Avoir un espace de travail organisé : pourquoi est-ce important ?
Une large majorité d’entre vous ne prend pas la peine de garder un espace de travail organisé, et pourtant savez-vous que vous seriez bien plus productif si c’était le cas ? Certes, dans le feu de l’action, vous courez partout et il est difficile d’intégrer le rangement de votre bureau dans votre liste des priorités. Pourtant, organiser votre bureau ne vous prendra pas des jours et des jours. Si vous le maintenez en ordre en permanence, le tour est joué. Voici quelques petites astuces qui vont vous permettre de mieux organiser votre espace de travail et par conséquent de gagner du temps et d’être plus productif.
1. Espace de travail fonctionnel, débarrassez-vous du superflu et de l’inutile
Regardez autour de vous et repérez les choses qui ne vous ont pas servi depuis une éternité. C’est certain, vous allez en trouver des dizaines ! Sont-elles vraiment utiles ? Ne les gardez pas en pensant qu’elles pourront vous être utiles un jour dans « l’hypothèse de… ». FAUX, on sait tous qu’elles ne resserviront jamais. Distribuez-les plutôt à vos collègues, donnez-les à des amis, jetez-les à la poubelle… Mais laissez-les élire domicile ailleurs que dans votre bureau.
2. Organisez votre bureau en zones distinctes
En fonction de votre espace, segmentez votre bureau en deux ou trois zones : une zone de travail dans laquelle vous passerez 95 % du temps, une zone réservée au rangement, une zone détente et rencontre…
3. Triez et rangez les choses de votre bureau qui ne sont pas à leur place
Non le bordel organisé n’existe pas ! Ayez recours à des boîtes, des dossiers, des armoires, rangez les choses de votre bureau où elles doivent être et arrêtez de les laisser traîner pensant que vous les retrouverez rangées un jour. Personne ne le fera à votre place et vous finirez par ne plus les retrouver. Pensez à prévoir un espace pour les documents que vous ne pouvez pas ranger dans l’immédiat, mais n’en abusez pas.
4. Sur votre bureau, nommez et étiquetez le tout
Étiquetez en un mot clair chaque dossier, boîte, étage de meuble… Un inconnu doit pouvoir se repérer dans votre bureau les yeux fermés. Le jour où vous serez malade, cela vous sera bien utile.
5. Sur votre espace de travail, gardez l’essentiel à proximité
Placez les choses de votre espace de travail dont vous avez besoin en permanence à côté de vous. Cela vous évitera de vous lever à chaque fois et de vous laisser tenter par une pause improvisée puis de rencontrer des collègues en route et de revenir une heure après.
6. Gérez vos dossiers de travail efficacement
Si vous rangez vos fichiers dans votre ordinateur, voici deux règles à respecter : laissez respirer votre bureau d’ordinateur et créez des dossiers et sous-dossiers. Nommez vos documents correctement : dates – nom du projet – nom du document. Indispensable : sauvegardez en permanence vos dossiers ! Vous ne vous arracherez pas les cheveux le jour où votre ordinateur rendra l’âme. Un (ou plusieurs) disque(s) dur(s) externe(s), une clé USB, les espaces de stockage tels Dropbox… bref vous avez plusieurs options. Mais surtout installez Google Drive sur votre ordinateur, vous pourrez y ranger vos dossiers directement et tous vos documents seront automatiquement synchronisés et conservés dans deux endroits : sur votre ordinateur et sur votre compte Gmail. Vous aurez accès à tous vos dossiers partout et vous pourrez même travailler durant vos vacances sous les tropiques si le cœur vous en dit.
7. Séparez les dossiers de travail terminés des dossiers en cours
Il suffit d’avoir une quantité considérable de dossiers classés, d’un moment d’inattention, d’un papier important rangé dans un mauvais dossier et là c’est la crise : vous paniquez, vous ne savez plus ce que vous en avez fait, vous fouillez dans tous les dossiers. Vous finirez par le retrouver, mais il vous faudra du temps pour vous remettre de votre frayeur. Au final, vous avez peut-être perdu plus de 20 minutes. Mettez donc tous les dossiers en cours à côté de votre bureau et les dossiers classés dans votre zone de rangement.
8. Rangez et nettoyez votre bureau à chaque fin de journée
Nettoyer votre bureau vous obligera à faire un grand rangement. Vous pourrez ainsi repartir sur de bonnes bases le lendemain matin.
9. Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui
N’attendez pas Noël, commencez dès maintenant à appliquer ces petites astuces ou vous trouverez toujours une bonne raison (ou pas) pour repousser cette mission cruciale.
Essayez d’appliquer quelques-uns de ces conseils, voir tous dans l’idéal et vous verrez que votre gain de temps au travail sera considérable ! Plutôt que de passer votre temps à chercher vos affaires, vous passerez votre temps à travailler efficacement et sans distraction. Enfin, mettez de l’ordre dans votre comptabilité et dans vos projets, utilisez Kiwili !
Sources : Lifehack , Huffington post
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