez consulter notre article.
Lien entre la fiche client / fournisseur et le reste du logiciel :
L’avantage principal du logiciel Kiwili est de pouvoir centraliser l’ensemble des informations dans un seul et même logiciel. Vous avez donc tout qui est relié à votre fiche.
Projets : tous les projets de vos clients sont dans cet onglet. Vous pouvez les consulter et les trier directement.
Étapes : les différentes étapes des projets sont listées dans l’onglet avec les informations de date de début et de fin.
Tâches : toutes les tâches de votre Kiwili qui sont en lien avec ce client / fournisseur sont ici. Vous allez retrouver le bouton d’action comme dans l’onglet de gestion de tâches.
Devis et factures : Pour vos clients, tous leurs devis et factures vont être directement accessibles dans cet onglet. Vous allez également pouvoir en créer de nouveaux.
Dépenses : Dans l’onglet “Dépenses” vous allez retrouver les dépenses reliées aux projets de cette entreprise ainsi que les dépenses pour lesquelles l’entreprise est le fournisseur de la dépense.
Bon de commande : Pour vos fournisseurs, vous allez retrouver l’ensemble des bons de commande dans cet onglet.
Crédit et avances : Si votre client vous donne de l’argent avant la facture, vous allez pouvoir l’ajouter dans le crédit. Ainsi par la suite vous pourrez choisir comme mode de paiement pour votre facture “crédit”. Le système est le même pour les avances fournisseurs. Pour en savoir plus, consultez notre tutoriel.
Catalogue : cet onglet est accessible uniquement pour les fournisseurs. Vous allez pouvoir télécharger l’ensemble de leur catalogue client, avec la liste des produits, leur prix associé ainsi que les quantités minimums de commande.
Vous avez maintenant toutes les informations pour configurer correctement l’ensemble des informations liées aux clients et fournisseurs.
Pour en savoir plus sur la partie CRM de Kiwili, vous pouvez consulter l’ensemble des tutoriels.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !